档案安全体系建设的几点思考

尹晓倩

摘 要：“档案安全体系”是继建设“覆盖广大人民群众的档案资源体系”和“方便广大人民群众的档案利用体系”思想之后，在我国现代档案体系建设理念上的又一个重大突破。本文从档案基础设施建设、档案数字化建设、完善制度建立健全监督机制、实现档案继续教育与技能培训四个方面着手，阐述了笔者对档案安全体系建设的几点思考。

关键字：档案工作 安全体系

档案安全体系建设是新时期档案工作的基础，是决定档案事业发展的根本条件。建立档案安全体系是档案安全保护工作的需要；是防止国内外敌对势力窃取我国核心档案信息资源的需要；是预防和减轻自然灾害、人为灾害对档案造成损失的需要；是解决公共档案信息服务与档案信息安全之间矛盾的需要；是应对新技术条件下数字档案信息安全挑战的需要；是消除档案部门各种安全隐患的需要。作为企业档案管理部门，更应该将档案安全体系建设作为业务工作中的重中之重，以对本单位负责的态度，确保档案——企业重要财产的安全。

档案安全意识淡薄在一些基层单位表现得尤为明显。他们认为档案在安全方面是不会出现什么重大事故的，他们只顾及档案的收集、整理、编研和开发利用工作，而把安全工作晾在一边。无论是在工作计划还是工作总结中，很少提及甚至不提及档案安全方面的内容，而只热衷于档案的数字化、信息化，建设数字档案馆之类的工作，而吝于对此花过多的时间和精力，对安全工作不屑一顾。

由于档案安全意识淡薄，一些单位领导对档案安全方面的关注度自然就小，这点可以体现于档案管理制度的建设上，除部分机关单位外，一般企业单位未建立必要的档案安全管理制度。虽然都有关于档案的接收、分类、借阅、保密、鉴定、销毁等制度各项制度，但部分单位却没制订档案安全管理制度。档案安全管理工作没有提到议事日程，未能做到有章可循，档案管理工作整体存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。建立健全档案安全体系，还需从以下四个方面做好保障：

一.加强档案基础设施建设的科学性，为实体档案做好安全保障

档案库房是档案保管的最外层屏障，也是档案安全体系中重要的一环。因此需要不断优化库房的软硬件设施，改善保管条件，从而达到延长档案载体寿命的目的。档案库房的建设必须考虑到抗震烈度、防火等级、洪水以及环境污染等因素，科学选址，长远规划，选用防火、安全、环保的建筑材料，严格按照《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》的要求，建设安全现代化方式管理的档案库房。

设备设施方面，可根据各单位实际情况，引进必要的安全保障设备。如合理布局视频监控系统，做到重要地点无死角；定期检查消防系统，保证防火设备处于良好的备用状态；对库房温湿度进行实时监控，利用空调、加湿器等设备的调节使档案库房恒温恒湿等。档案实体安全保护，主要包括档案保管条件的设定，库房的温湿度控制。应采用自动控制系统，保存纸质档案（含照片）事宜的温度是14℃-24℃，相对湿度是45%-60%，保存底片事宜的温度13℃-15℃，相对湿度是35%-45%，保存录音带、录像带适宜温度是13℃-20℃（最适宜的是18℃），相对湿度是35%-45%，保存电子档案（光盘）适宜的温度是17℃-20℃，相对湿度是35%-45%，进库的所有档案必须经过消毒杀菌处理，进库工作人员要按程序穿好工作服，先消毒再进入，同时库房的防虫药物应定期检查、更换。

二、加快档案数字化建设，实现各种介质档案的安全保管

维护数字档案的信息安全，是一项极其重要而复杂的工作，要根据数字档案特性和存在的安全隐患，从管理和技术两个方面着手，采取积极稳妥的措施，在发挥数字档案优势的同时，确保档案信息的安全。

（一）构建数字档案安全体系

加强对电子文件信息系统和载体的安全检测。要按照国家规定的信息安全分级、等级标准建立电子文件的信息系统和安全防护体系，加强网络安全管理，执行各项严格的安全管理制度，保障设备和软件安全可用、信息不会被轻易篡改或窃取。要加强对内部系统、内部使用的涉密计算机及涉密载体的安全保密措施，严防文件在内部传输过程中被窃密。要对电子文件的存储介质进行检验和认证，确保存储介质长期可用。实时对网络系统和数据进行建设、更新、升级和维护。协调用户的访问，设立企业档案馆（室）内部局域网，对外部互联网加装防火墙系统，反病毒软件。档案信息录入、扫描、信息加工的计算机与互联网隔离。加强档案管理人员的保密意识，从根本上杜绝秘密档案泄密事件的发生。为企业知识产权的保护和保障企业正常运转提供了有效的技术支持。

（二）数字档案的异质转换与异地备份

从档案安全保存的角度看，数字档案具有不能直接识读、信号极易消失、信息容易被篡改以及信息容易被远距离截取窃获，造成失密等致命性缺点。这些致命缺点，是它与生俱来的，一时难以克服，从而使它极不利于作为证据而长久地安全保存。数字时代的档案工作者，要充分认识到数字档案的这些缺点，并有权力采取针对性的手段，去防范和克服它的致命缺点，确保数字档案的完整与安全。这里的针对性手段，主要是指对重要的数字档案进行介质转换，把数字档案及时转换成纸质档案、缩微胶片、声像档案等，也就是进行异质转换或异质备份，而不仅仅只是进行同质迁移或同质备份。

通过异质转换的档案，首先由于已非单一的数字信号，利用时有更多的介质载体可供选择，降低了读取时对设备和技术的依赖性，人们可以长期读取，因而适于长久保存；其次由于保管载体的多样性，信息不会轻易丢失，更加安全，也减少了多原件的破坏；第三由于信息已被转换到新的载体上（如纸质或缩微胶片），不会遭远距离篡改和破坏，故其内容比其母本的数字档案更加真实，可以用来检验其母本信息是否原始、真实，是否被篡改过，甚至可以用来作为校正其母本的真实版本或可靠版本，从而成为真实可信的凭证，成为真正意义上的档案。

三、不断完善档案馆安全制度，建立健全监督机制

档案安全制度是保障档案工作正常有序进行的基础，在档案工作的各个环节中都应制定相应的档案安全制度，加强对规章制度执行情况的监督检查，建立健全监督机制，使之长期有效施行，确保规章制度落到实处。要按照《档案工作突发事件应急管理办法》和《档案馆防治灾害工作指南》等要求，对于各种自然灾害及其他突发事件做出应急预案，建立突发事件应急小组，保障预案有计划实施；通过经常开展演练，保证突发事件应急处置工作的有效进行，最大限度地预防和减少突发事件对档案造成的危害，通过定期的实战演练，可以提高档案工作人员的安全风险意识和应急处理能力，充分发挥应急预案在突发事件中的作用。

四、实现档案继续教育与技能培训

再完善的规章制度也需要人去执行，高素质人才也是企业的核心竞争力。档案安全体系的不断完善与发展，需要档案专业技术人员的知识及技能随着不断得到增新、补充、扩展和提高，完善知识结构，提高创造能力和专业技术水平。因此在不断建设硬件条件设施、完善各项安全规章制度的同时，需要长期性的对档案工作人员实行继续教育与技能培训，强调档案工作者的安全意识在档案安全体系建设中的主观作用。通过经常性的安全教育与学习培训，可以强化档案工作人员的安全防范意识和责任意识，普及档案安全保障方面的基本知识和业务技能，从而建立起一直业务素质过硬，安全保密意识强，具有开拓创新精神档案工作者队伍，为档案安全体系建设提供了主观能动性保障。

档案安全体系的建设不是一朝一夕，是通过年复一年的积累来发展完善的，只有以安全为根本，以预防为核心，以制度为保障，才能确保档案信息资源的安全完整，进而发挥档案的社会价值。

（作者单位：中国烟草总公司天津市公司物流中心）

参考文献：

[1]杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[J].中国档案，2010，（6）.

[2] 《档案馆建设标准》，建标103-2008，国家档案局编

[3]章笑梅，莫列义，陈一谦.构建三维档案安全管理体系的实践[J].中国档案，2010，（6）.

[4] 张大彤.档案安全工作中不容忽视的九个隐患[N].中国档案报，2010-06-04.endprint