深化实践教学改革,提高文秘专业学生档案管理工作能力
2014-09-15张宇华陈新
张宇华 陈新
档案管理工作能力是文秘专业学生应具备的一项基本业务能力,《档案管理》是文秘专业的主干课程之一。当前,在高职教育深化实践教学改革提高对学生的实践能力和职业能力培养的形势下,《档案管理》课程教学改革相对滞后,在一些院校仍然不同程度地存在理论和实践脱节,学生没兴趣学教师不愿意教、学生档案管理工作能力不适应工作需要的状况。本文拟结合教学改革实践探索提高学生档案管理工作能力的途径和方法,以期对档案管理教学改革起到抛砖引玉的作用。
一、高职文秘专业档案管理教学存在的问题
(一)重知识教授、轻实际工作能力培养
档案管理是一门实践性很强的应用性学科,它除了需要广博的理论知识做支撑外, 更需要在实践中培养学生对实际问题的解决能力及实际动手操作能力。但是,在长期的《档案管理》教学中,却存在着重视理论知识的传授而轻视实际工作能力培养训练的现象,往往是“老师在上面讲,学生在下面听,从理论到理论”,学生学习档案管理仅限于了解一些基本概念、一般知识,至于如何操作,对一个单位的档案怎样进行科学管理则茫然不知所措。重知识轻技能的做法完全背离了高职教育培养高端技能型人才的要求。
(二)教学内容枯燥、教学方法僵化
档案管理本身是一门科学,有逻辑性很强的知识体系和技能体系,有些老师在档案管理教学中照本宣科,对文书整理归档的意义、范围、原则、方法、步骤以及档案整理、保管、检索等工作稍加解释或不加解释一股脑灌输给学生,教学内容抽象、枯燥。不少档案管理老师在授课时仍以讲授法为主,条分缕析进行知识条文教授,教师讲得头头是道,学生听得兴味索然,上课有的睡觉有的聊天。有的老师有时也采用案例教学或讨论教学法,但或因案例陈旧或因讨论内容乏味学生参与的积极性不高。导致师生关系冷漠疏远,教师指责学生不认真学,学生埋怨教师讲课水平不高。因此,在一些学校很多老师不愿意教授档案管理课程,认为该课程太枯燥乏味,费力不讨好。档案管理课程教学在不少高校遭受冷遇。
(三)实训环节薄弱、实践教学体系不完备
与文秘专业其他专业主干课程(如《秘书实务》、《秘书写作》等)比较而言,档案管理课程在实践教学方面还存在很大的差距,主要体现在:在实践教学上缺乏系统的有梯度的实践环节安排;很多学校档案实训室或实践基地建设没有跟上,缺乏实践场所和实践环境;也有的实习指导教师在指导学生实习时指导不到位。总之,目前的档案管理实践教学远远不能适应社会对秘书人才和档案管理工作的要求。
二、原因分析
存在上述问题的原因,主要有以下几个方面:
一是学生对档案管理工作的重要性认识不够。学生没有深刻认识到档案管理工作在秘书岗位群工作重要性,导致其缺乏学习的自觉性,仅凭兴趣和个人主观意愿出发学习,缺乏自控力。
二是教师自身实际档案管理工作能力不足,实践教学能力欠缺。不少学校教授档案管理课程的老师自身缺乏档案馆(室)工作的经历和背景,缺乏档案管理实际工作经验,这必然会制约其实践教学能力。
三是档案管理课程实践教学改革力度、深度不够。在教学内容上没有做到理论与实践的统一,没有突出对秘书职业能力的培养;在教学方法上没有突出学生主体、实践操作,课内教学与课外实习、实训结合不够;缺乏实践教学体系的构建和相关实践教学条件、环境。
三、深化实践教学改革,提高学生档案管理工作能力的途径和方法
(一)通过市场需求调研明确档案管理工作的重要性,提高学生对档案管理学习的积极性
事实胜于雄辩,调查最有说服力。为了解决学生对档案管理工作的认识,我们组织文秘专业师生在2013年进行专业调研时特别加入了关于档案管理工作内容和应具备的知识能力的调研内容。文秘师生分组,采用问卷、访谈、网络调查和电话调查相结合的方式深入河北省、石家庄市大中专毕业生人才交流会进行调查,并对文秘专业毕业生特别是近三届毕业生展开就业情况调查。调查显示,高职文秘专业的学生就业单位主要是民营企业。民企需要的文秘人员实际上是“综合文秘”,因单位规模相对较小,文秘分工不是太细,文秘人员往往身兼多职,集文秘工作、档案管理、人事等多种工作于一身,可以看出社会对文秘人员的综合能力要求比较高。另外,调查还显示,85%的单位都要求文秘类毕业生要有实践经验,仅有15%的单位对此没有硬性要求。对于档案管理来说,不仅要学习扎实的档案工作知识,还必须具备过硬的档案管理实践操作能力。通过调查,学生明确了档案管理在文秘工作中的重要地位,增强了其学习档案管理进行实践锻炼的主动性和自觉性。
(二)加强师资队伍建设,提高教师档案管理实践教学能力
1.教师要深入档案馆(室)实习
教师实践能力的高低直接影响着实践教学的效果。不少文秘专业教授档案管理的教师,大学毕业直接从事教学工作,自身缺乏实际档案管理工作经验,讲起课来难免照本宣科。要解决教师实践教学能力,必须到档案馆(室)实习,可以脱产在档案馆(室)工作一段时间,最好半年以上;没有条件脱产的教师可以利用假期去档案馆(室)实习或在课余时间去档案馆(室)兼职实习。只有在档案管理实践中才能提高教师自身的档案管理工作能力和实践教学能力。
2.聘请有经验的档案管理工作人员做兼职教师
要聘请那些档案管理工作经验丰富的档案管理员或档案管理行家做兼职教师,一方面可以弥补专任教师实际工作经验的不足,另一方面也便于和这些档案馆(室)建立良好的合作关系。可以请他们为学生开设讲座,指导学生在档案馆(室)实习,条件允许的话还可以安排一定的课时。专兼职教师通过加强沟通交流,互相学习,可以有效地提高教师队伍的整体水平,提高人才培养质量。
(三)构建完善的实践教学体系,提高学生档案管理工作能力
构建完善的实践教学体系,是提高学生实践能力的保障。档案管理的学习贯穿学生整个大学学习期间,而不是仅仅在档案管理课堂上进行。具体包括以下环节:endprint
1.档案管理工作岗位和工作内容认知
(1)初步认知。新生入学,我们要进行专业介绍和职业岗位认知,系统为学生系统介绍文秘专业人才培养方案和三年教学计划,带领参观办公室和档案室等文秘及相关岗位工作场所,使学生初步感性认知秘书岗位内容,使学生明确档案管理工作是文秘工作一项重要内容。
(2)接触感知。教师引导文秘专业学生平时注意搜集班级、社团活动的文书和档案材料并进行分类整理,让学生潜移默化中接触档案管理知识和技能。
(3)深入认知。在第四学期(即学生大二的第二学期)开设档案管理课程,带领学生先去档案室实际参观学习,深入详细了解档案管理知识和技能,为系统学习档案管理知识技能奠定基础。
2.档案管理专项技能训练
教学中将档案管理工作中真实的工作任务、项目引进课堂,分模块进行档案专门知识和技能的训练,按档案管理岗位要求和工作标准组织教学。按照档案管理的工作过程和工作内容,教学中分成六大模块,进行单项技能训练:模块一、档案的收集与鉴定;模块二、档案的整理;模块三、档案的保管;模块四、档案的检索;模块五、档案的利用;模块六、电子档案管理。
3.综合技能实战训练
利用每年上半年整理移交上一年度的档案的工作机会,组织文秘专业参与到文书档案的整理归档工作中来。我院档案管理规范,标准高要求严,我们将文秘专业学生分组,分配到学院主要部门如办公室、档案室、组宣部、教务处、科研处等,协助他们整理档案,编写大事记。由于各部门在这个阶段档案整理的时间紧、任务重,学生在综合实训过程也比较辛苦,经常需要加班加点,但经过实际的锻炼,学生档案管理工作能力明显得到提高。
4.顶岗实习
安排文秘专业三年级学生在实习基地进行顶岗实习。实习基地包括石家庄市文化广电新闻出版局、石家庄市卫生局、石家庄国家动漫产业发展基地创业孵化园等单位。其中档案管理作为一项重要的专业实习内容,让学生作为员工在实际工作岗位上进行文书与档案管理工作等工作内容的实习实践,进一步提高档案管理实际操作技能。
经过比较系统的有步骤的档案管理实践教学,切实提高了学生的档案管理工作能力。档案管理实践教学还处在探索阶段,还需要进一步完善,相信只要我们在教学中坚持以就业为导向,把握培养学生实践能力和综合能力素质这个主线,坚持不懈,勇于创新,善于实践,就能不断把档案管理实践教学改革推向深入,培养出更多“社会需要、行业认可、企业能用”的高素质、高技能文书档案管理人才。
(作者单位:石家庄信息工程职业学院)
主要参考文献:
1.吴青霞.高校文秘专业《档案管理学》教学改革途径.湖南科技学院学报.2009年10月.第30卷第10期
2.王 琦.谈《档案管理学》课程中的实践性教学环节.扬州职业大学学报。2007年3月.第11卷第1期
3. 王婉萍.高等教育职业化教学改革的思考与实践.太原大学教育学院学报. 2007年6月.第25卷第2期endprint