新时期如何做好水利档案工作

孙爱华 时婷

摘 要：加快水利改革发展，不仅事关农业农村发展，而且事关经济社会发展全局；不仅关系到防洪安全、供水安全、粮食安全，而且关系到经济安全、生态安全、国家安全。在水利发展的新時期同样做好水利档案工作，为水利发展建设服务同等重要。本文主要从档案工作保障体系建设方面介绍新时期如何做好水利档案工作。

关键词： 水利 水利档案 信息系统

1.前言

水利作为国民经济基础设施的重要组成部分，在防洪安全、水资源合理利用、生态环境保护、推动国民经济发展等方面具有不可替代的重要作用。要把水利工作摆上党和国家事业发展更加突出的位置，着力加快农田水利建设，推动水利实现跨越式发展[1]。水利档案是记载水利发展历史的重要途径，是历代水利人从事水行政管理及进行勘测、设计、科研、基本建设等科技活动的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分，是维护水利工作历史真实面貌的重要资料，为以后水利建设服务提供重要的信息资源，对以后的水利工作及经济建设起着越来越重要的作用。水利档案已成为领导实行科学决策的重要依据，是水利系统提高工作效率和质量的重要条件。这就要求水利档案工作者在新时期必须认清档案工作的新特点，了解水利建设对档案工作的新要求，使档案信息开发利用工作能够满足和适应水利发展建设的新需要。如何适应新形势、新任务，为新时期的水利建设更好的服务，是摆在当前水利档案管理工作者面前的首要任务。

2.水利档案工作现状

长期以来，对于水利档案管理工作没有科学的管理意识，没有把档案工作渗透到水利工作的各个环节之中，档案资料积累残缺不全，文件材料不规范、不完整、不准确档案整理不规范；建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失；档案收集制度不严格，收集不及时，造成文件散失等问题都给档案的整理归档带来了困难；另外，由于水利建设项目自身特点工程档案意识薄弱，重视程度不高；工程档案专业性较强等特点也为档案工作带来了困难。本文从加强水利档案工作的保障措施介绍如何在新时期做好水利档案工作，并使水利档案管理规范化、标准化。

3.水利档案工作开展的保障措施

3.1加强水利档案基础设施建设

水利档案基础设施主要指为水利档案的保管、保护条件及开展档案工作所必需的设备、设施。首先要有档案专用库房、办公室和阅览室，室藏档案室等满足档案工作的场所，并按规定配置档案管理服务器，微机，配用档案管理软件、扫描仪、刻录机、数码摄像机、复印机等档案收集、存储和用户查阅平台等。这是确保水利档案安全保管与有效利用的不可或缺的物质条件。水利系统各单位应予以高度重视，尤其是档案保管与保护条件较差的单位，要彻底改变现状，为档案部门提供符合要求的办公场所和办公设备，为水利档案工作的开展创造良好的工作环境。

3.2做好水利档案工作组织保障

水利系统各单位应成立水利档案管或综合档案室，明确水利档案工作的分管领导和档案工作归口部门，并配有专职档案管理人员，制定《档案人员岗位责任制》。各单位应组成的档案管理网络，并明确相关负责人并落实相关人员责任制的文件或依据。大型水利工程建设要建立档案室，落实档案专职人员，负责集中统一管理工程建设的全部档案资料。并将水利档案工作列入单位绩效考核内容。

3.3完善单位档案工作制度

水利系统各单位应制定档案管理制度或办法，例如：档案整理归档制度、档案保管制度、档案保密制度等各项管理工作制度。明确规定各责任部门的职责与任务，并有相应的控制措施；制定项目文件材料归档范围和保管期限；制定实用的档案分类方案和档案整编操作规程；制定档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度。对档案制度和保管中存在的问题，一经发现要及时提出建议并尽早完善制度。同时建立各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。

3.4建立健全水利档案安全规章制度

水利档案安全是档案工作的重中之重，水利档案工作者要从对党、对国家、对人民负责的态度，深刻认识档案安全的重要性，自觉从思想上、行动上确保把档案安全放在首位，要求时刻牢记“档案安全，责任重于泰山”，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。建立健全档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的规章制度，真正做到责任到人，措施到位。档案室内配有灭火器、防虫剂、温度计等设备，达到档案库房“八防”标准的要求，确保档案安全，增强档案利用的安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既要保证档案不丢失、不损坏，又要保证档案信息不失密、不泄密。

3.5切实保障水利档案工作经费

水利系统各单位应落实档案工作所需经费，保障档案工作的正常开展，档案业务工作经费应列入工程总概算或年度预算。

3.6提高水利档案工作人员的综合素质

各单位水利档案管理人员的数量和学历应满足档案管理工作的需求；从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与水利工程相关的一些专业类别档案。应定期对各专职或兼职档案管理人员进行培训，讲解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案、具体的归档范围。同时，按照档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化，作详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，工作中注意积累资料。这种培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。

3.7加强水利档案信息系统建设

水利档案信息系统是水利工作的重要基础，是水利现代化的重要体现，无论防汛抗旱、水资源配置、水环境管理，还是水利信息采集和发布、水利行政资源管理等，都离不开水利档案信息系统的支持。要克服轻视水利档案信息系统建设的思想，健全组织机构，加强组织领导，筹集建设资金，培训水利档案管理人才，营造水利档案信息系统保障环境，全面建设防汛抗旱指挥决策支持系统、水土保持监测与管理信息系统、水资源管理决策支持信息系统、水文水质监测与评价信息系统、水利行政资源管理系统、水利网站等，基本形成水利档案信息系统综合体系，为水利工作自身和社会公众提供水利档案信息服务。

4.做好水利档案的利用工作，为查阅者提供优质服务

对全部档案实行集中统一管理，编制《水利档案借阅规定》。为最大限度地提高档案的利用率，充分发挥档案的作用，档案员要热情、及时、主动地为各单位提供所需的一手档案资料。这些原始资料能有效地解决水利各项工作中的问题，为工程建设、灌溉管理、水事纠纷等各项工作的协调处理起到很大的作用，为水利建设提供重要依据和可借鉴的资料。

5.结语

总之，积极探索促进水利档案工作均衡发展、可持续发展的有效方式，形成一种长期行之有效的监管评价机制。对实体档案的规范管理，要做到家底清楚、档案齐全、利用便捷，不出安全问题。不断提高档案管理工作的科技含量，适应信息化、现代化管理发展需求。

参考文献：

1.中共中央国务院关于加快水利改革发展的决定。

孙爱华：1982年8月，山东水利职业学院水利工程系教师，主要从事水利工程管理方面的教学和科研工作