强化档案馆社会化服务 推动档案利用体系建设

安焕敏

服务是档案工作的本质，也是推动档案事业科学发展的根本要求。实践证明，档案工作只有贴近党和国家中心工作，贴近人民群众，才能显现强劲生命力。当前，档案作为社会记忆的重要组成部分，已日益从“养在深闺人未识”，而逐渐在人们意识中潜移默化，被社会各界所认识和重视。可以说，档案社会化服务作为实现档案价值的重要途径，已经成为当今档案馆工作的主要内容。

一、面临问题

随着新时期经济社会的不断发展，档案系统适应新形势，按照科学发展总要求，继续实施以人为本、服务为先、安全第一战略，努力解放思想、转变观念，向着法制化、制度化、规范化的方向发展，由传统服务向电子化、高效化、科学化方面转变。档案社会化服务方面不断拓展，服务质量不断提高，进一步扩大了档案工作的社会影响力，使档案工作在服务区域经济社会发展中的作用得到充分发挥，有效打破了多年来档案工作“虎头蛇尾”和“墙内开花墙外香”的尴尬单一局面。目前，在全国范围内档案专业社会化服务呈现出信息化服务程度提高、协同性服务明显加大、注重服务体系建设、加大宣传力度与普及四大特点。作为区县级档案行政管理部门，应该及时把握这一发展动向和有利时机，为推进本区域档案馆社会化服务创造条件。但是，不可否认，由于受计划经济的长期影响，档案系统内部还存在一些与时代发展要求、与人民群众需求不相适应的落后观念，与党和政府、法律法规的要求还有一些差距。

（一）管理机制尚需进一步激活

传统的档案馆管理模式在行政管理和在标准化的口号下，全国上下整齐划一，步调一致。从法律法规的制定，到档案馆的库房设计，事无巨细，全盘包办，明显沿用着计划经济时代组织文化的管理模式。在传统的管理模式下，档案馆是在纵向管理的指导下开展横向服务，管理工作的决策者与档案利用的具体实施者之间，没有正常的信息回路。这种管与用的脱节，使决策者往往存在着盲目性，档案馆只有盲从，而缺乏主动性和创新的动力。

在提供服务的实际工作中，政府既是需求方又是供给方，一方面政府通过行政法规和预算拨款支配档案馆运作，政府需要给予回报；另一方面，档案馆为了生存和发展，唯上是必然选择。而作为社会服务化对象的社会民众则被置于档案馆的运行机制之外，对档案事务缺少话语权。由此，对于档案馆来说，社会化服务所需要的需求与供给之间的正常关系还未理顺，陷入一种逻辑混乱的状态。在这种运行模式下去实现档案馆的社会化服务显然是南辕北辙。

（二）宣传力度仍需进一步加大

档案工作是党和国家事业的一个重要组成部分，要焕发起全社会的档案意识，就需要持之以恒地运用宣传手段。然而，对档案工作的宣传从全国范围看普遍不够，不仅方式上较为单调、力度上较为疲软，而且心态上也没能完全理直气壮。从近年情况看，县市一级通常每年在法制宣传日上短期集中宣传一次，形式上只是挂挂横幅，搞搞图展而已，缺少日常和多方式宣传；部门、乡镇、行政村、社区的档案宣传更是少之又少，甚至多年不闻其声。档案宣传的缺乏，严重导致了社会各阶层对档案事业重要性的认识不足，直接影响了档案工作的顺利开展。

（三）馆藏数量有待进一步增加

没有收集就没有馆藏，没有馆藏就谈不上档案对历史文明的传承和对社会发展的服务。据对相关资料的分析，目前县市一级档案馆藏平均不到7万卷。就北京市丰台区档案馆而言，“十一五”期间仅接收档案11179卷。从另一个角度而言，馆藏档案中虽然门类比较齐全，但大多是只被机关部门利用的文书档案，具有查考价值的民生档案、科技档案、声像档案往往很少，可为社会公众所用的档案（婚姻档案稍好一些）就更少。而现实中，不少应保管、能保管的资料却由于多种原因没有或难以收集，造成馆藏档案不能有效增加或增速缓慢。

（四）数字化率还需进一步提高

档案管理的方式还一直保留着传统，纸质管理方法仍然占据着绝对统治地位；在查考的方式上也是依靠手工检索，直接找寻纸质原件，以予翻阅利用。这样做，保管不易、效率较低的问题明显。

（五）编研利用仍要进一步强化

县市一级的档案编研成果普遍数量不多、质量不高、实用性不强、可用范围狭窄、利用效果不显著，编研工作没有发挥应有的作用。同时，馆藏档案的利用也主要以查档者上门查考为主要方式，很少或者根本没有结合本地、本部门、本单位的中心工作提供主动服务。可见，档案还只是“堆放”着而已。

（六）基础工作亟需进一步夯实

党和国家重视档案管理工作，乡镇级以上党委和政府层面都已经有部门、有人员进行档案管理，但在企业（特别是近年发展起来的民营企业）、行政村中，档案管理基础还是比较弱。基层档案管理专门机构和专职人员的配备未完全到位，并且越往基层档案管理基础越不扎实、越不平衡的现象越明显，不少单位的专、兼职档案管理人员尚缺乏必要的专业知识和技能。

二、制约因素

显而易见，目前档案工作不管从“传承”还是从“服务”的功能发挥看，存在的制约因素还比较多。

首先，组织体制的限制。尽管早在1958年全国档案馆会议已决定档案馆属于国家文化事业机构，但由于各种原因，综合档案馆并没有迈出实质性的步伐，虽属事业机构，但与档案局这样一个行政主体联为一体，并没有真正像图书馆、博物馆那样成为公众受益无穷的公共场馆。由于这种管理体制，《档案法》赋予公民的基本权利无法得到保证。要实现档案的社会化服务，关键在于使档案馆在内容和形式上都与其文化事业机构的社会定位相适应。

其次，职业传统的制约。档案工作者历来崇尚“默默无闻”，这已经成为一种职业传统。正是由于有了这样的职业传统，档案工作者往往只满足于踏踏实实地做好本职工作，头脑中缺乏宣传自己所从事的工作、宣传所取得的劳动成果的意识，心态上的“不想去宣传”，导致了在方式上“不愿去动脑”、在力度上“不敢去用劲”。久而久之，影响了社会对档案的认知程度，影响了人们对档案重要性的认识。而客观上，加强档案宣传并不是鼓吹档案工作者自身群体，更多的是为了档案工作、为了档案事业。endprint

再次，工作习惯的影响。档案工作者普遍认为，档案工作是一项案头工作，案头工作只要在“案头”完成就可，因此逐渐养成了“坐等”、“被动”的习惯。资料收集在坐等，等着人家送上门来；档案移交在坐等，等着人家递上手来；查档利用在坐等，等着为人家提供些帮助。主动性的欠缺，不但使一些历史资料不能及时收集起来，充实不了馆藏；而且限制了档案的开发利用，丰富不了档案服务功能。在档案生成多元化、档案利用多样化的今天，档案工作者改变以往习惯，采取主动态度和主动行为，显得尤为重要。

第四，观念意识的阻碍。档案工作不是一项直接的经济工作，容易让人忽视。不少部门和单位包括企业、行政村、社区，往往把档案工作岗位看成“轻闲岗位”，把档案工作人员看作是“照顾对象”。而有些从事档案工作的人员，自身也总是认为岗位边缘化，不注重知识的积累和素养的提高，对学习、钻研业务不愿投入精力，丧失工作自信心和积极性。其实，要地位需要有作为，要重视需要去争取。

三、对策建议

失去服务功能，档案也就失去了存在和管理的价值。增强和发挥档案的服务发展功能，不仅是档案工作者的职责，也是社会每一个成员的义务。为此，当前要以学习、贯彻中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发[2014]15号）为契机，从六个方面着手加强。

（一）多层面理顺体制

实现档案馆文化事业机构的社会化管理体制是档案馆社会化服务的现实内容。档案馆的一切工作都面向社会，面向社会公众。无论是档案的收集和提供服务，还是馆内的各项业务的开展都必须以全社会的需要为目标，使档案馆真正成为社会文化的信息库，或者说国家和民族的文化基因库，而不仅仅是党政机关的资政馆或历史学家的资料馆，为子孙后代积累文化资源，从而延续民族文化并激发民族文化的原创力。

（二）多视角提升管理

首先，档案馆的管理范式必须改变传统的组织文化，建立新的“心理契约”。要实现小战略核心与大操作边缘的分离，建立新型的档案馆文化，使其宗旨、口号、使命等，构成一种无形的但却十分有效的凝聚力，建立起一种明确的交往战略，一种更具战略性的人力资源管理职能。

其次，档案馆的管理范式必须以实现公共服务使命为基础。档案是一种社会记忆，必须具有公共信息的属性和公共产品特征，应该是全民所有、社会共享。基于这一认识，实现公共服务使命将是档案馆社会化服务的基础，档案馆就要在保证档案资源的合理配置和社会公民平等获得档案的基本权利基础上建立公共管理范式。新公共管理范式，是要在管理过程中反映使用者的愿望、要求和利益，以使用者的声音而非顾客的退出作为反馈回路，强调公民权理念，满足顾客的需要，而不是官僚政治需要，以最大限度地满足社会公众的需求为追求目标，本着以人为本的基本理念提高服务质量。

档案馆的社会化服务不是以一种政府施舍的态度来实现，也不是一种福利供给，而是真正以社会公众的满意度为衡量标准。档案馆长期奉行的“争取领导重视”的追求目标就显得不合时宜了，而是要改变程式化的评估标准，针对不同的社会群体的档案需求，突出各档案馆服务目标和运行状况的个性和特色，强化各档案馆“公共管理者”的色彩，实行透明的、积极的和个性化的领导方式，解除规制和适当放权，使管理过程合理化，把档案馆执行机构的运作与社会化服务目标更密切地联系起来。

最后，档案馆的管理范式必须以健全机制为依托。加强档案馆之间和档案馆内部的竞争，把竞争机制注入到为社会公众提供服务中去。目前，我国以行政区划为基本框架的档案馆网络，是以保证党和政府组织系统档案的齐全完整为前提的，但更为广阔的社会领域的档案却无法获得制度上的保证，而且各管一段，互不相干，无法形成馆与馆之间的竞争机制。各档案馆的财政拨款和人员配置，不是由档案馆的工作业绩决定，而是以所在地区的财政经济状况来决定拨款的额度，这种不以档案馆的服务效果来决定投入拨款的模式，不仅使档案馆缺乏创新动力和个性特色，也养成了档案馆长期漠视利用者的利益和要求而向政府“等、靠、要”的传统习惯，缺乏从社会吸取能量和自身的造血功能。因此，档案馆应鼓励社会力量的积极参与，让一些民间建立的特色档案馆、中介机构与行政档案馆形成竞争的态势，也使社会的记忆更加全面，并具有立体感，使档案资源的流动出现多元化的趋势，在竞争中实现档案资源的合理配置，让“从计划到准市场的转变”成为公共部门配置资源的机制。

（三）多途径加强宣传

加强档案工作宣传是提高全社会对档案工作重视程度、更好地发挥档案服务功能的重要方式。电台、电视台、报纸、网络等新闻媒体是宣传档案工作的理想平台，也是沟通档案管理机构、档案工作者与社会公众的便捷桥梁。将档案管理法规、档案管理知识、档案馆藏内容、档案工作成果通过媒体宣传出去，不但能起到“广而告之”的作用，而且可以收到良好的社会效果。总之，档案工作的宣传过程也是档案工作者锻炼业务才干、培养敬业精神的过程。在宣传中提高素质，在提高中加强宣传，如此循序渐进，可以逐步夯实档案工作基础，促进档案事业平衡协调发展。

（四）多领域丰富馆藏

没有丰富优质的馆藏，档案就难以很好地发挥服务的功能。

一是要在征集上下功夫。档案征集工作不同于档案的收集也就是移交接收工作，档案征集不受进馆年限的限制，而档案移交接收需要按规定时间执行。档案征集具有时间上的灵活性，可以抢救性地将一些具有历史和利用价值的资料组成档案，充实馆藏。征集工作还不受移交接收范围的限制，既可以面向机关、部门、团体，还可以面向社会各阶层和个人，涉及领域更广、覆盖范围更大。通过征集方式充实馆藏的档案，一般来说其价值更珍贵，能更好地发挥服务社会的功能。

要做好档案征集工作，档案工作人员必须具有较强的工作责任心和工作热情，要主动出击，善于把握信息，及时、准确地确定征集目标；同时，档案工作人员要不断提高对被征集档案价值的判定能力，并更多地“走出去”，将征集工作作为一项经常性、长期性、持续性的工作，扎实地开展起来。

二是要在馆藏质量上下功夫。丰富馆藏不是简单地增加数量，没有一定的质量，数量再多也没有什么意义。很长一段历史时期以来，由于人们对档案认识上的不足以及有关法规的不完善，丰富馆藏往往被片面地理解为只是档案数量的增加，档案数量的多少成为档案馆藏是否丰富的标志。一些缺乏保管价值的档案由此印上“永久”、“长期”的标记，收于档案库房中，既无助于档案功能的发挥，也给档案日常管理工作添加了麻烦，实在是留之无用又弃之可惜。

因此，开展档案征集也好，组织档案移交接收也好，都应该成立专门档案鉴定小组，认真负责地把好档案鉴定这一关，切实避免“重量不重质”的做法，从而确保实现“既有数量又有质量”的丰富馆藏目标。

（五）多渠道满足共享

档案的生命在于被利用。要提高档案的被利用成效，就必须提高档案的共享度。

首先，要扩大档案开放范围。依法扩大档案的开放范围，是提高档案共享度的一种直接方式。一方面，开放的内容和时机决定着档案共享的可能性；另一方面，开放可以更大限度地发挥档案的使用价值。开放档案应严格依照《档案法》及有关法规进行，对拟开放的档案要认真筛选、审慎鉴定。符合开放条件的档案应尽快向社会开放，并及时向社会公布开放档案目录，介绍开放档案内容，为开放档案得到尽可能广泛的利用创造良好的条件。

其次，扩大提供开放档案利用的途径。可以在确定开放内容后，通过媒体或其他手段向社会公告；可以在档案馆网站上向社会提供共享服务；也可以在其他档案服务平台向社会提供利用。

（作者单位：北京市丰台区档案局）endprint