关于加强人事档案管理工作的思考

刘洁

人事档案管理具有很强的严肃性、政治性、原则性，要求的专业性较强、涉密程度较高、保密要求很严。需要档案管理人员不但要有严谨的工作态度，更要能坚持工作原则、严守保密纪律，思想政治素质过硬、大局意识强，只有这样才能做到规范、科学管理，促进人事档案管理较好发展。

一、存在问题

（一）部分单位对人事档案的重视程度不够，领导思想认识片面。一些单位领导对人事档案管理工作缺乏了解，对人事档案的作用缺乏认识。在实际工作中重视不够，特别是在人事工作不断改革深入的今天，只重视人事管理的其它工作而忽视人事档案管理工作，严重的影响当前的人事管理需求。由于监管不严，在交接、经办、管理和使用过程中存在老好人、只求过的去、不出事等思想。影响了人事档案管理的严肃性，同时也给人事档案管理工作带来了许多不应有的麻烦。

（二）信息核实不认真，立卷不够规范，案卷质量不高。随着人事体制改革的不断深化，干部人员的考察、考核、学历、培训、聘任、专业技术晋升、人员工薪审批等需要入档的材料增加，给人事档案材料的收集工作带来了新的要求。同时也增大了收集材料的难度。有些档案在转递过程中未严格按照档案管理的要求密封，有的材料不完备，有的存在人为涂改迹象，有的单位管理不规范，档案本人携带。如果调入单位的人事工作人员没有严格审查核实，势必影响档案的完整性和正确性。收集材料是基础，所以对待材料一定要认真整理，严格审查，保证人事档案质量，保证原材料的真实性。同时要按人事档案管理工作相关要求，对人事档案原材料进行统一标准整理装订。

（三）日常管理不规范，管理技术手段落后。部分单位的人事档案管理工作人员工作经验不足，不会管或不善管，有的人员没有意识到人事档案管理的保密性或保密意识不强，日常工作中尤其是在人员档案上造成失、泄密事件。在日常档案整理过程中，有的单位认为单位小或人力财力有限，没有利用电子信息化管理，有的利用电子信息化管理，也把重点放在将名字与档案号输入、输出与检索的管理上，以方便档案的查找，现代化信息化管理的潜力完全不能发挥出来，没有在根本上解决人事档案管理手工操作运转慢、效率低的问题。

综上所述，档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。在单位的人事档案管理实践中，人事档案是人员管理中人的基本信息的主要依据，是人事档案管理中的核心“人”的历史及现状的一个真实反映，储存了大量的人力资源信息，它真实完整的记述了档案人员从建档起的个人经历，德、才、绩表现以及档案人员的成长、发展过程，是历史地、系统地、全面地考察档案人的德、才、绩的重要依据。

二、几点建议

（一）单位领导干部要重视。各级领导的重视是做好档案管理工作的前提。档案工作是一项长期而有连续性的工作，需要办公软硬件配备齐全，要投入大量的人力、物力、精力。领导的重视能为档案工作的有效、有序开展提供保障。

（二）日常管理工作中要规范化。人事档案管理人员工作不仅要熟悉档案管理法律法规、更要熟悉人事档案管理工作的每一个环节，形成档案原始的基本要求，尤其是每一种每一类材料的收集、分类、归档的要求要了如指掌，真正能做到日常管理按制度办，按规章办。对档案人员的材料要及时收集、随时收集，对该补充档案材料要及时补充，对收集到的档案材料，要从材料手续完备、表述内容是否准确、精炼，材料观点是否明确无误、档案逻辑是否符合等方面认真鉴别，对于不符合要求的材料要及时退回，限期更正归档，对于不属归档范围的材料，及时退还给相关的人员或单位。

（三）日常管理工作中要做到信息化、网络化。信息化是指改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。在人事档案日常工作方面尽量实行信息化操作，利用计算机、扫描仪等现代化办公设备，使人事档案管理信息化，建立健全干部人事档案数据库的原始数据系统。平时做好干部档案日常管理信息化工作，做好档案编目、检索、借阅、查询等工作。利用信息化技术，对人事档案工作进行合理、灵活地开发利用。做好日常的保密工作，在条件允许的情况下做到专网管理。做不到专网的，要及时做好物理隔绝。把形成人事档案原始材料的各有关单位和收集部门紧密联系起来。对于档案工作缺少的情况，要及时经常的与形成档案材料单位联系，及时把缺少材料补齐。时间过长，也就失去了材料的来源，信息的反馈和渠道的畅通。

干部人事档案是历史、全面、系统、详细了解干部的依据，是为组织正确选用干部、用好干部提供的有力证据，是做好人事工作的必备基础条件。新时期下，如何提高人事档案管理工作水平，开发人事档案本身所具有的潜在价值，使人事档案成为真正有用的信息资源，从而更好地为干部人事工作服务，成为当前一个崭新的探索课题。因此人事档案管理工作也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用。不断提高人事档案工作的利用价值，从而推动人事档案管理工作更好地发展。

（作者单位：保定市交通运输局）endprint