网络环境下的文档管理工作刍议

王文莲

在网络环境下，文档管理对象由原先的纸质文档为主逐步向纸质文档、电子文档并存，甚或是电子文档独领风骚的电子时代转变，如果仍固守传统的管理模式与框架，必将影响文件与档案在网上功能的扩展。适应时代要求，运用网络信息技术实现对传统文档管理工作的催化和改造，是拓展文档信息的生存价值和发展空间的必由之路。

一、网络环境下文档管理工作面临的新变化

1.文档信息对设备的依赖性。电子文档的数字化信息形态，对设备的依赖性显而易见。而计算机设备及其网络遇到的诸如病毒侵害、黑客骚扰、硬件失灵等意外破坏，决定了电子文档面对意外事件表现出来的脆弱；互联网的开放性，又决定了在保密技术不成熟的环境下，电子文档的安全将时刻面临考验；随着时间的推移，电子文档的可读性能，同样存在着对设备的高度依附。

2.更加重视对信息的贮存与转换。纸质文档，由于其信息与载体是统一的，存贮与读取都相对稳定；电子文档不同，在没有阅读工具的情况下，文档信息就无法获取，此外，由于存贮形式（硬件、软件、加密、编码方式等）的变化，外表看来保存完好的电子载体（以数码形式存放于磁盘、磁带、光盘等载体），信息也不能读取，因此，电子文档对信息的存贮方式和转换方式有着更高的技术层面和管理方面的要求。

3.发文程序网络化对信息的凭证性、真实性、安全性产生深刻影响。不少单位发文程序在网上进行，因此各种文件的生成、运行和归档、借阅等已不再局限于传统的面对面的工作模式，这样将带来一系列的问题：其一，由于文件生成过程中初稿、定稿、归档文稿界线模糊，当重要决策、重大事项出现问题时，面对事后责任，无法通过电子归档文稿反映出当事人的权责；其二，由于收文单位和个人，均可将电子图章取出进行单独保存以备用（即使是加密文件，只要能看到，电子图章也可取出），一旦有人需要冒用公章以谋利，就成为轻而易举的事。其三，由于制度的约束与控制力较差，一些重要公文未经归档就被从服务器中删除，造成其安全性受到挑战。

4.网络系统核心技术的开发缺乏“本土化”实力。当前，信息管理普遍以Internet为核心，以Web技术为基础，以Browser作为软件集成环境。控件技术或网络对象连接技术、多媒体文档结构以及跨越多种操作系统和多种数据库平台的应用系统，是档案信息网络生成不可或缺的条件，然而目前档案信息网络的系统定位、软硬件配置等核心技术绝大部分来自于国外企业，我国自主研发的成果很难占一席之地，芯片数据被国外系统开发人员破解，只是时日问题。自2009年以来，美国已针对中国网络发动了大规模的入侵活动。2013年的斯诺登棱镜门事件暴出，受到美国国安局信息监视的主要有10类信息：电邮、即时消息、视频、照片、存储数据、语音聊天、文件传输、视频会议、登录时间和社交网络资料。该事件的发生，应当给我们再次敲响警钟。

二、网络环境下文档管理工作的应对策略

电子时代，是社会发展的必然趋势。极大的存储、海量的信息给人类带来便捷、愉悦的同时，也迫使我们思维方式、工作方式的转型。文档管理工作要获得长足的发展，就必须寻找到跻身网络社会的路径。

1. 服务至上，创新文档管理理念

管理理念对管理的影响是深层次的，不仅决定着管理模式和管理手段，而且决定着管理结果。网络环境下，网络技术以其所提供的信息知识和技术手段不断冲击着传统的文档管理理念，服务理念已渗透到文档管理的架构、过程、方式等各个方面。也就是说，既然网络提供了新的数字管理工具，而且强化了一切有利于档案管理的设施，那么文档工作就有责任借助网络更便捷、更迅速、更直接、更全面地为社会公众提供服务。从2008年5月1日起施行的《中华人民共和国政府信息公开条例》即以政府行为的方式助推了文档“服务至上”理念的快速发展。也由于服务理念的更新，很大程度上推动了我国信息化建设的步伐，在《全国档案事业发展“十二五”规划》中，“实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造‘一站式档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务”被提上日程。

2. 流程重组，改革文档管理模式

电子文件产生于各机关、企业、部门、团体实施管理、履行职能的工作中，文档管理只有与业务工作实现对接，才能将电子文件真正引入到文档管理的范围内。因此，文档管理领域要“前延后伸”，前与业务工作接轨，后与档案向特定对象的服务和向社会的开放服务相连接；文档管理工作不仅要构成自身完整的生命历程，还要与社会互联网实现融合和统一。对此，有学者借鉴由美国管理学家于1993年提出的“业务流程重组”，即对整个业务过程进行重新定义和设计，“其核心是过程管理思想或过程再造思想，即通过业务流程的重组把原来以职能分工的运作体系改变为以作业流程为基础的组织形式，实现组织结构扁平化，提高组织的效率和效能。”这种业务流程重组，能充分体现网络环境下以信息服务为中心、以用户需求为导向的思想，它重新考虑设计了业务流程，从管理理念到组织机构，从业务内容到人员资源，从服务内容到服务方式都进行了全方位、深层次的变革。

3. 跨越时空，推行信息智能服务

网络信息技术的飞速发展，为人们渴求快捷有效地利用档案资源提供了可能。与传统档案服务受时空、地域和服务方式等因素制约相比，以利用网络化、数字化为重要特征的“利用者自我服务”模式应当成为今后服务的主旋律。2009年12月18日，国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在全国档案工作会议上提出，“要充分运用我国目前正在推进的电信、计算机、电视‘三网融合这一机遇，把已上和可上计算机网络的档案信息，向手机、电视等媒体扩展，更大限度地实现档案远程服务。”《数字档案馆建设指南》的宣贯，也在这次会议上提出 。一个档案从“物的传递”转变为“信息和知识的传递”的时代已经到来。

4. 安全第一，建立技术防范体系

电子文档有两种形式的“生命”：借助载体而存在的“物理生命”和以特定编码格式构成的“信息生命”，其安全问题，也关系到电子文档的“物理生命” 与“信息生命”。保护“物理生命”，从防机械损伤、防磁、控制环境温湿度等方面入手，解决起来相对容易。保护“信息生命”则应重视：（1）保证持续可读性。国家档案管理部门应当与IT部门合作，讨论与研制绝对电子版（绝对电子版即不可能产生硬拷贝的电子公文）的长期保存问题，因为许多电子公文不一定都可能产生硬拷贝供档案馆长期管理。对于用电子载体保存的数据，应经常进行检测，判定被检载体是否需要重写或更新，以防止电子文档突然损坏造成数据丢失；（2）防范电脑病毒。应对连接网络的每台计算机进行病毒扫描，不仅要对各文件的读写和执行操作进行病毒扫描，还要对所有文件类型进行病毒扫描。从网络边界、网络传输和计算机主机不同层次建立病毒控制制高点，建立纵深的病毒防御体系，实现全面防御病毒；（3）控制非法存取。通过用户合法身份的确认和检验，用防火墙将没有使用和管理权限的用户挡在系统之外。在此基础上，确定每一用户的不同使用权限，将其分为基本存取权限、数据检索权限、数据处理权限、独立于数据值与数据值有关的存取权限、与时间或地点有关的存取权限等，使档案信息系统的安全得到保证；（4）合理进行数据备份。除了运用硬磁盘保存、磁带保存、光盘保存等进行简单数据备份，还可以运用磁盘阵列、双机热备份、双机异地热备份方式等进行数据备份。

5. 人才保障，提升队伍业务素质

当前，无论是档案资源加工的数字化，还是档案信息传输的网络化，都是以计算机技术、通讯技术为基础，离不开信息技术的应用，档案工作者要努力学习相关知识，尽可能多的熟悉多媒体技术、网络技术、光盘技术、复印机及数字图像扫描与加工等现代化技术，并在档案信息加工及传播技术、网络信息检索技术方面有所侧重。

总之，只有用发展的眼光，遵循创新突破的原则开展文档管理工作，才能赢得利用者的满意，才能让文档工作在现代化建设中展现出独特的魅力。

（作者单位：大同市第五人民医院）

参考文献：

[1]陈霞.论网络环境下档案业务流程重组[J].兰台世界，2005（01）.

[2]冯惠玲.拥有新记忆——电子文件管理[J].档案学通讯，2003（01）.

[3]刘家真.电子政务背景下的公文管理[J].图书情报知识，2007（02）.

[4]电子文件对档案管理的挑战.http：//blog.sina.com.cn/u/1825398601endprint