公司的合同法务管理问题探析

摘 要 作为现代企业，公司在其日常经济交往中，合同是必不可少的法律手段，合同是平等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，是商品交换的法律表现形式。公司能否做好合同的管理工作，是现代公司经营管理一项重要因素。因此，合同的管理和签订对于公司正常经济往来起到关键性作用，本文拟就公司中合同的签订、管理问题进行简单探讨。

关键词 公司 合同 管理 签订

作者简介：仇兆波，陕西财经职业技术学院，法学副教授，法学硕士，研究方向：法学及法学教育。

中图分类号：D922.29 文献标识码：A 文章编号：1009-0592（2014）12-205-02

社会主义市场经济究其本质就是法治经济，换言之也称其为契约经济。现代公司经营中，原材料的采购，产品的销售，一般都都是以订单、合同、发货单、发票等为表现形式，其中，合同是确保公司合法权益的最关键、最重要的证据材料。公司合同管理是指公司对合同的立项、签订、备案审核、履行、变更、转让、终止、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。现代公司通过加强合同的规范管理，依此营造在市场交易中受法律保护的法律权利基础。其目的是提高合同质量，保证合同的全面履行，使企业的合同交易依法良性进行，从而最大限度的维护公司的经济利益。因此，合同管理是现代公司依法治理的重要组成部分。

一、公司的合同管理存在的主要问题

合同管理是公司管理非常重要的内容，各公司都在建立或者加强自身的合同管理工作，合同管理是全过程的动态系统工程。实践中，公司的合同管理主要存在以下问题：

（一）合同主体不适格

在建筑行业中这一问题尤为突出，法律规定，施工企业只有在取得相应的资质证书后，才能进入建筑市场，并且只能在资质等级许可的范围内与发包方签订建设工程施工合同。但是由于我国建筑市场承包人竞争相当激烈，于是就出现了没有资质的个人、单位向有资质的建筑施工企业借用资质，或者低资质的建筑施工企业向高资质的建筑施工企业借用资质以求与建设项目要求相适应，这种行为在法律上被称为“挂靠”，这是一种严重主体不适格的合同。若不注意此类合同主体，到头来受损失就得不偿失了。

（二）合同条款文字不规范，内容不完整

依法订立的有效的合同应当具有准确、明晰的合同文字表述，不能引发歧义和误解，否则，会导致合同履行不能或引起合同纠纷。另外，实践中，有些合同出现条款不全面存在许多缺位的地方，例如，有些合同漏掉了违约条款，这类合同若发生违约，在合同中根本找不到违约处理之约定，使得受害方陷于被动境地，不能依约依法主張自己的权利。

（三）不注重签名盖章的法律效力

合同纠纷诉讼中，最有力和有效的证据当然是有盖章或签名的合同之原件，尤其要注意的是有些合同在其条款中特别约定“本合同自双方当事人签名并且盖章之日起生效”，这类合同就是所谓的附条件生效的合同，判断其是否生效就有了双方签名加上盖章这一标准，但实践中当事人只有签名没有盖章或者只有盖章而没有签名，这对于合同的效力产生诉讼的严重障碍。

（四）应当追究责任而没有追究，而想到追究时却过了诉讼时效

现代经济交往中公司被拖欠合同款项的情况很常见，《中华人民共和国合同法》赋予了合同当事人同时履行抗辩权、先履行抗辩权、后履行抗辩权等十分有效的抗辩权利，但大多数公司不懂行使，也没有及时诉诸法律，当起诉时已超过诉讼时效，丧失了胜诉权，导致合同中的权利再也无法实现。

二、公司合同管理中存在问题的主要原因

公司的合同管理是全方位的、从意向性接触到交易完毕的全过程的工作，千头万绪，出现以上问题在所难免，究其原因主要有以下几点：

（一）管理模式原因分析

现代公司采取公司法律顾问部门统一管理和各业务部门分口管理的模式。在市场经济条件下，公司通过合同所确立的民事关系，是一种受法律保护的民事法律关系，这些法律关系与公司的经营、内部的生产、财务、人力资源、技术的更新改造截然不同，涉及的是法律专业问题，所以大多数公司采取公司法律顾问部门管理合同的制度。一般情况下，公司设立法律顾问部门对公司的合同统一管理，公司的各个业务部门及下辖分公司、事业部作为合同次一级管理主体，负责本部门的合同管理，但实践中，法律顾问部门由于其工作积极性不够，奖惩制度不明晰，而且大多公司的法律顾问工作是和律师事务所签订法律顾问合同的方法进行的，没有将法律顾问部门管理职责强化，从而导致相应问题的产生。

（二）制度建设原因分析

1.缺乏对合同签约人员和管理人员的培训教育。合同签约人员和管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同及其管理的质量。只有通过专门的学习培训，使合同参与人员掌握合同法律知识和签约技巧，提高了合同法律意识、增强合同相关人员的业务技能，才能保障所签合同的有效及完整。

2.相关部门监督管理职责确失。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，对合同的各个环节的工作进行有效监督是一项非常重要的工作。通过监督可以随时掌握公司各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。实践中，相关部门监督管理职责确失，没有同法律顾问部门及其他相关部门如财务部门配合，把好合同的管理关口，从而导致对合同签订及合同履行的监督。

3.违约纠纷没有及时处理。合同体现的是一种受法律强制力保护的权利和义务关系，若当事人违约，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律顾问部门审查合同时一定要结合该合同的特点、对方当事人的具体情况，选择行之有效的违约责任条款，若对方当事人违约，应当及时处理，不要等到时效已过，使自己陷于被动局面。在法定的时效期内，采用仲裁或诉讼等方式，才能减少公司的经济损失，维护公司的合法权益。

4.没有建成现代合同管理网络。建立和健全合同的管理机构（包括专职机构和兼职机构），使公司合同管理覆盖公司的每个层次，延伸到各个角落的有机的组织网络；针对合同每个环节建立健全具体的可操作制度，使合同管理工作形成有章可循的组织网络。通过以上网络的建立形成行之有效的合同管理体系来保障合同各个阶段的合法性、有序性。从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，有些公司并没有形成严格管理和控制，预防合同纠纷的发生的现代合同管理网络。

三、解决公司合同管理中存在问题的法律对策

合同管理的诸多问题导致公司的合同权益不能得到有效的法律保障，其中，签订高质量的合同，是在将来可能发生的纠纷诉讼中，维护公司合法权益的重要前提，笔者认为签订合同时公司应特别注意以下法律事项：

（一）使用和签订合同一定要注意细节

注意合同名称与合同内容是否一致，有些公司使用合同统一文本，但由于使用者对合同性质了解不清楚，审查不仔细，出现混乱使用现象。例如本是买卖合同，却使用租赁合同文本，这样的合同在后期的履行和适用法律条款方面争议难免。是单价还是总价要注意区别，有些公司在销售合同中，标的物并非单一，但只在合同中书写各类标的物的总价款，却不明确具体每种商品的单价，一旦履行一部分后发生争议，就难以确定未履行的部分标的物之价款，从而引发不必要的矛盾和纠纷。

（二）严格审查对方当事人的主体资格

实践中，由于各个合同的主体性质、种类繁多，各职能部门的管理不到位现象比较普遍。基于如此大环境，签约时为预防被欺诈，降低合同风险，一定要严格审查对方当事人的主体资格、履约能力、企业征信情况等。在审查签约主体资格方面一定要慎重谨慎，必须要求对方提供加盖红章的企业法人营业执照、组织机构代码证等，确有必要时可到工商登记部门查看其登记资料，绝对不能仅仅凭名片、营业执照复印件而轻信对方草率签约，一定要杜绝此类情况的发生，不要疏忽大意掉进合同陷阱。

（三）注意用词严谨性和规范性

合同中的每一个字，每一个词，每一句话，都具有其特定的法律意义，不能在合同条款表述中使用有歧义的词句或多义词。尤其要注意法律规定中有特别法律含义而又很接近的词句，如欠条和借条在法律性质、诉讼时效起算是有区别的，在适用时一定要仔细斟酌。再例如“定金”与“订金”一字之差，区别相去甚远。定金属于担保方式，其法律依据是《中华人民共和国担保法》。在买卖合同中若当事人约定买方向卖方支付一笔金额作为“定金”，那么此笔金额就具有担保的法律效力，当卖方全面履行自己的合同约定义务后，定金应当抵作价款。给付定金的买方若违约时，无权要求返还定金；收受定金的卖方不履行约定的义务时，应当双倍返还定金。可见定金具有惩罚违约方的法律功能，可以起到督促合同当事人积极履行合同义务之作用。签约时若误写成“订金”，就不能产生担保作用，因为“订金”在法律上是仅仅被认定为该笔交易的预付款，对违约方不产生任何惩罚性的法律后果。

（四）约定相应的违约责任条款

违约责任是合同当事人不履行合同或履行合同义务不符合合同约定所应承担的民事责任。《中华人民共和国合同法》对违约责任均作了了明确的规定，特别是该法第一百一十四条规定，当事人可以约定一方違约时应当根据违约情况向对方支付一定数额的违约金。签约人若能很主动而有技巧的运用以上法律的规定，当对方当事人违约时就可化被动为主动，依法要求违约方支付违约金，还可继续要求对方履行合同义务，这样就不拍对方违约，并且还有利于合同纠纷的迅速解决。

（五）管辖法院约定要明确，仲裁机构名称书写要具体

合同纠纷案件中，在诉讼管辖方面经常发生争议，耗费时间和精力，我国《民事诉讼法》规定，合同的双方当事人可以在书面合同中协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖，但不得违反本法对级别管辖和专属管辖的规定。在签订合同时，双方一般比较友好，比较容易达成一致意见，应当事先约定明确的管辖法院，就不会给对方留下管辖权异议的机会。若是选择仲裁应当注意选定明确，具有唯一性的仲裁委员会，对仲裁机构必须写具体的名称，如咸阳仲裁委员会、西安仲裁委员会。如果写的笼统，会导致仲裁协议或仲裁条款无效的情况。

总之，公司合同管理是对自身为一方当事人的合同之订立、履行、变更、终止等一系列法律行为的有效掌控，合同的管理和签订是现代公司经营中的一项重要工作，它不再是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理，现代公司若能对合同实施有效管理，将为公司维护自身合法权益夯实相应的法律基础。

参考文献：

[1]全国人大法工委主编.中华人民共和国合同法释义.人民法院出版社.1999年3月.

[2]王利民.合同法研究（第1卷）.北京：中国人民大学出版社.2002年版.

[3]崔建远主编.合同法.北京：法律出版社.2003年版.

[4]最高人民法院经济审判庭编.经济审判指导与参考（第3卷）.北京：法律出版社.2000年.