如何做好煤矿建设项目档案管理工作

【摘要】本文阐述了建设项目档案管理，从宣传建设项目档案的重要性入手，加强各级人员的重视程度，讲述了做好项目档案管理几个具体方法，并在保管与利用过程中体现出建设项目档案的价值和作用。

【关键词】建设项目档案管理;立项;验收;控制

建立建设项目档案工作的目的是为更好地完成和实现历史的重任，更是档案法赋予项目主管部门和建设单位义不容辞的职责。由于我国经济的高速发展，建设项目的增进，规模的扩大，许多建设项目不断涌现。如何管理建设项目档案，是目前档案工作者的一个重中之重的任务。

一、煤矿建设项目档案的内容

煤矿建设项目档案是指，是对煤矿建设项目文件进行收集、整理的成果.是项目档案保管的最小单位，是从项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等过程形成的需要归档保存的文字、图表、声像，影像、图纸等材料，主要由施工文件、监理文件、和竣工文件及基建文件组成。监理文件主要是在建设工程监理实施过程中形成的并由监理单位收集、整理的文件由监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理会议记要、监理通知单、监理日志、旁站记录、监理月报、工程质量评估报告、监理工作总结、工程停复工令、监理抽检记录、投资控制文件。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料，包括开工报审文件、开工报告、施工组织设计（施工方案）、图纸会审记录、人员设备的报验、原材料出厂的质量合格证及进场试验报告，测量放线记录、施工现场质量管理检查记录、洽商记录、施工试验记录和报告、工程质量验收文件、隐蔽工程验收记录、施工日志、施工总结、质量事故处理记录、工程质量保证书、竣工图等。

竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。主要由施工文件材料、监理文件材料各竣工图组成。

二、做好煤炭档案管理具体方法

1、首先要高度重视煤炭建设项目档案工作。认识到他的重要性，不按规定收集、整理和保管建设项目档案，就不能通过档案验收，按《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，项目档案不经过验收或者验收不合格的，就不能进行整个建设项目的竣工验收。项目档案验收具有一票否决权，他对整个工程项目的竣工验收起着决定性的作用，说明搞不好项目档案管理工作其他工作就会受影响，这充分体现了项目档案的重要性。项目档案也是施工过程的最原始的记载，它记录了项目建设的全部过程，还动态反映了建设过程中的变化和发展，及中间的每一个环节。它对单位的发展、建设、生产、安全、总结经验、提高管理水平等，都有着非常重要的作用。项目档案的齐全、完整、系统，是科学管理建设项目档案的基础。其次要做好归档档案质量控制，档案管理的质量控制是一个系统工程，它牵涉的人员杂、单位多、时间长。但项目档案资料高质量归档是项目工程建设的最终成果反映，只要真正重视建设工程档案资料的管理，做好全过程跟踪控制，就能有效地控制项目档案资料的归档质量。除此之外，档案对项目建成后也有着非常重要的作用，如在以后的使用、管理、维护、改建、扩建、技改等方面出现问题，都需要通过查档来解决。档案的收集不齐全，保管不安全，整理不规范都会影响建设项目的进行及效益的发挥。档案管理人员要高度重视项目档案工作。就要从项目立项开始，指定专人负责对行成资料的收集、整理、管理工作。工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，工程档案资料就越多。工程项目监理单位工作繁多，应当按规范要求指定专人具体负责管理工程档案资料。

2、制定档案的管理借阅制度;制度健全，措施到位是项目档案在控的保证，建立健全项目档案工作各项规章制度，制定规范的岗位责任，实行考核并与奖励、惩罚挂钩。做到“三纳入”（1）档案管理纳入建设项目管理制度年度工作计划和中长期规划，（2）档案管理应由项目主要领导分管，纳入领导班子的议事日程。（3）档案管理纳入目标管理责任制和岗位责任制，没有规矩，不成方圆，建设项目由于所涉及的单位、人、及环节多，且工期长、规模大、资料庞杂，想要做到规范化、制度化、标准化，只靠档案管理部门的少数几个人是很难办到的。因此，必须制定切合实际的管理程序和组织架构，为做好项目档案工作提供强有力保障。

3、煤炭项目档案工作与项目建设实行同步管理;项目档案资料应实行统一管理，项目档案工作应纳入项目建设管理程序中，与项目建设实行同步管理，工程项目部资料室应根据建设项目的规模、特点建立档案资料管理网络，档案人员根据网络计划跟踪、检查、指导档案资料收集整理工作，项目部及各专业组应配备专兼职资料员，施工、监理、设计等单位要配专人负责档案资料的收集、整理、立卷、归档工作。项目档案资料管理的过程控制要做到三部曲。3.1事前控制，是指工程档案资料的质量管理关口前移，建立工程档案资料质量控制机制。要从工程档案资料材料形成开始，把好档案档案資料来源的质量关。从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。加强工程档案资料的前期管理控制。3.2工程档案资料管理的事中控制，事中控制，是指对工程正在进行过程中的档案资料的形成进行同步检查，实施工程档案资料质量的全过程跟踪管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设过程中，依据前期制定的各项档案管理标准，对相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督和指导。事中控制就是要根据工程实际进度对工程项目资料进行同步检查和经常检查。所谓同步检查就是要求档案资料检查与工程建设同步，尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等等，检查工程原始资料是否真实、齐全、完整、准确、系统，质量是否规范，满足业主要求。 3.3工程档案资料管理的事后控制：事后控制，是指在工程建设完工后，对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查，实施工程档案资料质量的最终管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设结束后，依据前期制定的档案整理细则对承包商的工程档案整理、归档、移交工作进行监督指导。在工程竣工验收时，工程档案验收要同步进行，为确保工程竣工档案顺利通过验收，应对工程竣工档案进行初验，检查各项合同项目档案是否完整准确，整理是否符合规范和业主要求，对所存在的问题提出整改措施并限期整改，在工程总验收前检查整改结果，提出验收意见。对于在工程档案验收中发现的问题要进行收集整理，造成档案丢失或不按时按质进行移交的要进行处罚，同时要及时纠正。

4、认真做到“四同步”，用四同步制度规范项目档案的收集工作。（1）下达计划、任务有同时提出项目文件材料的归档要求，（2）检查项目计划进度同步于检查项目文件材料积累情况，（3）评审鉴定项目成果同步于验收、鉴定项目文件材料归档，（4）项目总结与项目文件材料归档同步。

5、做好项目档案的前期介入工作：要从档案材料形成的源头做起，做到前端控制，开工前，档案主管部门把文件材料的收集范围、建设项目档案的具体要求、归档清单等向工程建设单位进行技术交底。由于建设项目施工现场工作量大且又非常繁忙，资料琐碎，且档案管理又不能产生直接的经济效益，所以对资料整理只限于应付，精力多集中在工地施工上。如不对项目档案资料的管理工作进行检查督导，就会导致大量资料丢失。到最后很可能一塌糊涂，没法进行收集，还要定期对各口相关人员进行档案知识业务培训，提高他们的对档案的认识，提高运用计算机和网络等管理建设项目档案的技能水平，成为业务精通技术精湛，一岗多能的管理能手，使其掌握项目档案管理的规范、要求，不要等到档案验收时，才知道还有整理标准和保管要求，那时资料已经积累了很多很多，不好整改，工作就很被动。所以档案部门要及早跟踪施工进度，及早介入，进行业务指导，对建设项目各种资料要进行定期或不定期检查评比，确保档案在形成过程中就完整、规范，为项目最终通过验收组的验收打好基础。

6、把项目文件材料的收集、归档、整理和列入合同管理。只有对建设项目的资料进行全程跟踪收集和管理，才能收集到完整、齐全，规范的项目档案。对于大型项目，参建单位也多，形成的文件材料更是庞杂，由建设单位全部整理也不现实，建设单位在招标合同中注明对资料的要求，因此在与参建单位签定合同时就应规定项目档案的质量和数量及移交时间等，把建设项目文件材料的档案管理纳入合同管理，实行档案管理责任制，对不按照规定做的、逾期不交档案的，提出整改建议，或是依照规定给予处罚，更严重的的实行责任追究。做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。档案管理人员对移交的资料进行检查、验收和鉴定后，如不合要求责令重改，符合要求后，才能办理移交手续。

7、注重电子及声像材料的收集：不仅要做到纸质档案的数字化加工，还要按照电子文件归档的要求，将所有资料的电子文件一起移交档案部门，为档案的现代化、数字化管理做好基础性工作，应注重声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等这些收集的难点工作。

总之，一个项目从酝酿、决策、设计、施工、竣工，到投入使用，是一個很漫长的过程，期间所收集保存的各种形式与载体的文件材料，都凝集了组织者、设计者、建设者者的心血，档案管理者要强化基础管理，注重过程控制，主动参与项目建设的全过程，认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。做好建设项目档案管理工作，是一项长期和艰巨的任务。从宣传档案的重要性入手，引起人的重视程度，并在保管与利用过程中体现出建设项目档案的价值和作用。在档案管理过程中要不断探索，积极进取，吸取其他单位、其他项目的经验和方法，在工作中不断进步，逐渐提高，找出好的、新的方法，适应各种变化，更好地管理档案，提高专业工作水平，为单位的生产、建设和管理服务。

作者简介

殷力志，同煤集团档案处，副研究馆员。