浅谈民营企业的档案管理模式

南晓敏

当民营企业在经济社会发展中的所占比重越来越大的时候，民营企业的档案就必然会引起社会有关方面的重视。

民营企业档案是什么？民营企业档案是指民营企业在其经营活动中直接形成的、具有保存价值的、各种形式、各种载体的文件材料。是民营企业各项活动和历史沿革的真实记录和反映，是民营企业科研、生产、经营、管理等各项工作的重要依据和重要参考。

民营企业档案是民营企业的文化资产，是企业信息资源的重要组成部分，是企业的宝贵财富。民营企业的档案工作是科技研发、生产管理、市场营销等各种活动的基础，完善的企业档案是企业文化的积淀，有利于企业的知识储备和技术储备，有助于保护企业的知识产权和维护企业形象，是企业生产力发展的桥梁和纽带，是企业持续健康发展的重要保障，也是促进社会经济繁荣的不可或缺的重要资源。

一、民营企业档案管理的现状与问题

改革开放几十年来，民营企业的发展规模势头迅猛，诸多优秀的民营企业规模裂变式扩大，已经或正在步入全球500强。而民营企业的数量更是呈几何级数增长。民营企业的规模和管理水平决定着企业档案的管理水平，民营企业档案工作的发展很不平衡。由于民营企业发展规模不一样，其档案管理水平也不相同。在民营企业阵营中，由民间资本生成的民营企业中有一定规模者，档案工作都比较规范；由国有或集体企业转制而成的民营企业，大多沿用着原有的档案管理模式；而大量的小型民营企业的档案管理状况不是很乐观。由于民营企业的经营规模相差悬殊，其经济状况不同，信息化建设水平不同，企业的档案管理水平就不同。大多数的中小民营企业尚处于“抽屉式”的管理阶段。而在经济发达地区，相当一部分现代化民营企业，其信息化发展水平较高，企业高层注重企业文化建设，企业的档案管理已实现了信息化管理。

随着社会信息化程度的快速提高，随着民营企业的规模和数量的迅猛发展，随着国内外竞争的日益激烈，随着信息资源的生产力属性的逐步展现，档案这个信息资源的重要性越来越被民营企业家们重视，大部分民营企业内部的档案管理已经实现自觉建档和规范管理；而档案管理部门的行政监督和业务指导也在推动着民营企业档案工作不断规范和发展。

目前，在民营企业的档案管理中存在的问题主要有：一是还有相当一部分规模较小的民营企业对档案的资源性认识不足，对企业档案管理的模式理解不透；二是民营企业档案管理的人才缺乏、人员缺位，档案管理的水平较低，档案服务的能力弱；三是照搬或沿用国有企业传统的档案管理模式已经适应不了现代企业的发展需求。

二、民营企业档案管理模式及其特点

（一）三种档案管理模式

通过调查研究诸多优秀民营企业的档案管理经验，可以总结出我国目前民营企业档案管理常见的三种管理模式有：分散式、集中式和寄存式三种管理模式。

分散式，是指企业将生产经营活动中形成的各类别档案按类别分散保管在形成档案的各职能部门，各部门设立有兼职档案管理员，综合档案室按照统一的规范指导和监督各部门的档案收集归档工作，并集中保管所有类别档案的目录。

集中式，是指由企业综合档案部门将生产经营活动中形成的各类别档案按照统一的管理制度和规范要求收集归档，集中管理，形成档案的各部门也设兼职档案管理人员，只负责收集和整理本部门形成的档案，并按时移交企业综合档案室。

寄存式，是指民营企业将生产经营活动中形成的各类别档案寄存到档案中介机构或地方档案馆，按时交纳寄存和管理费用。

（二）各种档案管理模式的特点

不同的档案管理模式具有不同的特点。

1. 档案分散式管理也就是谁形成谁保管谁利用。其优点是分工明确，方便利用。即成即存，随用随拿。例如企业的会计档案保存在财务部门，合同档案保存在经营管理部门，文书档案保存在办公室，人事档案则保存在人事部门。这种档案管理模式在民营企业中占有很大的比例，企业不用专设档案人员，都是各部门人员兼做。不足之处是缺乏整体的档案管理规范，在档案的收集保存上往往会出现重复或者空白，在具体的档案管理方法上也不尽相同。这种方式在企业发展初期还可以应付，当企业规模逐步扩大，企业档案数量增加，信息需求加大时，档案管理混乱的弊端就会越来越显现，最大的缺陷是制约企业档案资源信息共享。

2. 档案集中式管理就是由企业的档案部门对企业的所有类别档案进行集中统一管理。该模式的优点是能够保证民营企业档案的完整和安全，并利于形成统一的档案信息资源管理模式，便于企业信息资源共享，能够充分发挥档案的资源优势，有利于企业的科技研发、产品设计、生产运营及领导决策。不足之处是这种管理模式的管理难度相对较大，往往受到企业规模、企业管理体制的制约，而且档案人员的文化素养和专业素质直接影响着企业档案的管理水平，影响企业档案的服务效能。

3.档案寄存式管理模式民营企业委托档案馆或者档案中介机构来管理企业档案，这是现代社会专业分工明细、现代企业制度下的一种新型的档案管理模式。其优点是档案管理专业规范，能确保企业档案有效地为企业生产经营服务，而且能减低民营企业设立档案管理体系的成本。但令人担忧的是目前档案中介机构的发展还是初步阶段，真正能让企业放心选择的、资质过硬的档案中介机构还是凤毛麟角，而不少地方的档案馆还存有官僚倾向，没有开展或者没有深度开展档案寄存服务，民营企业挑选放心、适合的档案寄存机构还不是十分顺畅。档案寄存式管理往往让企业顾虑的是怎样确保企业档案中涉及知识产权和商业机密的档案安全的问题。

（三）民营企业的档案管理模式该如何选择

民营企业的规模大小不一，经营模式也是各有特点，所以各个企业的档案管理模式也会各不相同。那么，民营企业如何选择适应企业发展的档案管理模式？

传统的国企档案管理往往过分依赖于行政办法，偏重运用条例制度，档案工作的自我发展动力弱，档案工作的效率不高。在经济发展迅猛的当今，在经济发展迅猛的当今，探讨民营企业档案管理模式，必须建立数据化管理的思维模式，制定与现代化企业发展相适应的档案管理制度。民营企业选择档案管理模式的关键是要与企业的实际需求相适应。endprint

1.档案管理模式要与企业需求及发展规模相适应。一种现象是民营企业出于即时效益的考虑，只顾眼前需求，忽略档案管理体系的长远规划建设，只是简单保存档案，以致于未来的档案欠账太多，造成无法弥补的遗憾。另一种现象是没有制定合理的归档范围和保管期限，或者为了追求规模效应，过多过久地保存档案，造成管理成本浪费，档案管理效率低下。所以，民营企业选择企业档案管理模式既要适应企业现阶段的发展需求，更要着眼于企业的发展前景，要有前瞻性和全局性。档案管理的阶段目标要和企业发展步伐相适应，依照国家档案局10号令以及相关专业的规定，编制科学合理的归档范围和保管期限，保存好需要保存的档案，及时鉴定销毁无效档案，把档案资源建设的重点放在企业的有效需求上。

2. 档案管理的核心任务要适应企业的经营形态。民营企业的经营形态形形色色，经营形态不同其文件材料的种类不同，档案的构成也不同，核心档案就不同。档案管理的重心无疑是要放在核心档案上。比如，加工型企业的核心档案是产品档案和销售档案，服务型企业的核心档案是客户档案，研发型企业的核心档案是知识产权和科研项目档案。不同的经营形态需要不同的档案管理模式，所以，企业的档案管理模式是要适应企业的经营形态，但也不能生搬硬套一种模式，要因地制宜，灵活高效，制定与之相适应的档案管理体系，科学制定企业档案管理制度。抓好企业核心档案的管理，是企业档案工作服务企业运营最直接的任务，是企业档案工作的重中之重。

三、提升民营企业档案管理水平的关键要素

（一）在民营企业的战略规划中，一定要有企业档案工作的设计。

企业的高层、中层管理人员，一定要树立档案资源意识，从战略的高度，重视和加强民营企业的档案管理工作，为企业的健康生存与长远发展，做好信息资源的建设。

（二）民营企业档案工作体系的设置要与企业规模相适应，档案岗位要选配合适人选。

建立与企业规模相适应的档案管理体系，选配合适的档案人员，是民营企业有效推动民营企业档案工作开展的最基本的条件。档案工作是一项系统的管理工作，档案人员不仅需要具备档案管理理论知识，还要熟练掌握管理档案的技术手段，还必须懂得企业所需要的专业技术知识，既懂档案又懂企业专业，还要掌握数据化、信息化技术，才能收集全面、归档科学、管理规范、高效服务。

（三）建立规范化的民营企业档案管理制度。

企业档案管理机构的设置依赖于企业的管理形态。民营企业规模和管理形态各不相同，档案的管理模式就不同，档案管理制度也会有区别。遵照国家档案管理制度的总要求，结合企业的经营规模和管理形态制定适合本企业的档案管理制度，用制度规范管理；健全与企业发展规模相适应的档案管理网络，通过企业自律、行政监督、业务指导相结合，保证和促进民营企业档案管理工作的有序发展。

（四）提升档案的服务效能，推动民营企业档案管理制度高效运行。

企业档案是本企业生产经营活动的真实记录，直接为本企业的领导决策、各项管理和生产经营活动服务。一为企业领导层的决策服务。二为企业各部门工作服务。三为广大企业员工服务。只有提升企业档案的服务效能，才能引起各方面的关注和重视。企业领导对档案工作的重视和档案人员的专业素质，推动企业档案工作正常运行。企业档案部门要准确把握政策大局和企业的动态，及时为领导层提供方针政策和法规文件，发挥档案和档案工作在科学决策中的参谋作用。档案部门还要积极了解各部门所需的档案信息，及时为各个部门提供档案服务，还要为企业员工提供涉及个人切身利益的相关文件材料。

（五）民营企业档案工作要与民营企业的文化建设同步发展。

在文化繁荣、经济转型的大环境下，民营企业发展迅猛，企业文化建设步子加快，民营企业的档案管理一定要与企业文化建设相同步，才能提升档案服务企业发展的效能，实现民营企业档案的社会价值最大化。

（作者单位：山西省清徐县房地产产权产籍监理所）endprint