科技档案形成与管理工作中的难点与对策

孙越

企业科技档案管理的好坏直接关系到企业的整体建设。作为档案管理人员应充分认识到档案管理工作的重要性，认真履行职责，在档案的形成和管理的各个环节中充分发挥主观能动性和工作积极性，使企业科技档案更好的为企业服务。然而一些经常性出现的问题常常制约着档案的质量、安全和利用价值。

一、收集阶段落实责任

企业档案管理工作包括收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等六项工作。收集工作是档案工作的起点和基础。只有把应归档的资料收集起来，才能保证档案材料的完整性和系统性。收集质量的好坏，收集的齐全与否，直接关系到档案的利用价值。收集工作是一项很复杂的工作，涉及方方面面，不但需要档案人员的辛勤劳动，还需要有关单位和个人的积极配合。

以基建档案为例，基层企业中由于项目多，环节复杂，建设周期长，参与建设的施工单位多，施工单位人员更换频繁，以及本单位相关部门归档意识差，工作方法陈旧等人为因素，导致归档渠道不畅，严重影响档案的安全、保存和利用，从而影响档案工作的发展。

每一个建设项目都会涉及诸多部门，环节较复杂，因此在不同时期的各个阶段、各部门会形成不同的档案材料。应落实好档案收集责任，如果基建是实行总承包的，需由各分包单位负责收集、整理分包范围内档案资料，然后交总承包单位汇总、整理。如果基建项目由甲方分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，并直接交甲方汇总、整理。工程项目监理阶段由监理单位负责收集、整理和监理有关的档案资料。在工艺设备阶段由本单位相关部门负责收集、整理档案资料，涉及到安装调试阶段还是应由施工单位负责收集、整理档案资料。投产准备、试生产、竣工验收阶段及科研攻关阶段都是由本单位相关部门负责收集、整理。

二、做好档案安全工作

档案安全在档案工作中处于极端重要的位置，档案安全重于泰山，是档案工作的生命线。在档案安全工作中一旦灾难发生，无论自然灾害、人为灾害对档案所造成的破坏都是巨大的，甚至是毁灭性的，它是档案安全最大的威胁。但是由于资金困难、安全意识不强、从业人员经验不足、领导不够重视等等原因，人们有意无意的忽视了这个问题。但是灾难发生的不确定性以及不可抗拒性，使很多人不愿意在此花费过多的精力和金钱。

灾难重在预防，充分合理的预防工作对灾难管理意义重大。首先，要对馆藏有充分了解，按照重要程度划分等级，明确灾难发生时抢救的重点；其次，明确职责分工，专人顶岗定位，制定严格的灾难管理责任制度；再次，针对可能遭受的各种安全威胁做好防灾预案；最后，在日常工作中做到经常检查电路，注意防灾工具的有效性。在硬件上，要配有防火、防水、防盗、温湿度监控调节装置以及录像监控等安全措施。不仅如此，重要的档案还要进行数据备份，加装容错系统，以防止网络内部某些子系统出现故障。这些点滴细节就有可能避免一场真正的灾难。

在档案的安全工作中，技术防范固然重要，但代替不了人的积极作用。充分利用各种手段和渠道，提高档案管理人员的安全意识，加深他们对档案灾难和安全管理的认识，并将这种意识融入、转化到日常的具体工作中。使之在灾前预防中积极准备，灾难发生时临危不乱，灾后恢复时抢救有序。总之，人在档案的安全管理中发挥着核心作用，调动人的积极性对进行合理有效的灾难管理十分必要。

三、积极争取领导支持

档案管理是一项与业务发展、历史文化传承紧密联系的基础性重要工作。档案资料匮乏，基础薄弱，利用率低，时间久了，档案工作在人民心中的地位、社会存在价值就会大打折扣，在经济发展、工作任务繁重、讲究快节奏、高效率工作的新形势下，只有加强档案管理，为单位、为社会提供有效利用，才能适应社会发展需求。

很多人包括一些领导认为档案部门收集、整理档案是轻而易举的事，谁都能干，无需多少学问；或者认为档案工作的好坏对单位的发展影响不大，不予过多考虑，从而在思想上未引起总够的认识和重视。因此，档案管理人员要注意经常主动地向领导汇报档案工作管理情况，宣传国家档案法律法规和有关重要文件会议精神。档案工作不是可有可无，而是非常重要，必须做好不可。引起领导思想重视，把档案工作纳入工作议事日程之中，切实加强对档案工作的督导和对财力、物力、人力方面的支持。

四、加强硬件建设

随着社会经济的发展，现代科技办公手段在档案管理中得到广泛应用，工作效率大为提高，但也给档案管理加强硬件建设提出了更高的要求。特别是随着进入无纸化办公时代，在电子文档规范化的今天，现代化设备已经成为档案管理的必备工具和手段，这已经不是仅仅改善办公条件的需要，而是新时期做好档案工作的必要条件。

但是由于电子文档涉及的技术环境较复杂，对设备有很强的依赖性，而计算机软硬件设备技术的发展优势日新月异。当前，电子文件管理无标准可依。使得拷贝成软盘的电子文档散落在各类人员手中，没有系统地收集整理，常常处于自生自灭、可有可无的散乱状态，随时间的流失而逐渐丢失，电子文档的快速检索、传递及同时满足多用户等优越性得不到充分体现，造成极大浪费，又由于电子文档的可删改性使得电子文档的权威性很低。

根据这种情况，可以采用纸质文件与电子拷贝双重备份的管理，将电子文件用可脱机保存的载体备份下来，纸质与磁盘制成双重备份，分别归档管理，但保持一定联系。目的是：利用纸质文件将电子文件的内容固定，解决电子文件的易变动、易修改的问题；利用磁盘光盘将机上的电子文件转换格式，或改变结构进行必要组盘，以保留电子文件在检索、传输、存储方面的优点，从而高效、方便地满足对文件信息的利用。这种方式可以对电子文件的信息起到很好的保护作用，在目前不失为一种较好的解决办法。

档案工作平凡具体而且繁杂琐碎，在外人看来平淡无奇，工作上干不出什么名堂，事业上难有作为和发展。然而只要端正态度，踏实敬业，档案工作一样可以做出成绩。

（作者单位：河北港口集团港口工程有限公司）endprint