关于档案数字化管理的思考

高俊

摘 要：随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路。本文从探讨新时期档案数字化管理的必然性出发，分析了当前实现档案数字化管理存在的问题，最终提出积极推进档案数字化管理的对策，以供相关人士参考。

关键词：档案管理；信息化；数字化；思考

一、档案数字化管理的必然性

档案信息数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

档案数字化是时代发展的必然要求。随着计算机网络及数据库技术的普及发展，使分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，实现远程资源共享，方便快捷。同时，数字化档案也有很多传统纸质档案所不能代替的优势，如：数字化档案方便查阅，节省占地空间，而且还避免了人力浪费，节约保管费用；数字化档案传递快速，利用及时，工作效率高；数字化档案也有利于改进档案管理工作质量，提高归档、立卷、查询效率；还有利于档案信息资源的保护和开发。因此，档案数字化是未来时代发展的必然趋势，较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性。

二、档案数字化管理的内涵要求

档案数字化主要包括四个方面的内容：即档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化、档案实体图片化，其中档案全文数字化是档案数字化的核心问题。档案管理的信息化，档案信息的数字化，档案信息服务的网络化是我们的档案工作信息化建设目标。为政府宏观决策服务，为社会公众服务，为经济建设和城市管理服务是档案信息化建设的宗旨。

档案数字化管理主要内容包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设以及安全保障体系建设等内容。基础设施建设指设备和网络的建设，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件；档案信息资源建设主要是指数据库建设；应用系统建设主要包括档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它关系到档案数字化管理的速度与质量；标准规范建设是指对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源各方面制定标准、规范，并指导实施的过程，以确保数字化档案管理的安全、畅通；人才建设是指引进和培养既懂档案业务知识，又熟悉信息技术的复合型人才，这是当前数字化档案管理工作的重要因素。

三、实现档案数字化管理存在的主要问题

（一）领导重视不够，档案意识淡薄。在档案管理的信息化建设上，有些领导重视不够，档案意识淡薄，投入经费不足，硬件条件偏差，管理模式呆板等一系列因素严重制约了档案信息化建设工作的进程。

（二）建设任务繁重，工作见效难。在档案信息化进程中，一要对现存馆藏档案资源进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将馆藏文书、音像、照片等转换成电子文件；二要利用文档处理软件，按照标准要求对数据库进行规范整理，便于检索利用；三要对客户提供网上利用平台，搞好远程服务；四要采取数据加密、备份、设置防火墙等多种防护措施，防止网络攻击、自身误操作删除修改，确保档案信息安全；五要根据电子信息技术的不断完善与进步，要对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，防止因技术升级而失去效用，造成资源损毁。要实现档案信息化，建成数字档案馆，任务繁重，需时较长。

（三）资金需求大，筹集资金难。加快档案信息化建设，资金是制约瓶颈。要搞信息化，就需要购置计算机、打印机、复印机、数码像机、扫描仪、缩微设备等，开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等，这些都需要较大的经费投入。同时，由于电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入定终身，其后续维修、更换、升级费用很大。

（四）办公自动化系统与档案管理系统不兼容，形成各自为政局面，给电子文件归档造成困难。目前很多单位都采用了以计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案管理部门为使档案管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同、用途不同，所以就会造成软件的开发环境不同，而不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录入造成了一定的困难。

（五）电子文件存在不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但同时也带来了一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的紧密依赖性、容易被更改、数据易丢失、易受到病毒侵害等。这些问题都给电子文档的安全保存带来了很大的威胁。

（六）缺乏综合素质强的档案管理人才。实现档案信息电子化，必须要求档案管理人员具有较高的知识层次和先进技术水平，需要既懂得档案管理，又能掌握现代信息技术的复合型人才，而目前我国的档案管理人员中，尤其在基层档案馆，极度缺乏能系统掌握档案管理及信息技术的复合型人才，这使得人员素质成为制约先进枝术应用的重要因素。

四、积极推进档案数字化管理对策

（一）更新观念，增强档案管理现代化意识。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂，档案管理现代化首要是管理思想现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会阻碍档案管理现代化的进程。档案工作人员一定要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守的思想观念，将档案管理的被动式服务转变为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

（二）工作目标制订上，要坚持长期目标与近期目标相结合。要按照总体要求，遵循“科学、实用”的原则，确定长期工作目标和近期工作目标。长期目标要做到站在制高点上，提纲挈领，通盘考虑，为技术发展留下兼容和扩充的余地，防止走回头路和弯路，减少资源浪费。近期目标注重实用可行，按标准化要求进行档案整理和电子计算机著录与标引工作。工作要做细，要精益求精。通过近期目标的实现和落实，逐步摸索经验，修订和完善长期目标，循序渐进，完成工作。endprint

对于新归档档案和馆藏档案的数据处理，要区别轻重缓急予以对待。对于新旧档案的数据处理，可按照先新、后旧的原则，对新归档新入馆的档案采用新的办法进行数据处理，旧档案放到第二步。对于馆藏档案，可按照先重点后一般的原则，在对现有馆藏进行分析的基础上，对有重要价值的档案先进行数字化处理。借此时机对库藏档案进行清理，对于已经失去保存价值的档案资料予以按程序批准销毁，以减少重复劳动。

（三）在资金的筹措上，坚持争取财政支持与积极自筹相结合。注意发挥自身的主观能动性，广开筹资渠道，争取多方面支持，多渠道解决。在财力支持有限的情况下，要依据当地经济发展水平和与档案部门可争取的财力，制定一个长短结合的硬件设施建设方案，先添置部分先行设备，并采用逐年分步添加的方法，不求一步到位。在计算机等硬件的配置上，应根据业务需要和人员计算机操作水平，按高中低不同档次配置。硬件设施配置中坚持高配置服务器，低配置终端的策略，硬件替换中将高配置的新机作服务器，低配置的旧机作终端。

（四）在人力资源的开发上，坚持注重引进与加强培训相结合。要注重既引进具有计算机操作能力又懂档案管理的复合型人才、改善人才结构，又加强选送骨干到高等院校、专业培训班培训。同时鼓励岗位练兵和自学成才，边用边学，以用促学，来不断提高档案管理人员的业务素质和综合素质。

（五）在档案信息数据的安全管理上，应从机房管理、软件管理等多方面入手，以保证计算机系统的系统安全和物理安全。软件方面可通过数据库加密、用户分类、数据备份等手段保护计算机数据安全，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏；硬件方面的问题可以通过技术手段来解决。

（六）在构建信息技术支撑系统上，要具备：

1、系统应具有良好的升级能力。通过光纤连接磁盘阵列，保证系统的高性能。通过增加扩展模块提高系统的存储容量。存储系统（包括磁盘阵列）应具有较高的可扩展性，可在线扩容，有很好的保护功能。

2、系统应具有较高的可靠性。所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计，不存在单点故障，确保整套系统的安全运行。所有硬件均可支持热插拔，保证系统应用的连续性。可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接，以提高系统的安全性。

3、系统应具有很好的开放性。系统采用全光纤磁盘阵列产品，系统升级不必停机，可在线升级。系统具有良好的开放性，不同厂家产品之间能够互联。系统支持多种主机系统及集群系统。存储产品采用基于web browser的图形管理界面，维护简单。

（作者单位：大同阳高龙泉工业园区管委会）

参考文献：

[1]范志伟.浅谈档案信息化管理过程中的安全保卫问题[J].职业技术，2009.7.

[2]边广欣.浅谈档案管理信息化建设[J].煤炭企业档案管理优秀论文集，2011（05）

[3]刘 瑛.档案信息化建设的意义和策略[J].大连大学学报，2012（03）.

[4]孙子健.试分析档案管理信息化建设问题.档案管理， 2012年第12期.endprint