区域档案信息资源共建共享平台的思考

摘要：档案信息资源共建共享是新时期档案工作的重要内容，构建区域档案信息资源共建共享平台则是现代城市发展过程中的必然要求。本文介绍了区域档案信息资源共建共享平台建设现状，在此基础上从建设原则、系统架构、建设模式及运行管理四方面提出了区域档案信息资源共建共享平台建设的路径，并对平台可持续机制进行了探讨。

关键词：档案信息资源共建共享平台

一、引言

档案信息资源共享在档案信息化建设中具有重要地位，档案部门一直在努力寻求档案资源共享的有效实现途径，2014年5月中共中央办公厅和国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，强调要充分利用已有的信息传输网络和平台，搭建全国开放档案平台，推进城乡档案信息资源共享，真正建立起方便人民群众的档案利用体系[1]，然而，从档案信息资源共享实践工作来看，仅仅由档案部门推进档案信息资源共享工作存有诸多难题，在此背景下，档案信息资源共建共享研究和实践得到了各方面的重视，档案行政管理部门近年来加大了与社会其他行业系统的协同合作，共建和共享区域内档案资源，并尝试构建区域档案信息资源共建共享平台，这对于档案部门建立起覆盖整个区域的档案资源体系和方便社会的档案利用体系具有重要意义。

二、区域档案信息资源共建共享平台建设现状

近年来智慧城市建设得到了各地区的重视，这在客观上要求整合区域内档案信息资源，实现社会部门对区域内各类档案资源的接入和利用。如何适应社会发展需求、整体建设和共享区域内档案信息资源成为各地档案部门的重要工作，构建区域档案信息资源平台无疑是推进档案资源共建共享的重要途径，也是提升地区档案整体服务水平的一项主要工作内容，而近年来我国档案部门数字档案信息资源建设成果为平台的构建提供了丰富的资源基础，包括云计算、物联网等新兴信息技术的不断发展则提供了技术保障，此外诸多社会领域在信息资源共建共享平台建设的成功案例提供了示范效应，这些都为区域内档案信息共建共享平台建设提供了有利的条件。

然而现实工作中由于理念、资金、人才、技术、标准规范等一系列因素的制约，当前各地并未建成真正意义上的区域档案信息资源共建共享平台，与之功能最接近的是各地建立的档案信息网。2002年，国家档案局中央档案馆印发《全国档案信息化建设实施纲要》，要求省级以上档案馆应尽可能建设自己的档案网站，在此背景下各省逐步建设了档案信息网，但对于省级以下各地区纲要则未作要求。目前各地建设的档案信息网也存有诸多不足，如档案数据信息更新较慢；档案检索只能提供目录检索，基本不提供档案全文服务；不提供档案委托代检服务；专题与特色档案数据库缺乏；仅提供综合档案馆馆藏档案信息，对于实体馆外更广泛的用户所关心的档案信息资源则不能提供；等等。近年来，部分城市开展区域内档案信息资源服务平台建设，如2013年浙江绍兴市档案部门建设“区域公共档案信息资源管理和服务总平台”，通过现代化的信息技术手段，将辖区内各县市区综合档案馆的档案信息资源进行整合和利用，实现区域内档案信息资源的共建共享[2]，但这些和真正意义的区域跨行业系统的档案信息资源共建共享平台的要求存有差距，档案部门如何适应社会发展，加强区域内跨行业系统档案信息资源建设，建设区域性档案资源共建共享平台，为地区经济社会发展提供有效的档案服务将是档案部门需要重点解决的问题。

三、区域档案信息资源共建共享平台建设的思路

（一）系统平台建设原则

为促进区域档案信息资源共建共享平台顺利开展，在平台建设时应遵循以下原则：1.适用性。平台的建设应重实际、讲实用、求实效，适应档案事业发展的需要以及现有的档案工作体制机制，具有实际可操作性，操作简单方便，这样才能取得较好的经济效益和社会效益；2.前瞻性。平台的建设既要立足于当前地区实际情况，也应考虑适度超前设计，与地方社会中、长期发展规划相符合，为将来增加新的功能或重组系统时预留空间，要具有可扩展性。3.安全性。区域内档案信息资源构成复杂，部分可能涉及相关方的经济利益或隐私，而整个平台是开放共享的，因此在平台建设和运行过程中维护档案信息的安全显得尤为重要，平台的建设和管理要严格遵守国家安全保密相关法规政策，同时平台应采用有效的安全管理措施和技术，确保档案信息的安全。4.渐进性。档案信息资源共建共享平台建设是一个循序渐进的工作过程，在建设工作中可考虑分步实施，优先建设集成一批能满足地区急需的高质量重点档案资源，稳步推进建立区域档案信息资源共建平台相关工作，逐步建成满足地方档案需求的综合性档案信息资源系统平台。

（二）系统平台总体架构

从顶层设计的角度，区域档案信息资源共建共享平台的总体架构模型是如图1所示的1+4结构：即一个综合应用体系和组织领导、政策法规、资源保障和安全保障四个保障体系组成。综合应用体系是实现档案部门电子政务管理、业务流程管理和社会公共服务的各类技术支撑体系和服务项目应用体系，是平台架构的核心，主要由基础服务层、行业应用层和集成应用层3个层级构成，基础服务层是平台建设的前期基础性条件，如各类档案数据源、档案工作软硬件设施及相关信息技术等，包括数据服务、网络服务、技术服务；行业应用层功能是实现各档案保管机构内部日常工作运行，包括日常事务管理、业务流程管理；集成应用层目的是为了实现档案部门与外部社会部门信息的互联互通，协同应用和交互服务是其主要内容，从而更有效地服务政府、市民和各类社会组织。

组织领导体系是全面推进平台建设的组织领导部门，负责协调沟通和建立专家咨询机制，是平台建设的基础；政策法规体系是平台建设、运行、管理和服务的法规制度，是平台建设的保障；资源保障体系是平台建设中的资金、人才、技术等条件保障，是平台建设的核心；安全保障体系是保障平台安全、信息安全的管理制度及保护措施，是平台建设的关键。

（三）系统平台建设模式

信息研究界认为信息资源共建共享系统平台基本模式主要有集中型模式、层次型模式、网络型模式[3]，集中型模式指具有隶属关系的某系统内或某类型档案保管机构在不同层次之间协作共建共享档案信息资源平台的一种模式。这种模式中，所有下级馆（室）通过平台与中心馆联接，并共享中心馆的档案信息资源，集中型模式下，各成员之间具有行政或业务上的上下级隶属关系，因此相对容易组织开展，但这种模式也有其自身的不足，集中型模式具有封闭性，排斥了系统外及各系统之间的档案信息资源有效共享。

层次型模式是指同层次间不同系统、不同类型档案保管机构之间的信息资源共建共享模式，是一种跨系统的条块结合的工作模式。层次型模式以某个地区为范围，以综合档案馆为基础，统一标准，联合建设，共享开发利用各系统、行业和部门中的档案信息资源，但这种模式下，各档案保管机构分属于不同的行业系统，并无隶属关系，档案信息资源共建共享的推进工作缺乏行政促进机制的有力保障，层次型模式下的合作如果缺乏合理有效的运行机制、协作机制、保障机制，这种模式在工作实践中往往难以有效开展。

网络型模式是指所有档案保管机构间都可通过平台直接相互联结，互相建设共享档案信息资源。其理论基础是虽然各档案保管机构的档案资源具有一定的独立性，但他们都属于我国整体档案资源不可分割的组成部分，因此对所有档案信息资源都可以进行合作共享，网络型模式在理论上是最优化的共建共享模式，但考虑当前的档案工作体制、机制、信息技术、部门利益等因素，这种模式是在实践工作中操作难度最大，最难以真正实现的一种模式。

因此，结合我国现有的档案管理体制机制及各地区档案工作的实际，区域内档案信息资源共建共享平台的建设模式是改良基础上的集中型模式，实际开展时可分层级逐步推进，具体为：在地区档案行政管理机构的统筹指导下，首先建立区域内具有隶属关系的包括档案系统在内的各行业系统内开展共建共享平台，实现纵向的各档案保管机构在不同层级之间档案信息资源共建共享，在此基础之上逐步实现区域内横向的跨行业系统档案信息资源的共建共享，并为将来更大范围内的跨地区的国家范围内档案信息资源共建共享工作奠定坚实的基础。

（四）系统平台运行管理

整个平台运行体系包括系统支撑、业务支撑和业务利用三个体系，其中系统支撑是平台运行管理的基础，业务支撑是平台运行的核心，业务利用则是建立平台的目的。

从平台的系统支撑体系来看，以各地档案信息门户网站为基础，建立和完善系统功能，实现区域内档案信息资源整合、信息发布、数据加工和提供检索利用，应重点推进以下功能系统的建设，档案信息发布系统（整合平台共建共享档案信息资源，按照不同分类方式显示给用户）、检索系统（实现用户对平台档案资源检索）、服务系统（提供档案全文在线订制、档案在线传递、档案定题服务、在线咨询等服务）、数据转换系统（将成员单位各类档案数据转换成平台可以使用的规范内容）、用户管理系统（提供平台用户认证、信息管理等功能）、档案信息重点数据库系统（各类档案专题数据库、全文数据库等）。

业务支撑体系需要区域内包括最高档案行政管理机构、基层各级档案行政管理机构及各档案保管部门的分工负责、通力协作。其中地方最高档案行政管理机构负责地区档案信息资源共建共享平台的统筹规划、组织协调，制订平台管理的相关法规政策、技术标准和评价机制，确保整个平台体系的全局运转；区域内基层各级档案行政管理机构负责平台系统的管理和维护，将本级各类档案保管机构的档案上传到系统平台，同时通过平台及时发布档案资源建设和共享工作中的政策及相关工作安排等；基层档案保管机构负责平台系统前端的基础管理，将本部门共建档案的整理编目以及相关档案信息资源提交到平台的应用系统。

平台的利用者主要包括区域内公民、档案行政管理机构和行业系统管理部门，他们都可据自身的权限从平台获得相应的需求信息。社会公众可以利用各类网络终端访问平台，获取各类档案资源，经过身份认证等技术措施还可获得档案全文服务、预约服务、利用部分非公开档案资源等；档案行政管理机构可以通过平台掌握本地区档案总体状况，为制订相关档案法规政策等提供科学的依据，不断提升本地区档案工作整体水平；各行业系统管理部门通过平台可统筹把握本行业系统的工作全局，经过授权后还可查阅本行业系统外的相关档案信息，更好地提升本行业系统的工作效能。

四、共建共享平台可持续机制建设

（一）强化档案信息共建共享平台资源建设

在智慧城市大力推进的背景下，社会对区域档案工作综合服务能力提出了更高的要求，平台建设过程中应结合各地区经济社会发展的需要，重点围绕社会发展和公众关心的领域，根据各成员档案保管单位资源建设的情况，加强地区档案资源共建共享的研究和分析，建立开展区域内档案信息资源共建共享的协同机制，打破部门档案信息垄断及利益壁垒，实现区域档案信息资源科学合理的传递共享，对资源建设的内容进行科学规划、整合，组织协调各行业系统部门将档案资源逐步建设到共享平台，加强数据整合及技术研发，实现档案信息数据采集、生产与平台同步联动更新，从而形成与地区发展相适应的、各类档案资源相对齐全完整、档案载体类型多样、配置合理、特色明显的区域档案信息资源体系。

（二）强化档案信息共建共享平台安全建设

据国家相关法规，加强档案信息安全监管也是档案共建共享信息平台应当遵守的基本原则，部分档案内容由于涉及国家安全及相关方面的利益或隐私不便提供利用，如何处理档案利用与保密之间的关系也是平台建设过程中需要解决的问题。在平台建设、运行管理过程中，首先，档案部门应将可以开放的档案内容尽可能通过平台向社会提供服务；其次，以管理部门行政职能为依据，为政府内部各部门提供非公开档案信息交换共享，促进依法暂不对社会开放的档案信息资源在地区行政职能部门内部的共享利用；此外，应重点加强对平台内部档案信息服务工作过程的规范管理，建立健全档案信息安全管理和利用的法规政策，通过有效管理措施和技术手段，确保共享平台内部档案信息在利用工作中的安全。

（三）规范档案信息共建共享标准规范建设

现有的档案管理体制下，档案资源处于不同行业、系统和部门各自管理的状态，导致档案资源的技术标准差异较大，这制约了平台提供高质量档案信息服务的能力。档案部门应抓紧建立健全档案标准体系，重视档案信息采集标准、档案信息加工标准、档案信息安全标准、档案信息化技术标准与管理标准等的完善工作，并根据社会的发展对现有的标准体系进行补充，注重与其他领域部门信息化标准及信息技术标准的兼容，全面规划和设计数据元素标准、信息分类编码标准、用户视图标准、概念数据库标准和逻辑数据库标准等信息资源共建共享的基础标准[4]，创建科学规范的档案信息资源共享标准体系，确保区域共建共享平台对各部门档案信息资源的有效利用。

参考文献：

[1]关于加强和改进新形势下档案工作的意见.[EB/OL].[2014- 05- 02].http：//www.saac. gov.cn/.

[2]陈慧瑛.智慧档案数字先行[J].浙江档案，2013（12）：14-15.

[3]马费成，裴雷.我国信息资源共享实践及理论研究进展[J].情报学报，2005（6）：277-285.

[4]吴加琪，周林兴.面向社会突发事件的档案信息资源规划的发展思路[J].山西档案，2014（1）：65-68.

注：本文系国家档案局科技项目“智慧城市背景下区域档案信息资源共建共享理论及其实现机制研究”（2014-X-48）、江苏省教育厅哲社项目“面向社会突发事件的档案工作机制创新研究”（2013SJD870003）、江苏省高校档案研究会项目“档案信息资源共建共享理论与实践研究”（jsgdz2013-09）研究成果。