论会计电算化内部控制存在的问题及对策

龚显益

摘要: 在现代的会计电算化取代以往的手工会计的时代大趋势下, 高效精确的会计电算化可以为会计人员提供极大的便捷，不仅大大减少了日常的工作量, 也有效降低了以往手工会计中容易出现的谬误和纰漏，极大地提高了准确度。可是由于一些内部控制方面的不足，致使会计电算不够完善, 也不能使会计电算化很好地做到防错杜弊。鉴于当前我国会计电算化的内部控制过于薄弱, 且问题普遍存在, 已使得会计电算化的内部控制加强工作成为会计信息提升的当务之急。

关键词: 会计电算化；内部控制；存储介质；软件

1、会计电算化内部控制存在的问题

鉴于电算化进程在我国发展起步较晚，影响到了人们的思想认识，使其不能达到应有的程度。由于人们以往思维观念，不能充分认识到内部控制之于电算化的真正意义，也不能认识到经电算化处理过后的会计信息系统之于企业的重要，同样没有意识到内部控制之于会计信息失真的影响。目前我国只有行政事业单位和大中型企业集团采用了电算化的会计信息系统, 而缺乏完善的电算化内部控制,又可以导致会计信息失真, 进而导致会计电算化产生的高效工作缺乏效用。

职权不相容原则本是会计电算化内部控制的关键部分，在传统的手工会计信息处理中，此原则如果不能得到很好的遵循，是很难做好会计业务的。但是在会计电算化的今天，职权不相容原则已不适用，系统内的很大一部分岗位可以进行合并，很大一部分手续在合并到计算机中之后进行统一执行，不仅可以减少会计人员数量，也使一部分不相容的岗位得到分离，消减了会计人员互相间牵制的效力。

在会计电算化信息系统中，它的执行主体和保存介质存在是极为重要的，但是却存在诸多的潜在威胁。以会计电算化信息系统中的执行主体为例，首先是计算机在硬件系统发生故障的可能，包括停电等非人为因素, 都可以导致数据的丢失与损坏,以至于业务操作将不能继续进行。其次便是财务软件的问题，其质量和性能与会计数据处理的准确度、高效性息息相关,一旦出现意外，轻则降低会计数据处理的准确度和高效性, 重则可以致使系统内的会计数据丢失，导致严重后果。此外，鉴于会计电算化的数据信息一般都保存在计算机磁盘、移动硬盘等磁性介质中，而这些介质一旦遭受受潮、高温、受磨损便会出现损坏, 其内的数据自然遭到破坏。由此可见，做好相应的备份工作, 对于企业的会计工作有重要意义。

2、加强和完善会计电算化内部控制的对策

2.1 加强会计电算化内部控制制度建设

会计电算化不仅仅是导致了核算方式和数据存储形式的改变，也极大地提高了会计信息质量, 并且方便了企业的财务分析以及其经营决策等, 这是是会计理论和会计技术的一次革命。而只有改革会计电算化内部的控制制度,才是推动会计理论与实务运用的根本性变革的动力。

2.2 加强对于会计电算化的人员职务的管理与控制

在会计核算软件进行正式的使用后，须对系统内各部门人员依照权、责、利三者结合的原则进行制定岗位责任制度的工作，将工作岗位划为电算化会计岗位和基本会计岗位两种，使机构调整与组织控制二者结合, 进而达到职权分离, 限制和发现错误及违法行为。

电算化系统内会计相关工作人员的道德建设也是一项重要的工作，计算机虽然是会计电算化的执行主体, 会计电算化却需要人才能得以执行，故而提升会计从业工作人员的职业道德并把行为准则纳入内部控制的内容已成为企业管理的当务之急。

2.3 严格控制会计电算化系统的执行主体

对于系统操作和维护环境管理方面的控制，须严格执行，会计电算化实行后应保持计算机设备良好运行, 并进行严格保护, 以防止无关人员进入。会计电算化的系统操作过程及其系统维护构成了系统操作环境, 比如数据备份和防病毒感染等项目。系统的硬件维护和软件维护,共同构成了系统维护，硬件维护主要是指定期的检查和记录，进行故障分析及其记录。而软件维护则保障了财务软件操作的规范化,借以达到实现维护操作结果的适应性、正确性和完善性的目的。

通过加强对会计电算化系统网络环境监控的网络维护实现了会计信息资源的共享, 却也导致信息系统的安全面临巨大的威胁。为此我们须通过几个步骤来保障会计信息系统的安全: 一，采用登录确认和密码管理; 二、启用防火墙,使外部访问区与会计电算化系统间联系隔离开来；三、采用回响检查、数据加密。借助以上几个技术手段，便能够达到网络管理的目的, 保障计算机内所储存的信息不致因故障丢失。

2.4 提高对会计电算化系统业务操作的要求

会计电算化系统的输入控制是提高对会计电算化系统业务操作的要求第一切入点，只有建立授权机制, 严格审查系统每一笔业务数据的合法性及其准确性, 才能把错误消灭在最开端,以避免因一个错误而导致的连环性重复错误, 这是提高对会计电算化系统业务操作的要求的第一点，也是必须做到的一点。

提高会计电算化系统的处理控制方面的能力，其重点是处理过程中的数据溢出性检测、适应性控制以及重新建立系统处理的适应性控制, 这就要求给予软件用户在一定的限度内自由制定会计政策的许可, 使其适应实际，而数据溢出性检测的建立又可以避免数据超出容量导致的数据损失和因数据损失导致的数据信息失真，但相关人员在操作中的失误是难以避免的。

3、电算化会计档案的安全使用

通过建立一系列的健全的会计电算化档案管理制度保护会计电算化档案，存储在磁性介质中的电算化会计档案能够简单地准备双份, 而数据的备份只要存放在不同的地点, 便消除因地震等意外事故而导致会计电算化系统的毁灭的可能。对于电算化的会计档案，在调阅时需严格遵守相关规定，进行安全使用。在进行调阅会计档案工作时，常有两种情况出现: 一是所调阅的会计档案与电算化系统版本号一致, 这种情况下只需将所需的档案通过电算化软件系统中的档案进行调阅; 二则是所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本号不一致, 此时需在另一电脑安装相应版本的电算化系统, 之后才可再次进行调阅。调阅登记记录对于电算化会计档案的安全使用是非常有意义的，应专门设置, 以便明确会计系统内部各人各自所应负担的责任, 另外，管理员不可以将调阅档案的密码提供给调阅者, 只能让他直接进入系统。

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