供电企业基层档案管理模式的探究

于宏

档案资源作为企业核心资源，越来越受到各级领导重视。供电企业基层档案室是县级供电公司的档案室，记录着每个县的供电发展历程，走近千家万户，是最接近人民群众的档案。在实现一强三优的国家电网公司目标下，农村电网的优质、稳定被提到首要位置，农网工程做为一项惠民工程成为国家关注的重点。要想实现这些目标，公司下大力气加强农网改造工程，创新推出农网改造现场安全管理，首先应以档案管理为抓手，把档案工作纳入企业发展规划中，纳人领导议事日程和企业管理体制，各直属基层单位的行政一把手要直接分管档案工作。各级党政领导要认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和上级机关的指示、规定，定期召开会议研究档案工作，解决存在问题。各县（区）公司和各直属单位要设立专（兼）职档案员；机关各科室要配备—名兼职档案员，管理本部门各类文件材料的组织归档工作；上述专兼职档案员业务上隶属公司档案室，各部门要保证档案人员相对稳定，需更换或变动时，要征得公司档案室的同意，方可进行调整。

一、全员增强档案意识

档案作为企业实践活动的真实记录，延续企业的记忆，是企业发展的基石，对传播、弘扬企业文化，推动各项事业发挥着独特作用。作为企业多方面工作的第一手原始材料，档案是企业维护权益的有效凭证，是保障企业安全生产、可持续稳定发展的重要基础。

（一）基层档案现状

1、企业档案室的生产力主要决定于是否能接收有价值的基层一线档案。不同部门都会产生有利于企业的记录，有些重要批复性文件，产权证、重大获奖证书等等，这些对于部门和当事人很重要，经常面临检查，他们为工作便利不愿意将这些重要资料归档，随着时间、岗位人员的变动，这些重要资料很容易发生短缺，给企业造成一定损失。这就需要基层每个部门的兼职档案人员发挥作用，广泛宣传，提高和改善全员档案意识。保障有价值档案的收集、归档。

2、档案员的业务素质高低直接影响到档案的质量。档案管理人员要加强对档案工作的指导、监督、检查，使各部门形成的具有保存价值的各类文件都能齐全完整的立卷归档。建立以档案室为核心辐射各职能部门的网络组织机构，明确基层兼职档案员职责，形成企业从上至下归档的有机档案管理整体。

3、企业基层兼职档案管理人员专业水平不等，对档案工作重要性认识不够，有待进一步加大培训力度。从思想上需要有高度的责任心，全心全意为企业发展服务和热爱档案工作的事业心，兢兢业业干好档案工作。学习档案政策法规，对企业档案安全负责，严守企业秘密，不给企业造成无法挽回的损失。特别是涉及企业经济利益、合法权益的债权、产权、房屋所有权证、土地证等法律文书。做到安全保管和正确利用。

（二）加强业务培训，提高档案人员业务素质

1、供电企业档案涉及面广，专业性强，有一定行业特点，这就要求档案人员要有多方面、多领域的文化知识。我们供电企业的档案人员要了解电力安全生产、变电站、输电线路等方面知识，还要学习档案知识，随着档案载体变化，计算机网络技术知识成为我们面临新的挑战。档案的现代化对档案工作者提出更高的要求，只有全面提高，跨专业学习，才能更好的从事档案工作，满足企业发展需求。

2、以点带面，逐步规范县级供电企业档案工作。目前我们县级供电企业管理相对滞后，建议市级供电档案部门抓重点，先在规模较大且人力资源丰富的县，选拔有较好管理基础，有规范档案管理愿望的重点指导，做好档案材料的收集、保存、积累规范农网工程档案，以达到带动其它县公司共同进步的效果。

3、组织培训学习，走出去请进来。组织各基层单位、各处室兼职档案员、参建单位，学习相关档案管理制度、规范，加强对档案专业知识及档案管理系统的应用培训，达到胜任档案工作要求。

二、基层档案资源收集、整理标准

（一）合理整合档案资源

基层兼职档案员加强档案接收工作，把属于接收范围的档案及时接收，并根据利用情况，定期移交至档案室，实现档案资源的集中、合理配置，发挥档案最优效应。

（二）基层科技档案的收集利用

供电企业基层科技档案直接关系千家万户，变台、10千伏及以下线路等施工资料，这些农网工程点多面广工程资料管理难度大，归档困难等疑难问题，为规范工程资料使其科学合理归档，提高档案管理水平，省公司制定统一模板，要求各地县级农网资料收集、整理标准化、规范化，确保工程资料从立项到投运每一个环节不出漏洞，不发生短缺。尽可能让纸质资料和电子文件一并归档。档案收集逐渐形成庞大的供电网络档案，集中开发利用，实现远程控制，充分发挥电网地图的作用。

施工单位资料员要按档案整理要求，保证每一道施工工序的资料真实有效，原件归档。农网档案最终移交各县供电公司办公室的档案室。

1、档案员要根据有关文件的要求给每一条线路、每一座变电站进行编号，就是所为的工程代号，并且工程代号不能重复。从根本上理解所有的工程代号统计的是这个县的线路条数、变电站的座数。所以工程代号不得重复。

举例：000001-824-1、2、3……。

10千伏单项工程代号为000002、000003……。并不得重复。

2、按照模板要求排列每一卷顺序，卷内每一件文件右上角加盖档号章，用铅笔填写档号。每一件用铅笔在右下角从1开始编写页码。如果有电脑生成的页码不需重复编写页码。

3、进入协同办公档案管理模块，设好参建单位、项目名称、代号按顺序录入，完成后打印卷内目录、备考表、移交清单、全引目录。所有在档案平台录入的数据，应该与纸质档案一一对应，以备日后快速检索。

4、县级农网工程的特殊性，涉及归档的参建单位多，有建设管理单位、勘测设计单位、物资部门、监理单位、施工单位等。农网工程含线路改造和新建、低压线路及台区改造、户表配套、路灯亮化及35千伏变电站等工程。每一项工程所需归档的文件材料，从工程前期立项一直到竣工交付运行，再到工程决算形成的所有文字材料、声像材料一并归档，直至数据上传，这对基层县供电公司的档案员是一种考验。需要农电、营销部门、生产各部门加大监管力度，与档案部门共同配合完成。

三、加强基层档案数字化管理

档案数字化是档案工作发展的目标，建成科学而适用的数字档案室。这是一项系统工程，基层档案数字化尤为重要。

1、现在基层员工多数还停留在习惯性去档案室借纸质档案，没有达到运用网络现代手段借阅档案，档案管理模式要从传统的档案保管向信息数字化存储的过程，实现档案管理信息化是档案工作适应社会信息化发展的必须要求。档案信息化是一个以信息网络技术为主导，以档案信息资源为核心，以网络为基础，以信息人才为依托的一个全新的管理体制，推进企业快速发展。

2、提高企业领导对档案资源信息化认识水平，把企业现存档案进行扫描备份、数据录入，全部用光盘存储，完成档案从纸质载体到新型载体的转变。让企业档案信息化为全体员工共享。增加经费投入，配置数字化加工的设备，为今后一段时期档案工作提供技术支持。

3、企业基建工程类的施工档案，由施工单位移交，为加强电子文件收集和积累工作，纸质文件和电子文件一并移交档案室。工程设计图纸，设计院上传电子版图纸，电子版数据上传，都应签定保密协议，确保数据的唯一性，做好安全保密工作。应纳入工程款结算考核中，保障档案数字化全面开展。

四、建立健全基层档案管理规章制度

逐步完善基层档案规章制度体系。明确档案分管领导，责任落实到位，分级负责。公司档案工作由公司经理直接分管，各县（区）公司、各直属单位的行政一把手要直接分管档案工作。各级党政领导要认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和上级机关的指示、规定，定期召开会议研究档案工作，解决存在问题，严格执行上级单位的有关管理办法、制度，确保档案工作有章可循。

规范各项工作流程，结合县级供电企业实际情况，制定适合自身档案收集、整理、利用等工作细则，更好服务企业，保障安全生产、提高供电可靠性，使档案真正做到为人民服务。

（作者单位：国网山西省电力公司朔州供电公司）endprint