加快档案信息化建设步伐促进企业档案管理现代化建设进程

赵秀丽　田欣

摘 要：本文以矿山企业档案信息化建设为依托，系统分析了鞍钢矿业所属单位档案信息化建设现状以及档案管理存在的主要问题，提出了鞍钢矿业档案信息化建设的发展方向、思路及措施，旨在进一步加快矿山企业档案信息化建设步伐，促进矿山企业档案管理现代化建设进程。

关键词：档案 信息化 现代化 矿山企业

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）08（a）-0244-02

随着计算机技术的高速发展，计算机已经逐步代替了原有的手工办公，各类计算机管理系统、计算辅助设计系统、办公自动化系统已经逐渐被大型企业所采用，大量的办公文档已经逐步被电子文件所取代。给档案工作提出了新的研究课题—— 这就是档案信息化建设。档案信息电子化、数字化建设是顺应时代潮流、适应时代发展的新举措、新要求。

档案是企业在生产建设和职能管理活动中形成的具有保存价值的不同裁体的文件材料，是企业的宝贵财富。档案工作是企业向规范化、标准化、现代化发展的重要保障。矿业公司是一个具有近90年开采历史，集采、选、烧、球、辅料矿山、矿山机械设备检修、科研设计为一体的大型黑色冶金矿山联合企业，是集团公司的钢铁主要原料和辅助原料基地。矿业公司自1964年组建以来，历经机构重组、精简、变革，档案在长期的建设、生产、改革、改造中，逐年增加，发展至今，共形成18种室存档案：文书档案、财会档案、人事档案、科技档案、设计档案、施工档案、教学档案、新闻书稿、照片档案、荣誉档案、印章档案、人物档案、声像档案、电子档案等。其中科技档案根据专业性质的不同，又分为基建档案、设备档案、科研档案、产品档案、地质档案等。保存完整、收集齐全的档案资源在矿山的生产建设、改革改造、设备更新、信访纠纷等方面起到了重要的凭证和依据作用，为矿山生产经营顺行、改革改造创新奠定了坚实的基础。

1 矿山企业档案信息化建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在矿山企业管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、ERP应用，管理信息系统以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为矿山企业档案工作发展的必然趋势。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到矿山企业档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到了深刻的影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子信息档案管理重要性的高度体现。矿山企业档案信息化建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。

近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，公文管理系统的应用，导致了大量电子文件的产生。电子档案的出现给档案管理提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、归档、保管和利用工作。目前，矿山企业档案保管、利用与形势的发展要求还不相应，有的仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，这是矿山企业档案资源的面临的一个亟待解决的问题。

2 矿山企业档案信息化建设中存在的主要问题

2.1 思想观念问题

档案管理工作伴随着企业的生产经营、改革改造逐年形成，传统的档案管理模式正面临着计算机技术、通信技术、网络技术及多媒体技术的巨大冲击。不转变传统的管理方式和方法，已经无法适应现今的档案管理要求。很多单位虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力，档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过档案信息化的建设，一方面可以提高文件形成者的档案归档质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入到企业信息管理系统之中，使之成为档案管理的自觉行为，从而提高矿山企业档案管理质量。

2.2 信息管理功能问题

目前，矿山企业已经应用的档案管理系统在功能上存在着一定的局限性，单纯的目录检索已经不能满足信息化管理的需求。一方面，由于信息的快速增长，各种形式的档案资源呈几何递增趋势，传统手工管理方式效率低，无法在时间和空间上满足使用者的需求。另一方面，由于信息技术的广泛应用，越来越多的档案不再以纸质传统形式为载体，而是以磁盘、光盘等新型材料为载体直接存放于计算机之中，从而迫切建立功能齐全的档案管理系统，使档案管理信息化成为一种必然趋势。

2.3 信息资源共享问题

数据质量和信息资源共享是计算机管理系统成败的关键，目前，矿山ERP建设正在紧锣密鼓的进行，档案信息系统和ERP网络建设还没有完全统一，数据质量和信息资源的规范性、开发性、服务性、共享性，还不能适应矿山档案信息资源开发的要求。有些电子信息文件具有可改性，经更改后除与原文对照，否则不能确定是否更改，另外，磁盘、光盘等碰撞、电磁干扰等都容易造成全部数据的不可用。

2.4 档案信息管理人员的素质问题

实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代化技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

2.5 安全性、保密性方面问题

目前，矿山企业虽然已经实现了办公自动化、无纸化，这使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者会面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。另外，专兼职档案人员的保密意识和安全意识需要进一步增强，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等系统安全和保密等级防范意识等需要进一步增强。

3 加快矿山企业档案信息电子化建设的重要意义

实现档案管理信息化，能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其重要意义在于以下几点。

（1）可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。

目前，大多数基层单位档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

（2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。

手工信息加工工作模式是“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的快速应用价值。档案信息电子化，可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序。

（3）档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了档案的应用效果，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

4 矿山企业档案信息电子化建设的建议

4.1 加快矿山企业档案标准化制定工作

档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，积极贯彻国家《档案法》、《国家保密法》、集团公司《企业档案工作规范》等各项制度，规范矿山档案信息电子化工作。重视针对矿业特点的档案管理软件的开发和应用，在软件开发方式上，应依照国家标准并结合矿山实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、科研单位合作等多种形式进行研发工作，形成符合矿业档案工作发展趋势的管理软件。

4.2 加快矿山企业档案信息管理系统软硬件建设

要尽快配齐计算机硬件设备，系统软件的开发应用和完善，要通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为实现全系统连网应用创造条件。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，既可节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。要加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息电子化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。

4.3 加快矿山企业档案信息化业务培训，提高各级各类人员综合素质

档案工作者要接受相关的技能培训，学习开发的其他门类的知识，以提高档案管理人员收集、整理、编目、检索、录入、查找的工作能力：一是软件操作和维护技能培训，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。二是网络知识的学习和培训，档案工作人员要及时捕捉各方面信息，针对企业人员需求进行组织，提高传播效率。三是档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，要引导档案工作者正确应用现代技术，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。档案管理者要充分认识这个现实，长远规划，系统部署，有针对性的加强素养提高，促进档案工作健康、和谐地发展。

参考文献

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