浅议特色档案征集利用

李静静

(章丘市档案局,山东章丘 250200)

浅议特色档案征集利用

李静静

(章丘市档案局,山东章丘 250200)

特色档案是一种最能反映地方特色的档案资料,但其收集方式不同于一般的档案,其收集方式有自己的特色,本文从五个不同的角度对特色档案的收集方式进行了总结,包括(1)广泛宣传,深入调查;(2)更新观念,主动出击,征集及时,力求完整;(3)抓住"精品",突出特色;(4)不拘一格,拓展来源;利用特色,开展教育。

特色档案 收集方式 征集

特色档案是指那些能反映地方特色、文化特色、人物特色、历史事件特色、时代特色、民族特色等的档案资料。特色档案最能记录和反映当地的经济、政治、文化、科技,是当地社会历史发展的缩影。借助特色档案我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。加强特色档案的接收和征集,不仅是档案馆特色建设的重要环节,而且也是丰富特色馆藏优化档案结构的重要手段。

特色档案的征集与正常的档案接收相比难度较大。要建立能够体现地方特色的档案馆则要因地制宜,充分发挥自己的优势,并在特色档案的接收和征集过程中做好以下几项工作。

1 广泛宣传,深入调查

特色档案涉及的范围广,时间夸度大,还比较"隐蔽",容易被人忽视并且无规律可循。因此我们在征集特色档案时,首先要做好宣传工作,可下发通知、召开座谈会、通过新闻媒体等形式宣传,让全社会都了解并支持档案征集工作。其次是深入进行调查,搞清楚馆藏中反映当地特色的档案资料哪些较全,哪些急需征集进馆,以便制定相应的征集方案。我馆一直以来非常重视档案征集工作,始终把征集特色档案当作一项重要任务来抓,(利用业务指导、工作检查等机会进行特色档案调查,通过章丘新闻、《今日章丘》等新闻媒体收集档案线索),制定征集计划,并通过报纸、网站等各种媒体加强对特色档案征集工作的宣传,使特色档案征集工作取得了显著成效。

2 更新观念,主动出击,征集及时,力求完整

一直以来,档案部门存在着重保管轻收集的思想,对于收集问题,抱着你愿意交我接收,你不愿意交我就算的态度,结果很少有人将特色档案移交给档案馆。在竞争激烈的当下,档案部门应该更新观念,走出馆门,主动出击。同时,还要及时掌握社会上特色档案收藏单位的线索,了解本地区范围内,发生过哪些重要事件,重大活动,出现过什么著名人物,新鲜事物等等。并建立调查信息档案,在摸清情况的基础上,进行分析,确定收集内容。如举办一次重大活动后,必定会留下许多相关的档案,而这些档案资料不一定集中在一个单位,有些可能分散在个人手中。这类档案,应及时征集,在征集时应注重档案内容的完整性。近年来,为不断拓宽档案信息覆盖面和信息渠道,及时掌握我市重大活动、重大事件形成的档案资料,确保档案征集的及时和完整,我馆专门聘请宣传部、报社等单位有关人员作为档案资料义务收集员,帮助及时提供信息,以便主动上门开展跟踪征集工作。针对近年来旧城改造、市政建设速度的加快,城市容貌换颜频繁,我们开展了“城市容貌记忆工程”,采集摄制了反映章丘城市面貌变化和重点工程建设的照片200余张、录像带3盘。近年章丘发展变化快,重大活动多,形成了大量资料,我们先后同市委接待办、公园等单位联系,跟踪征集到江泽民、吴邦国等国家领导视察章丘的题字21幅、照片200余张,较全面地反映了整个活动情况。

3 抓住"精品",突出特色

对于要建立一个综合档案馆来说,馆藏档案除了普遍性以外,还应具有特色性,要拿得出自已的"拳头产品",要有镇馆之宝。不然的话,你有我有他也有,反映不出地方特色。因此,我们要抓住有地方特色的"精品",想方设法征集进馆。

我市是“龙山文化”的发祥地,地形地貌复杂,有绣江河、白云湖和百脉泉群,并孕育了章丘大葱、龙山小米、明水香稻等土特产;历史名人众多,有著名南宋女词人李清照,明代戏曲家、藏书家李开先等。特色档案资料丰富,近年来我们先后与科委、农业局等单位配合,广泛征集并建立了章丘大葱、明水香稻、龙山小米名优特产档案,城子崖遗址、百脉泉群等特色名胜档案;开展了名人、名牌档案资料征集工作,征集到章丘籍大使时延春外交活动档案资料一宗,全国优秀党务工作者高淑贞资料七件。我馆还积极征集了章丘七项济南市非物质文化遗产的申报材料、照片、录像等具有地方特色的“精品”档案,并建立了非物质文化遗产档案。

4 不拘一格,拓展来源

特色档案的征集主要源自组织和个人保存的散失档案,征集形式应灵活多样。除了正常接收移交外,必要时也可采用接受寄存、代为保管、征购的方式。近年我馆通过多种渠道和形式征集到明清时期《章丘县志》、李氏、王氏、孟氏等族谱,接受章丘市十四位书法家捐赠书法作品三十六幅,征集到1946年章历县柳塘口联保办公处革命历史档案一宗,并托管了章丘籍作家张法贵档案资料1400余件。这些特色档案极大地丰富了馆藏内容和馆藏结构。

特色档案征集题目应灵活多样,不拘一格。如在纪念抗日战争胜利60周年之际,我馆组织专人走访抗日老战士,录像、照片、文字等形式抢救整理口述抗战历史档案。征集过程应手续完备,档案征集人员应当与被征集人办理档案交接手续,填写档案清单,档案馆应当维护捐赠人的合法权益,保证档案的安全。

5 利用特色 开展教育

特色档案能够反映一个地区的发展历史,反映一个地方的人文景观,反映特定时期的重大事件,为本地区的经济建设、社会建设发挥作用。近年来,我馆充分利用征集的特色档案开展爱国主义教育活动,举办了《济南大城市框架下富尔美的新章丘图片展》, 通过图片反映我市经济和社会发展变化。其次利用章丘籍驻外大使时延春的外事活动档案资料举办了《大使的四十年中东情——外交家、翻译家、作家、诗人时延春资料图片展览》,真实详尽地向家乡人们展示了集外交家、翻译家、作家、诗人于一身的时延春丰富的人生阅历和他四十年的中东情节。让更多的章丘人了解、学习时延春奋发图强、热爱祖国、报效家乡的精神。新中国成立60周年之际,举办了 “清照故里60年辉煌历程——章丘市庆祝新中国成立60年成就展”通过丰富的图片和翔实的资料,全方位、多视角展示了章丘60年的巨大变迁,极大的鼓舞了参观群众。