纺织品对外贸易商务电子邮件语言特征分析

吴俊丽

摘要：随着电子信息技术的发展，在纺织品对外贸易中，进出口双方更倾向于运用电子邮件进行沟通交流。在此，将两家纺织品外贸公司的163封电子邮件作为依据，从语篇结构、词汇和句法三个方面对纺织品对外贸易商务电子邮件的语言特征进行分析。发现，此类电子邮件不仅兼有口头语言和书面语言的特征，而且邮件中有大量纺织英语表达方式。该研究有助于织品对外贸易商务电子邮件的撰写和教学。

关键词：纺织品；对外贸易；商务电子邮件；语言特征

中图分类号：H03 文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2014）09-0002-04

The Analysis on the Linguistic Features of Textile Foreign Trade Business Email

Wu Junli

（ Shaoxing Vocational and Technical College， Shaoxing Zhejiang， 312000 ）

Abstract： With the development of electronic information technology， the two parties are more inclined to use emails to communicate in textile foreign trade. Taking 163 emails from 2 textile foreign trade companies as corpus， the paper analyzes the linguistic features of emails in textile foreign trade from the discourse， lexical and syntactic levels. It is suggested this kind of emails not only share characteristics from both spoken and written languages but also have many textile English expressions.

Key words： textile； foreign trade； business email； linguistic features

一、引言

随着电子信息技术的发展，现代纺织品贸易中，贸易双方更倾向于运用电子邮件进行沟通交流，电子邮件已成为纺织品贸易双方建立业务关系、咨询答复、商务谈判的主要途径。近年来，国外学者一方面从理论层面对合作原则和礼貌原则进行研究，另一方面从语用学和语义学等方面对E-mail和其词汇进行研究（Jonathan，1999；Julio，2000）。国内也有学者运用语料库分析外贸电子邮件的语言特征和体裁特点（赵春燕，王世平 2008；李俊儒 2007）；运用语用学分析电子邮件的请求策略（校玉萍2011）；分析礼貌原则在电子邮件中的应用（黄丽莉2012）等。但是对纺织品贸易中使用的电子邮件的语言特征却鲜有研究。基于上述研究背景，笔者选取两个纺织品外贸公司同5个国家贸易往来的163封邮件为语料，从语篇结构、词汇、句法三个方面分析纺织品贸易往来中电子邮件的语言特征，旨在更好了解纺织品贸易商务英语电子邮件，促进纺织品对外贸易合作。

作为商务信函的一个重要组成部分，电子邮件既有传统商务信函的特点，也有电子语篇的特点，纺织品对外贸易商务电子邮件也不例外。Crystal（2001）认为电子语篇出现在通过因特网进行交流的场景中，并将电子语篇分成五类：电子邮件、同步聊天（交谈）、非同步聊天、虚拟世界和万维网。黄国文（2005）认为电子语篇吸收了口头语篇和书面语篇的特征，同时还有自己独特的地方，如具有副语言特征和超级链接等功能。Gimenez（2000）认为商务电子邮件要比商务邮递信函、商务电传和传真更加口语化。

二、语篇结构特征

和其他商务电子邮件一样，纺织品对外贸易商务电子邮件有固定的框架结构，其主要组成部分是称呼语、正文和结尾敬语。

（一）框架结构

发件人（from）、收件人（to）、主题（subject）、发送日期（sent）等都是纺织品对外贸易商务电子邮件固定格式的一部分，而且还能够将邮件抄送（Cc）和密送（Bcc）给一人或多人。电子邮件形式的商务信函增加了许多纸质商务信函所不具备的实用功能。比如，公司名称、地址、联系电话、邮箱等信息在电子邮件中并不出现在信头部分，而是在信件的结尾以常用签名的形式或者以附件图片形式出现在每一封发出的邮件中。发送日期是在电子邮件发送时系统自动添加的，往往具体到分。例如：Hi， Daniela .Is the sample OK？ What are their comments about it？Jason （Shaoxing ABCTextile Co.， Ltd； Floor 2nd Dongfang Building Keqiao Shaoxing China；Website：www.ABCtextiles.com；Tel：0086-575-88706140-8016 ；Fax： 0086-575-87609390； Mail： Jason@ABCtextiles.com M.T.： +86-13857508160）。括号中信息是该公司与客户邮件往来经设置自动附加在每封邮件结尾处。

一名纺织品外贸业务员会同时处理多笔业务，而且围绕一笔业务，贸易双方会有多封邮件往来。为清楚表达邮件内容，写信人会在subject（主题栏）中使用RE（reply）一词，表明是对哪笔业务的回复。这符合商务信函写作原则的体谅（consideration）原则。商务信函格式有完全平头式，缩行式和半齐头式。完全平头式便于写信人记忆和操作。在语料中，所有的电子邮件均采用完全平头式，这说明完全平头式的电子邮件写作格式符合网络时代人们对方便、快捷的追求，在写作纺织品贸易电子邮件时，完全平头式是格式首选。

（二）称呼语

在作者收集的纺织品贸易电子邮件中，称呼语从表现形式上有以下几种情况：

1.Dear+名字。在语料中，有41封邮件采用Dear+名字形式的称呼语，占所有邮件的25.15%。从邮件内容分析，采用这种形式称呼语的原因有三种情况：（1）个人书写习惯，在一单关于school shirt业务的往来邮件中，买方的所有邮件都采用Dear +名字这一称呼语形式。（2）收、发件人刚刚建立业务关系，不熟悉彼此。出于友好、礼貌的原则，采用这种称呼语。Dear Scott，Regarding your inquiry， my quotation is as below.（3）因某种原因出错，向对方致歉时，采用Dear+名字形式，以示正式，例如：Dear Caren，Im really sorry that the price is CFR $2.57/M C5%， not $2.57/M FOB C5%.

2.（Hello/Hi）+名字。163封邮件中，有103封邮件采用（Hello/Hi）+名字形式的称呼语，占所有邮件的63.19%。进一步对这103封邮件的称呼语进行分析，发现有以下特点：（1）直接采用Hello/Hi+名字；（2）只有名字，没有Hello/Hi；（3）将称呼语和正文段落放到同一行，例如：Hi Jason. Pls let me know when you will be sending the new colorfastness submissions for this item.（4）称呼语后面标点符号多样。商务信函写作格式要求称呼语后面的标点符号为逗号或者不加标点。但是收集的语料显示，很多纺织贸易行业的业务员都在称呼语后面使用冒号，在Hi后面加上逗号，例如：Hi， Daniela：。称呼语后面加冒号是中文信函的写作格式，我们的业务员在写作英文信函时沿用了这种格式。上述第三和第四种情况与英文信函写作格式不符，或者说出现了格式错误，但贸易双方更多关注的是交流顺畅，如果不出现交流障碍，没有人会在意个人的习惯表达方式。这是纺织品贸易电子邮件用语呈现口语化、非正式语言特征的显示。

3.无称呼语。语料中，19封电子邮件无称呼语，占所有邮件的11.66%。进一步分析发现，无称呼语的现象通常出现在贸易双方后续交流的电子邮件中，双方第一封往来邮件没有出现类似现象。无称呼语并不是写信人不礼貌，很多情况下是贸易双方关系友好的显示。

（三）正文

正文部分为电子邮件的具体内容，用以完成信息传递。正文不宜太长，以清楚明了地完成传递信息的功能。

1.内容简洁、明了。在作者收集的邮件中，虽然每封邮件涉及的内容不一，但正文大多由一到两个自然段组成，正文中几乎没有出现客套语（只有一封邮件中出现了Trust you and your family are doing very well.），都是直接表达写信目的。

2.大小写字母应用。（1）有些纺织品对外贸易电子邮件通篇都会用大写字母或者小写字母来显示信息，这种表达形式是个人的书写习惯，没有什么特殊含义，不拘礼节的读者和已经建立长期稳定纺织品贸易关系的合作伙伴都能欣然接受。在作者收集的邮件中，有42封邮件通篇用大写字母表达，没有出现通篇用小写字母表达的邮件。（2）为了表示强调，写信人会将被强调内容用大写字母表达或者用不同颜色字体表示。例如：I knew what you meant. When the bulk goods is done， ON MAY 13， we need to SEND TO THE GARMENT MAKER IN VIETNAM 10 MTS. 用大写字母强调以了解对方意思，明白了5月13日自己要做的事情。Please see below answer in purple.采用不同颜色字体传递信息是电子语言副语言特征的显示。（3）句子开头用小写字母，用i代表第一人称代词I。例如：also， she will call you on 9：00 AM， NY time. / Today， i sent 3 meters bulk sample to Fabtrend International INC by Fedex.

3.标点符号使用。（1）完整句子与完整句子中间用逗号或者无标点符号。作者对语料中的句子进行了分析，在163封邮件的715个完整句子中，句子中间使用逗号代替句号的地方有45处；完整句子结尾处没有标点符号的有25处。这一结果表明，业务员用电子邮件交流时，只要不给双方带来沟通障碍，这些表达方式就不算“错误”，这可能也是电子语言的特征之一。（2）感叹号和问号的使用。黄国文（2005）认为，通过重复字母（如，aaaaahhhhh等）和一些标点符号（hey！！！！！！，what？？？？？？？？？）来表示强调。在笔者使用的语料中，有些电子邮件也反复使用感叹号和问号，以此表达强烈的感情色彩。例如：I was told that the quality of the sample is much much much better than the former one. 通过重复much一词，强调这次的样品质量比上次的好得多。Please read it carefully！ ！ ！ ！ ！ 用感叹号比用句号更加能表达写信人内心强烈的感情。Have you contacted James？？？ 用三个问号表达联系James的迫切。

4. 语法、拼写错误。某些电子语篇像口头表达一样，出现语言使用方面的不恰当和（或）在语法规则方面错误的表达，写错字、拼错词的情况则更多（黄国文 2005）。在笔者使用的语料中，共出现101处语法和拼写错误。这些错误有：标点符号错误、单词拼写错误、单复数不一致、主谓不一致、句子首字母没有大写、介宾结构中没有用动名词、时态、语态错误等，例如：many factory，单复数不一致，应为many factories； im sorry for make trouble of you job， my staff writeing Chinese not with English bcs he think its local business. 句子首字母没有大写，应为I；介宾结构应用动名词形式，应为for making；两个完整句子中间应为句号；主从句时态错误，应为wrote和thought。

5.段落前面标数字。一封电子邮件可能传达两件及以上的事项，为便于收信人清楚了解这些信息，发件人会在每件事项前面加上阿拉伯数字。这体现了商务信函写作清楚（clearness）原则和体贴（consideration）原则。语料中，有8封邮件标注阿拉伯数字。

（四）结尾敬语

电子邮件的结尾大多用Regards （Rgds）， with best Regards （Rgds）， kind regards （Rgds）， Thanks（THKS） 等敬语用以表示贸易双方友好的合作关系。有些电子邮件结尾处没有出现敬语，这可能是发件人写信时比较匆忙，忘记书写。或者双方已建立友好的合作关系，无需再使用这些客套语，并不是不礼貌的表示。

三、词汇结构特征

作为电子语篇，电子邮件兼有口头语篇和书面语篇的文体特点，其用词既有口头语篇简单、直接、口语化等非正式语言的特征，也有书面语篇准确、清晰的正式语言特征。在电子语篇中，还会出现口头语篇或书面语篇中不可能出现的语言形式（黄国文 2005）。纺织品对外贸易商务电子邮件既有商务电子邮件的词汇特征，还有纺织外贸行业独有的词汇特征。

（一）使用专业术语

电子邮件是贸易双方建立业务关系、商务谈判、咨询答复的主要途径。在利用电子邮件进行业务联系时，往往会涉及贸易、经济、法律、运输、保险、纺织等行业的专业术语、缩略语等。例如：1.贸易术语offer（报盘）、Article No（货号）、Shipping Marks（唛头）等。2.经济术语 invoice（发票）、P/I（形式发票）、letter of credit at sight（即期信用证）等。3.法律术语claim（索赔）、arbitration（仲裁）、conciliation（调解）等。4.运输术语Port of Loading（装运口岸）、Port of Destination（目的口岸）、ETA （预计到达时间）等。5.保险术语marine insurance（海上保险）、total loss only（全损险）等。6. 纺织术语 lab dip色卡、piece dyed 染色、color fastness to light 耐晒色牢度、fabric面料、gray胚布等。在国际贸易中使用这些专业术语是约定俗成的，体现了纺织品贸易商务电子邮件书面语篇正式语言的特征。

（二）使用缩略语

赵春燕、王世平（2008）将电子邮件中的缩略词分成四类：公司或机构名称缩写、商业术语缩写、单据缩写和计量单位缩写。纺织品贸易背景下，除了这四类缩写词，纺织品贸易商务电子邮件中还会出现普通邮件中常用缩略语和纺织英语方面的专业缩略语。

1.公司或机构名称缩写。例如：Shaoxing ABC Textile Co.， Ltd（Co.= Company； Ltd=Limited）；BV（Bureau Veritas）等。2.商业术语缩写。例如：贸易术语CIF （cost，insurance，freight）；付款方式L/C（letter of credit）；险种F.P.A（Free From Particular Average）等。3.单据缩写。例如：P/list （packing list）；P/I （proforma invoice）等。4.计量单位。例如：MT （meter）；YD or YRD （yard）等。5.电子邮件常用缩略语。例如：U （you）；YR （your）； WUD （would）；BCS （because）；CFM （confirm）；DOCS（documents）等。6. 纺织英语专业缩略语。例如：HMC （high multi chiffon高密雪纺）；L/D （lab dip色卡）；S/O （strike off 手刮样）；P/D （piece dyed 染色）；C （cotton 棉）；A/C （Acrylic腈纶）； L （linen 亚麻）等。一封电子邮件，也可能会多处出现缩略语，例如：Jason， will you pls go ahead and submit to me yr effort at a 4-5 pls？

缩略语的使用大大节省了收信人阅读邮件的时间，既体现了发件者的体贴，让对方从每天可能阅读上百封邮件的疲倦感中解脱出来，也体现了发件者的专业性。

（三）使用简单及口语化的词

使用简单及口语化的词是纺织品贸易商务英语电子邮件语言非正式性的体现。例如：Hi Roc， that will work for us. Thanks. 加上称呼语和结尾敬语，这封邮件只有9个单词组成。其中hi， thanks等都是口语化用词；正文中的单词没有一个超过6个字母。类似这样的邮件，在作者收集的语料中屡见不鲜。

（四）一词多义

纺织英语属于专门用途英语，它拥有很多专业词汇。除此之外，它和普通英语还共同使用一些词语。在纺织品对外贸易的商务电子邮件中，这些词被赋予了新的词义，在词语理解上，存在“一词多义”的情况。例如：assistant原义为“助手”，纺织英语中意思为“助剂”，“纺织品助剂”翻译为textile assistant；grey原义为“灰色”，纺织英语中意思为“胚布”；hand原义为“手”，纺织英语中意思为“手感”； print原义为“印刷”，纺织英语中意思为“印花”等。纺织品贸易从业者，要多掌握此类词语，以更好理解贸易往来中的电子邮件。

四、句法结构特征

黄国文（2005）认为：“口头表达的语言结构一般不怎么复杂；有大量的省略句，也出现很多不完整句。在很多电子语篇（如网上聊天，或一些随意的、非正式的私人的电子邮件）中，这类情况特别明显，可能比日常的交谈更明显。”正式的电子邮件和书面表达一样，语言结构也可能比较复杂，含有很多从属结构。正式句子可以分为完整句子（major sentence）和不完整句子（minor sentence） （钱瑗，1991）。不完整句子指句子片段，即缺乏句子中必要的一些成分。作者语料中的句子进行分析，发现纺织品贸易电子邮件在句法上有以下特征：

（一）使用简单句

相对于复合句来说，简单句句子结构简单，收件人能更直观、更准确地了解句子内容，例如：I want to know the result of BV testing.简单句在电子邮件中使用的频率比较高，这显示了电子邮件用语的口语化特征，也体现了商务信函写作的清楚（clearness）和简洁（conciseness）原则。

（二）使用不完整句子

不完整句子指句子片段，即缺乏句子中必要的一些成分。这些不完整句子不符合语法规则，在书面语篇中很少出现，但在电子邮件中却很常见。利用不完整句子传递信息是商务英语电子邮件非正式语言的特征之一。例如：No need to wait for testing result. 句子缺少形式主语it is。/Always offer you the price as best as possible. 句子缺少主语I。/ Tell me if any question.句子省略了there is。

（三）使用复合句

复合句至少包括有一个主句和一个从句，句子结构比较复杂。黄国文（2005）认为“和书面表达一样，有些电子语篇（如，正式的电子邮件、网页、论坛和公告栏）的语言结构也可能比较复杂，含有很多从属结构”。因此在电子邮件中使用复合句是其具有书面语言特征的体现。语料分析结果显示，纺织品贸易电子邮件中常用的复合句有宾语从句，状语从句和简单的定语从句，例如：We dont think there is any problem for us to do that after the s/off we send is approved.这是一个复杂的复合句，有that（省略了）引导的宾语从句、after引导的时间状语从句和that/which（省略了）引导的定语从句。

（四）使用祈使句

祈使句用please开头，是礼貌语言策略在纺织品贸易电子邮件中的应用，表明请求者在发出请求时，尽量缓和语气，体现商务信函写作的礼貌（courtesy）原则。在语料中，以please开头的祈使句处处可见，这充分表明贸易双方都想给对方留下礼貌、友好的印象。用please一词缓和请求行为所蕴含的命令语气，以维持友好的贸易合作关系。例如：Please cfm s/off has been sent？在cfm前面加上please，变命令为请求，显示了说话人的礼貌。

（五）较少使用被动句

与被动句相比较，主动句能更直接明了的传递信息。因此，电子邮件中较少使用被动句，对语料的分析结果与此相对应，只有极少部分邮件中出现了被动句。

五、结尾

笔者从语篇、词汇和句法三个方面对纺织品对外贸易商务电子邮件的语言特征进行了分析。分析表明，纺织品对外贸易商务电子邮件兼有口头语言和书面语言的特征，而且邮件中有大量纺织英语表达方式。在写作此类电子邮件时，我们要了解这些电子邮件的语言特征，掌握大量的纺织英语表达方式，选择符合纺织贸易行业规范的邮件语篇格式和词汇、句式，最大限度地利用电子邮件提高国际商务沟通效果，促进纺织贸易合作。

参考文献：

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[责任编辑：金永红]