浅谈企业文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊

朱惠君

随着电子计算机等一系列现代化办公设施进入企业文件的形成与管理领域以及办公自动化的普及，传统文书材料立卷方法的繁琐、复杂、随意性大，案卷质量难把握，提供利用不便等弊端不可避免地凸现出来，这客观上已成为制约企业档案工作发展的“瓶颈”。改革文书立卷方法势在必行。以“件”为保管单位代替传统的以“六个特征”和以问题为主线的组卷方法在大多数企业中已基本推广，现结合本人在工作中的实际情况，浅谈企业文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊。

企业文件材料以“件”为保管单位归档在提高工作效率、对文件档案的鉴定、开放利用以及检索等方面有明显的优势。

一、减少劳动量，提高了工作效率

以“件”为保管单位的归档方法，归档文件材料不再组成案卷、撰写案卷标题，不再编写卷号、编制案卷目录，不用在电脑软件上输入案卷目录等，所以要档案的整理、保管、利用等过程中所花的劳动量会大幅度减少，从而提高了工作效率。同时，减少了卷皮、目录纸、装订设备等围绕立卷的消耗品，节省了大量的人力、物力和财力。

二、便于文件档案的鉴定和开放利用

无论是传统的文书立卷方法，还是改革后的以“件”为单位的归档方法，对文件鉴定都是以“件”为单位进行的。传统的立卷归档方法，当装订的案卷中出现不同价值的文件时，不是拆卷后重新装订，就是容忍超过保管期限已无价值的档案继续存在，这样使鉴定工作不仅不能减少劳动量，而且也不能达到“取其精华”为目的。以“件”为单位的归档方法克服了这种不足，由于无需立卷，文件与文件之间具有相对的独立性，对单价文件进行鉴定时，不受其它文件鉴定的影响，也不会出现不同价值文件排放在一起的现象。

在对文件档案进行开放利用方面：以往，以“卷”为单位进行的传统归档方法，使数份文件订成一卷，影响到对“卷”中单份文件的开放用。企业文书档案以“件”为单位对档案进行管理，在提供档案利用时针对性强，可以开放单价文件，避免扩大阅读范围同，在办公自动化软件的支持下，可以开放单份文件的“全息信息”，提高了对文件的利用。

三、有利于对文件档案的检索和保密

随着计算机技术的发展和OA办公自动化的广泛应用，在计算机强大的随机检索功能支持下，以“件”为单位进行文件归档，大大方便了对文件的检索。有观点认为：以“件”为单位进行归档工作时，割裂了文件间的有机联系，使档案很难保持和反映文件之间内在的有机联系，也在一定程度上破坏了系统文件完整。本人却认为：文件最终的“联系”不应是针对档案载体，而是档案载体所包含的信息（包括来源、时间、内容和形式等）之间的联系。所以，在新的方法下已没有必要强调保持实体间的联系，“用归档文件信息间的联系代替归档文件载体间的联系，”用归档文件信息间的联系代替归档文件载体间的联系，通过编制专题目录、提示相关文件等方法，解决分散保存不同年代、不同保管期限内，有相互联系的文件间其它方面的联系。所以，新方法只是淡化了对档案实体的整理，而实际上加强了对档案信息的组织，而且更加注重加强档案信息的内在历史，更有利于档案信息的检索、开发与利用。废弃立卷，以“件”当家，体现了“粗加工、细管理、精检索”的宗旨。

四、不利之处

同时，文件级的计算机检索，可以调整、准确的为利用者提供服务，解决了手工检索时费力的问题，而且，档案原文可以通过计算机网络查询，使参考性利用不再需要档案原件，减少了调档的数量，有利于对那些无需调档实体的保密。正如事物总是“一分为二”这一普遍原理所提示的那样，以“件”为档案保管单位，在充分体现出优势的同时，也暴露了不少的弱点。首先，不利于档案的安全保管。取消了档案卷皮，档案原件失去了卷皮的保护，在存取档案时会或多或少的出现磨损的现象，不利于对档案原件的安全保管。其次，不利于对档案进行插取。从当前在企业中推广的办公自动化档案管理系统的运用情况来看，由于文件材料的实体归档依据于档案管理系统中“信息文件”的归档，在实际操作中，以“件”为保管单位的档案进行插取时，插取后边的早已排列好并加盖了档号章的第一份文件的档案号就都要依次改变，插取几次文件就要改变几次档号，与此相应的《文件归档目录》也要加编或减去所插取的文件的内容项目，如果插取文件份数较多时，也可能对插取文件后边的《归档文件目录》重新编制，重新编制就必须重新换《目录》，更甚者要重新换新卷盒，这样会造成较大的浪费。

以“件”为保管单位在工作中确实大大方便了我们档案人员的工作，但对企业档案人员的素质提出了新的要求，档案工作人员不仅要学习要新的档案管理知识，同时，要加强对档案计算机知识的掌握和办公自动化知识的学习。而且以“件”为整理单位需要企业强有力的计算机和办公自动化系统的支持，这就要求企业加大设备方面的投资。

（作者单位：山西太钢不锈钢股份有限公司炼钢二厂）endprint