如何做好高校系部教务管理工作

刘涤

摘 要： 高校系部教务管理工作是高校教学管理的一个重要环节，其工作质量直接影响到学校教务管理工作的整体运行。本文探讨了如何做好高校系部教务管理工作等问题。

关键词： 高校系部 教务管理 教学秘书

随着国家对教育事业的重视，人才素质在不断提高，我国高等教育正在快速发展。绝大多数家长都期望孩子上大学，高校办学规模逐年扩大，学生人数迅速增加，过去高校旧有的、单一的、直线型教务管理工作模式已经不能适应新形势。各高校都在进行教学管理改革，通过将教务管理工作下放给各个院系，形成了校、院（系）教务工作二级管理的新模式[1]。可以说，高校每个系部的教务管理工作质量直接影响到学校教务管理工作的整体运行，下面探讨如何做好高校系部教务管理工作。

1.高校系部教务管理在高校教务管理中的地位和作用

高校教务管理是指“高等学校的管理部门按照国家的教育方针和学校制定的各项教学管理制度，运用各种手段，通过组织、指挥和协调与教学相关的各方面人员和活动，从而创造出远大于个人活动力量的集体教育力量，以便高效率、高质量地完成各项教学任务，实现专业培养目标而从事的各种职能工作”[2]。

高校教务管理工作是一项复杂的管理活动，“它直接作用于教学工作的全过程，包括教学目标管理，教学计划管理，教学过程管理，教育主题管理和教育资源管理等环节。具体来说，可以分为教学运行管理和常规管理两个方面。所谓教学运行管理，是指将教学计划转化为具体教学指令而采取的组织、协调、监督等管理活动，其目的是保证教学秩序的正常运行和各种教学活动的正常开展；常规管理包括招生工作，考试管理，学籍管理，教务统计，科研统计等工作”[3]。

高校教务管理工作内容繁多，业务流程较复杂。在传统教务管理工作模式下，学校教务管理的主要职责和权限都集中在学校教务处，这种情况容易造成教务管理工作效率低下；教务处教务管理人员工作量繁杂，责任过重；在制定政策时教务处主观性过强，没有考虑到各系部发展的特点；信息流动不畅。随着高校招生规模不断扩大，系部及专业设置逐年增加，传统教务管理模式已经不适合学校的发展，“学校-系部”二级管理的新模式应运而生。系部教务管理是高校教务管理的重要组成部分，是它的一个子系统，起着承上启下、协调左右、沟通信息的作用，是建立稳定的教学秩序和良好的教学运行机制的保证。

2.系部教学秘书的工作是做好系部教务管理工作的关键因素

教学秘书是系部主任、业务副主任在教学管理工作上的助手，教学秘书应选择工作责任心强、熟悉教学管理工作的人员担任。

2.1教学秘书必须履行工作职责。

2.1.1上传下达，要及时准确，客观公正。

教学秘书要及时将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度和各种事务通知传达给系部各教研室、各位教师及学生，这样才能保证教学秩序有条不紊，井然有序。与此同时，教学秘书要将来自教师、学生方面的信息汇报给系部相关领导，比如教师对教室多媒体设备无法使用，对上级教务部门下发的各类通知的疑问，学生对任课老师讲课的意见和建议等。教学秘书有职责让系部领导及时了解相关情况，这样可以让领导尽快采取有效措施解决问题，保障教学秩序的正常运行。

2.1.2妥善处理日常教务工作，使教学管理合理有效运作。

教学秘书的工作繁重琐碎，需要按照每学期各项工作的时间结点提前做好计划安排，逐一通知各教研室，各位教师和学生按时完成。

开学初做好开学准备工作，包括收集教师工作手册、教学日历；打印教学任务书；通知教师和外聘教师按时上课；协助系部领导完成期初教学检查。

每个月做好系部教师的工资表上报给财务处。核算每学期教师的教学工作量；指导教师完成调、停课程序并做好记录；做好每学期的教材预订工作；制作好每学期的课程表的编排和校对工作。

期末做好考务工作，考前将每门课的试卷印好并做好考务袋，考试时分发。安排教师监考并回收试卷，指导学生如何选课、补考、重修，组织学生参加全国计算机等级考试和全国大学生英语等级考试的报名工作。积极参加学校精品课程建设；系部特色、品牌专业建设；教学改革项目工作。做好教学评估的准备工作，教学文件及通知的下达及归档；熟悉使用教务系统。

2.2教学秘书要具备的基本素质和工作能力。

要做好本职工作，教学秘书就要全面提高基本素质和工作能力。

2.2.1热爱工作，认真负责。

教学秘书的工作除了完成大量日常工作外，还要协助系部领导，教研室主任进行教学管理工作，为学校教学工作服务，为教师和学生服务，有较高的工作热情和较强奉献精神。要把师生在教学过程中遇到的问题当成自己的事情，亲力亲为，逐一解决。工作要认真负责，教学秘书的工作职责重大，稍有不慎，会给师生带来麻烦，影响正常的教学秩序。

2.2.2具备良好的协调能力。

教学秘书是学校、系部在教学管理工作方面与教师、学生联系的桥梁，这其中少不了与教务处同行和教师、学生打交道。本着以工作为本、以人为本的态度，与教师、学生将问题沟通并协调系部与教务处共同解决问题。在工作中不断提高口头表达能力，提升语言艺术，注意工作的方式方法，尽可能减少矛盾。

2.2.3具备较强的学习能力。

教学秘书如果仅仅做事务性工作，每天按部就班地依照教务处的通知工作，就会缺乏创造性。工作的同时要不断思考，如何提高工作效率，如何更好地推进系部教学管理工作。这就需要学习一些管理学的相关知识，使工作有理论指导，开展工作处理问题在一个更高的层次上。另外，要善于利用信息时代的各种通讯技术更好地为教学管理工作服务，比如QQ、微信、短信等。要熟练使用教务管理系统，要求具备一定的计算机操作技能和掌握一些办公自动化软件的使用，比如Word、Excel等。

3.加强系部教学管理工作应采取的措施

3.1完善教学管理制度，确保教务管理工作规范化、科学化。

为保障正常的教学秩序，使教务工作者在工作中有据可依，制定的制度要有科学性、指导性。随着时间的推移，旧有的教学制度不一定适合新的教学发展的需求，要根据需要，不断完善教学制度，做到科学、规范管理，与时俱进。

3.2加强教学管理队伍建设，提高教务人员的素质。

目前，教务秘书由专业科班出身的管理专业人才担任的很少，多半是由系部某一行政人员、专任教师或辅导员担任，管理专业知识掌握得较少。针对这种情况，学校有关部门应当为系部教务管理人员提供机会，创造条件，支持他们参加各种管理工作培训会，鼓励他们攻读高一层次学历。开展兄弟院校的教学管理经验交流活动，使教务管理人员进一步熟悉工作，提高业务水平。

3.3完善考核和激励制度，调动教务管理人员的积极性。

由于教务管理工作的特点，教务管理人员的工作很难出现一个阶段性的个人成果，导致学校并不重视教务管理人员，对他们的职称评定、年终考核、福利待遇没有任何政策上的倾斜。这使得他们在工作中安于现状，积极性不高，工作效率低下，并产生对这个岗位前途的迷茫情绪，出现教务管理人员流动频繁的情况。要针对教务管理内容的繁杂琐碎的特点建立健全考核制度，对教务管理人员定期、定量地考核，对工作业绩突出的人员给予奖励，将考核结果与津贴、晋升、职称挂钩[4]，调动教学管理人员的积极性，使系部教学管理水平不断提高。

总之，系部教务工作是学校教学管理中不可或缺的一个环节，只有不断更新教育与管理理念，完善管理制度，提高人员素质，才能保障人才培养这一高校的根本任务顺利完成。

参考文献：

[1]张永莉.高校教务工作实行二级管理存在的问题及对策研究[J].大学教育，2014.5：171-172.

[2]荣华，严以谨.改革高校教务管理模式适应教学改革要求[J].华北水利水电学院学报（社科版），2000（16）：81-83.

[3]韩红江.关于高校教务管理工作的几点思考[J].中国成人教育，2010（16）：26-27.

[4]蒋芳薇，刘粤慧，张扬.当前高校教务管理工作的特点、问题与对探讨策[J].高等理科教育，2010（2）：39-41.