建设企业数字化档案馆的思考与实践

王丽娜　赵秀敏　杨彩云

一、引言

近年来，电子信息技术飞速发展，“信息化”、“数字化”等高端科技词汇充斥着人们的眼球，一个以现代信息网络为基础的信息环境迅速形成，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。随着企业办公自动化、无纸化、网络化日臻完善，许多日常工作直接在计算机和网络上办理，产生了大量的电子文件， 以手工操作为主的传统档案管理方式已经难以适应新的信息环境，企业各部门对档案的信息化、数字化的呼声越来越高，传统档案馆向数字化档案馆转型已成为企业档案发展的必然趋势，面对这种形势，企业如何对馆藏档案进行数字化，尽快建立数字化档案馆，使档案管理部门从封闭走向开放，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，实现档案资源共享，为企业和社会提供高效、优质的服务已成为档案管理的新课题。本文阐述了建设数字化档案馆的必然性、紧迫性及开滦在建设数字化档案馆中的具体做法和取得的成效。

二、 建设数字化档案馆的必然性和紧迫性

（一）、档案数字化建设的必然性

信息时代的到来，使知识资源成为一种无形资产，档案信息资源作为社会信息资源的重要组成部分，越来越受到人们的关注。在信息化环境中，形成的大量数字档案信息，是传统的档案管理模式无法应对，过去以载体管理为主线进行的业务活动，在时间上阻滞了电子信息的快速交流和传播，在空间上制约了电子档案的存贮和利用，要想适应新形势，档案管理模式必须随之变化和调整。档案部门只有与管理部门、生产部门、后勤服务部门有机地联系起来，成为高效协作和集成化的信息链，才能使电子文件、档案信息发挥应有的效能和充分的利用，在管理模式上，实行实时的管理，由传统的实体管理向信息化管理方向转变，以满足企业发展的需求，这就必然要求档案数字化，换言之，档案数字化是信息时代的必然要求，档案数字化管理较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性。

（二）、档案数字化建设的紧迫性

企业档案是企业生产、经营、管理等各项活动的真实记录，是企业开展各项工作的基础信息，是企业资产的重要凭证和依据。随着企业办公自动化、无纸化、网络化日臻完善，档案管理的内涵和外延、方式和方法都在发生新的变化，传统档案管理方式已经难以适应新的信息环境，因此档案信息化、数字化建设迫在眉睫。只有运用现代网络技术、信息技术和通讯技术，将档案转化为一种信息资源，在企业内部充分实现资源共享，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能的转变，为企业和社会提供高效、便捷、优质的服务。

三、构建数字化档案馆，实现文档一体化

为了适应新形势，开滦档案系统员工积极探索、勇于实践，突破了传统的、封闭的档案管理模式，建立了综合档案信息管理平台，对档案业务流程进行重组，逐步实现了档案接收从定期采集向实时采集，档案管理由手工管理向自动化管理的转变，档案利用也由进馆查阅逐步向网络查询转变，一个集档案归档实时化、业务流程自动化、馆藏档案数字化、档案利用网络化的全方位、立体式数字档案馆系统正在崛起。我们主要做了如下尝试：

（一）、建立综合档案信息管理平台，实现档案信息资源网上共享

随着开滦集团公司OA办公自动化系统投入应用，电子文档的管理已成为档案工作的重点。为适应现代化、标准化工作的需要，充分应用信息技术拓展档案管理的发展空间，开滦集团公司档案馆及下属各单位先后投资162万元，与河北科怡科技公司合作，完成了综合档案信息管理平台的建设。该平台采用档案管理系统C/S、B/S结合体系架构，以光纤信息主干网为依托，与OA办公自动化系统紧密衔接，实现了档案分级管理体制下的数据集中、扁平管理、文档一体、资源共享、高效运行的管理模式。该平台的使用，使开滦档案馆实现了OA自动化办公系统与档案管理软件的无缝链接，有效解决了电子文件不能直接归档和网上查询的问题，满足了开滦现存各类档案（包括现行文件中心、历史档案、文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、专题档案等）的机读管理，实现了资源共享，提高了档案收、管、用的工作效率和安全保障。截至到2013年开滦直属区域和下属26个基层单位建立了综合档案信息管理平台，实现了档案信息资源网上共享，为建设数字化档案馆奠定了基础。

（二）、实施数字化扫描工作，加快电子档案的数据转化和挂接

在档案工作实践中，我们始终把档案信息化建设作为档案工作的重点，突出体现在实施数字化扫描工作、电子档案数据安全存储与备份及电子档案原文数据挂接等方面。如我们把列入河北省重点档案抢救与保护对象的开滦重要历史档案实施了扫描录入和挂接。开滦诞生于中国近代“洋务运动”，跨越三个世纪，至今已有136年的光荣历史，是中国煤炭工业的摇篮，其丰富的馆藏档案资料不仅反映了开滦集团辉煌灿烂的历史，更是唐山这座城市从贫穷落后到繁荣昌盛的最好见证。这些档案由于时代久远，有的字迹已开始褪变，亟需抢救，如何把这些世人瞩目的、厚重的历史档案资料保护起来已成为秉待解决的问题。实际工作中，我们将库存的纸质档案按照重要程度、使用频率和时间的顺序，分期分批的进行扫描录入和数据转化与挂接，开滦系统数字化馆藏档案案卷331130卷，2283330幅，439GB，以件为保管单位档案，602291件，1444225幅，680GB，照片档案6639张，21GB，录音磁带、录像磁带、影片档案53小时，41GB。实现了不涉密的档案目录全部上网和重要档案的原文全部上网，为全面提升开滦档案现代化管理水平，将开滦档案馆建成集网络化管理、数字化加工及信息化服务于一体的数字化综合档案馆，提供了信息保障。

（三）不断探索，勇于创新，实现了企业文档一体化

为了实现文档一体化，在运用实施综合档案信息管理平台的过程中，档案馆不断探索，勇于创新，与河北科怡科技公司合作，新研发了自动生成档号章、自动划分保管期限、自动组卷等新技术，实现了档案信息管理平台中的每份文件的首页自动生成档号章，做到了依据每份文件的题名、责任者、年度、文件页数、自动排序的序号、盒号等这些库内数据，自动填充到档号章相应的位置，并且依据国家档案局制定的新保管期限表规定的永久保管、 30年保管、 10年保管的内容，对现行开滦形成的文件进行多次分析与研究形成了可供提取的数据关键词，通过获取多个关键词自动生成保管期限添到档案章相应的位置，依托这些技术， 2013年开滦集团公司档案馆率先实现了企业文档一体化的智能化归档方式，由原来手工加盖档号章，划分保管期限，填写档号、件数和盒号等工作，改为全部由计算机自行完成，将档案管理人员从繁琐的归档工作中解脱出来，大大提高了工作效率。如今开滦集团公司档案馆已跃升为开滦电子文件管理中心和信息查询利用中心，成为信息资源共享的平台。endprint

（四）妥善处理保密、安全与开放的关系

档案作为一种全面、准确、有价值的信息，其中不泛国家秘密或商业秘密。档案的保密工作不仅关系到国家的安全和利益，而且也关系到企事业单位的生存和发展，因此，涉密档案的管理与控制就成了档案管理者义不容辞的责任。在实现网上共享的同时，我们采取对系统软硬件的配置管理、信息更新、系统监督、物理存取控制、分级管理等措施，建立了强大的电子档案安全控制体系，从而确保档案信息利用的安全性、便捷性和准确性。在建立综合档案信息管理平台，实现档案信息资源网上共享的同时，明文规定：

1、涉密文件不上网，上网文件不涉密。

2、对软件数据进行加密处理。

3、设置了软硬件防火墙。

4、服务器设置密码，定期更改，并设专人负责。

5、采取用户分级管理。严格审核网上归档、网上查询、档案数据维护权限的设置，对文件处理过程中的各类修改信息予以保留，确保档案的真实性和保密性。普通级用户登录后只能查看目录，需要查看原文需要向档案管理员提交电子申请书，档案管理员批准后才能查阅原文。档案管理员级用户，可以查看自己分管档案范围内的原文，并对普通用户有批准查看原文，和查看期限的权力。馆长级用户可以查看各个部门的档案利用情况，以便了解全局电子档案的借阅情况，并对管理员上报的特殊查询情况，具有审批权。

四、企业建立数字化档案馆带来的成效

（一）、档案的数字化，有效地保护了原始档案资料

传统的档案资料一般采用纸介质、胶卷等进行存储。众所周知，纸质档案的保质期限一般较短，遇水蚀、虫咬等破坏便不可恢复；胶卷资料的保质期虽然较长，一旦遭遇潮湿、高温、强光等侵蚀，便可对其造成毁灭性损害。另外，纸质和胶卷资料一般是“仅此一份，别无二家”，且难以备份。数字化扫描后，将纸介质、胶卷等传统载体存储的档案资料转换成数字模式，很好地解决了上述问题。数字化资料不怕潮湿、强光、高温和虫害等，寿命长，而且复制备份也非常容易，能够轻松应对各种自然灾害，避免了因提供原件给纸质档案所带来的损坏，永久的保护了档案，有效的延长了历史档案的使用寿命，这无疑是保护档案资料的上上之选。

（二）数字化档案馆的建立，方便了查询和利用，提高了工作效率和经济效益

开滦综合档案信息管理平台的建立，很好地把集团公司OA自动化办公系统与档案管理软件进行了无缝链接，实现了文档一体化的智能化归档方式。从而将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，档案工作的手段发生了质的飞跃。随着企业产权制度改革的不断深人，企业规模增大，机构层次增多，办公地点分散，给档案的查询和利用带来了很多不便，传统的档案馆在提供服务时，需要耗费大量时间来查找相关资料，且查准率较低。数字化档案馆的建立，开通了网上借阅，各档案馆（室）之间、档案用户之间的地理距离由于网络连接而消失，实现了跨时间、跨地域获取资料，充分体现了资源共享带来的便捷，加快了信息传递速度，给档案的检索和利用插上了腾飞的翅膀。借阅者登录平台后，只需在自己的计算机上发出请求查看某档案的申请，经管理员授权后，就能查阅相关档案的原文，并且可以多人没有冲突的同时查询档案，从而节省了时间，方便了查询利用，提高了工作效率，同时还节约了保管费用和占地空间，从而避免了反复印档案资料而造成的纸张和人员的浪费，查准率达到100%，为企业编研、技术改造、工程抢险、解决经济纠纷等工作提供大量的原始凭证和技术依据，取得了良好的经济效益。

（三）、挖掘档案的潜在价值，使档案得以升华

档案资料是一个企业发展历史的记实，也是各大事记的最好佐证。然而，受其机密性特点和历史原因等因素的影响，这些资料只能静静地躺在馆里，终日与灰尘为伴。数字化档案馆的建立使他们重见天日，让更多的人通过它们了解某一时代的历史背景，使档案原有价值得以升华，为档案的编研工作带来了勃勃生机。近年来开滦档案馆通过对档案的进一步挖掘，编写了《开滦130年》、《红色日志》、《党旗在煤海飘扬》、《开滦史鉴》、《开滦大事记》《开滦年鉴2012》等作品。一个企业的文化只有通过厚重的历史底蕴才能得以充分展现，成为引领和激励企业完成历史使命、战胜艰难险阻、不断发展壮大的动力源泉，档案已成为企业的无形资产。

（四）、数字化档案馆的建立，赢得了多项优秀创新成果

在建设数字化档案馆的实践中，我们先后申报的《重要档案数字化转换与管理创新》、《电子档案的集成管理与体系创新》、《建设数字化档案馆 实现档案管理现代化》、《实现企业文档一体化的理论与实践》等管理创新项目，分别获河北省煤炭行业企业管理现代化创新应用成果一等奖、二等奖。其中《实现企业文档一体化的理论与实践》项目，获国家档案局科技项目成果三等奖，并获2013年中国煤炭协会管理创新成果三等奖。开滦综合档案信息管理平台已成为全省最先进的档案信息管理系统。

（作者单位：开滦集团公司档案馆）endprint