浅议实物档案如何科学管理与分类保存

刘芳

摘 要：本文从实物档案的主要基本特点和实物档案保管措两方面，介绍实物档案如何加以保护，并延长其保存、利用的寿命，长久体现价值的存在。

关键词：实物档案；特点；保存方法

1 引言

在档案馆保存的实物档案中，由于种类繁多，性质的不同，使得实物档案管理也不太方便，容易出现混乱。实物档案有一个共同的特点——载体形态各异。其特点不仅对实物档案的保护不利，且还影响着实物档案的提供利用。实物档案的保存与利用，迫切需要档案部门解决的实际问题。当前，国家绝大多数档案馆还没有形成规范的实物档案保管操作规程，也不具备成熟的保管技术与方法，很大程度上还是依赖于纸质档案保管，这样使得许多珍贵的实物档案得不到有效保护，甚至有的濒临损坏。鉴于此因，研究如何对各种形式的实物档案进行有效保管非常重要。

2 实物档案的主要基本特点

实物档案不像纸质档案在形成时间上的周期性，不像胶片档案在载体尺寸上相对的固定性，也不像声像档案那样既定的载体材料。所以，实物档案的收集、保管就更为复杂。实物档案需要档案工作者做到主动式的收集，并对各种载体全方位的进行技术保护；需要从管理环节的操作规程并运用技术手段加强管理，也就是说实物档案的管理要开辟一种全新的档案管理模式。

由于实物档案有别于现有主流档案的特性，这必然会给保管工作带来诸多新的问题。便于管理的纸质档案、声像档案等载体和信息的保护方法，这也不一定适用于实物档案。因此，准确把握实物档案保管的特殊性，对其进行科学、合理的妥善保管尤为重要。

1、空间局限性。实物档案的多样性，载体的各异性，这不仅给档案的分类带来不便，而且还会威胁到档案库房的保管空间。实物档案小的可以是一枚徽章，大的可为一幅牌匾，甚至更大，这相对于现有的档案库房来说，其所需的空间就大大超出普通库房的承受能力。随着时间的推移，越积就会越多，其保存的空间就会受到很大的影响，以致无法持续。

2、时间不确定性。奖牌、证书等形式的实物档案，往往是某一单位或部门所取得工作成绩的物品，而成果的取得是不以人的主观意志为转移的，不具有时间或主体上的规律性。所以，档案部门无法预知何单位、何时会产生实物档案，也很难及时准确地收集到所需档案，这就给整理、保管和利用带来诸多不便。

3、保管技术的限制。由于实物档案的载体形态各异，材料多样，大小不一，其载体形态又可由玻璃、金属、布料、塑料等多种材料构成，并且载体上的信息内容有镀金、油漆、墨汁等多种的表现形式。而各类材料的不同，其保存环境和保管方式也不尽一样，统一载体也可能由于信息表现手法的不同而在保管要求上各有侧重。所以，现今的纸质档案保管技术，就不适合或不能满足各种样式的实物档案的保管需要。保管技术的不成熟，也成为了制约实物档案保管工作发展的一个重要瓶颈。

4、档案备份的困难性。纸质档案、声像档案、电子档案，为便于用户利用，常保存档案原件的同时，相关部门还保留有一定的档案备份件。而实物档案制作备份就很不方便了。逼真地展现档案原件，在外型、色彩、工艺等方面的复制技术的要求较高，难度较大；同时，复制件所占有的空间会大大增加。所以，实物档案的实体备份也不能有效地解决档案长期保存的问题。

3 实物档案保管措施

掌握了实物档案保管的特点，采取相应的手段和技术措施，才便于实物档案的妥善保管。

1、提高相关人员的保护意识与保管人员的业务素质。在左右档案安全保管的根本性因素中，档案工作人员和利用者由此共同构成了主体，他们对档案的“生死存亡”起到了主导性的作用。所以，必须强化其相关人员的保护意识，要求在对档案进行日常维护和操作处理的过程中，时刻注意实物本身的保护，严格按照相关的制度规范和操作流程进行，不能随意或擅自对档案进行违规或不正当的处置；任何利用场合主办方都必须在提供利用之前对用户进行必要的保护知识教育，尽可能减少在实物档案参展或外借过程中人为因素造成碰伤、丢失等事件；合格的档案工作者在精通业务知识的同时，还必须熟悉与档案相关的历史、文化等背景知识。对各实物档案所反映和展现的历史事实和相关背景的掌握，不仅是档案保管的需要，更是确认档案保存价值的必要。

2、规范档案管理体制建设，构建实物档案保管标准体系。现代化的工作流程理念，也迫切需要实物档案保管做到规范先行，以明确的管理和操作规定统一各职能部门的相关工作，夯实保管基础。第一，要完善收集标准规范。因实物档案概念外延的模糊性，档案部门也将实物档案视为已有，并加大了收集的力度，使得一些档案馆盲目扩大馆藏，这给保管带来很大负担。对此，需要以标准和规范的形式明确实物档案的收集范围，并兼顾馆藏和保管条件，立足现有资源最高效率的维护实物档案完整与安全。第二，加强实物档案保管技术规范的建立。尽快建立保护技术的相关标准，则是指导实物档案保护工作的关键。载体的特性也决定了实物档案的保护不能再沿用纸质档案的技术方法。实物档案载体本身的多样性，这也无疑加大了相关技术标准制定的难度，并已成亟待解决的问题。

3、大力开展实物档案保护技术的研究，延长有效保护时间。由于实物档案信息内容完全依赖于载体而存在（特别是经雕刻、铸造等工艺处理的奖杯、牌匾等），其信息更是由载体的变化而表现出来。因此，保护实物档案的重点应定位在载体保护上，要延长载体的寿命，保护技术则是关键。一是要注重实物档案日常保存环境的研究。进后大都储存在库房中，周围环境的温湿度、光照强度和清洁度等，都会影响其寿命。因此，合理准确地控制保管环境则是核心工作，也是长期保存的根本条件。二是注重实物档案展览期间的技术保护。实物档案直观鲜活的外部特征，吸引着人们的视线，高频率的展览，将会造成不同程度的损伤，有时在运输途中中也容易造成毁坏，这都需要在利用过程中采取相应的保护措施加以防范。三是加强对实物档案修复技术研究。很多收进馆的实物档案都具有较高的历史价值，其中部分档案载体本身就是价值的最鲜活体现。所以，实物档案遭到破坏，很可能由于其制成材料或制作工艺等方面的原因造成档案载体修复的困难，这样档案信息就难以还原。档案保护工作者必须深入研究实物档案各类载体制成材料及相关制作技术，并能有针对性地完成档案修复任务。

4、科学的分类和合理鉴定，使实物档案便于保存。鉴于实物档案载体材料的复杂性，形态差异性，这也给档案管理带来诸多不便。为了能使保管工作尽可能的完善、合理，应重点做好实物档案的科学分类与准确鉴定工作。

1）对实物档案进行必要的科学分类。由于分类的标准多样性，可根据归档单位、档案反映的信息，将其分为不同的类别。从延长档案寿命的角度上，可将统一载体的档案材料的档案，归并为一类较为合理，这也是普遍应用的分类方法。

2）对实物档案进行必要的准确合理的鉴定。结合档案产生的背景环境，对实物档案进行鉴定。从内容和载体方面人手进行评价。对不同价值层次的档案，可以按照永久或长期保存、暂时保存、销毁等不同方式进行处理，以确保馆藏档案的质量。加强档案的鉴定，也是提高实物档案保管效率的一个重要途径，其现实意义也非常重大。

4 结束语

作为实物档案来说，从某种程度上则体现着一个单位的发展史和光荣史，它有着不可代替的地位与作用。因此，我们应根据其各自的特点，实行分类管理、合理准确鉴定，采取必要的技术措施加以保护，以延长实物档案保存寿命，体现价值存在的持久性。

参考文献

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[2]南京档案馆.南京市实物档案管理办法，2006-7-30.

[3]王世强.谈谈实物档案的管理.兰台世界.

[4]青岛市.档案馆.青岛市机关实物档案管理规范（试行）.endprint