浅谈企业单位档案的数字化建设

游乐　陈丽萍

在当今这个科技飞速发展的阶段，随着数字信息技术的迅猛发展，基于计算机网络技术、多媒体技术和远程传输等现代化信息技术的应用，企业单位办公自动化、科研设计与生产无纸化、数字信息利用网络化在企业中得到了很好的普及推广。作为企业单位核心信息的接受者、持有者、提供利用者的档案机构，用计算机管理档案，实现档案数字化是新时期企业档案工作的必然选择，是档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路。

一、档案信息数字化的必要性

所谓档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机数据的形式存储档案信息。我们都知道档案是信息，信息是资源，而对于企业来说资源就是效益。传统的档案一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份保管档案需要大量的人力物力，而且人工管理档案又很容易出现疏漏。石家庄供水公司是全市重点供水企业，是关乎全是百姓生计问题的企业。随着城市供水体系的发展，供水改造工程和新上工程项目逐年增多，而且项目工程时间长，项目工程档案资料众多。所以工程档案资料移交也是工程项目完成交工结算必不可少的一项工序。我公司库存的科技工程档案包括供水管网、基建工程、基建水厂、用户工程等多种科技档案，共计5万余卷。到目前为止我公司仅供水管网工程档案库存就有3000余卷，为了保护传统纸质载体档案的安全完整，使之发挥更大的作用，我中心现已基本实现用现代化数字技术管理及利用档案资料。这样，便可以使档案信息利用更加方便快捷，存储更加全面安全，也提高了档案信息的数字化备份率，为我们的档案工作解决了诸多实际问题。比如：档案库房的存储空间问题，档案库房的安全管理问题以及档案库房的温湿度调节问题等等。我公司采用的是档案集中管理，各部门和基层单位将档案整理好后移交档案管理中心集中管理。随着公司快速发展，管网档案，设备档案，水厂档案等纸质档案数量逐步增加，需不断增加库房面积。另外传统的档案管理模式和档案形成过程脱节，特别是管网工程档案中一些“图物不符”的问题。这就要求我们必须要实现档案信息数字化，来解决库房存储问题。数字档案作为一个全新的档案管理方式，体现了先进的科学技术，先进的思想文化和先进的生产力，是档案管理人员向往的一种境界和目标，是企业自身管理的需要，是档案管理发展的必然趋势。

二、档案信息数字化的优越性

既然，我们知道了档案管理数字化是必然趋势。那么我们就应该知道档案信息数字化管理较传统的纸质档案管理的优势有哪些，概括的说就是：档案信息检索利用快捷方便，档案信息实现实时同步备份、存储空间小，档案维护方便、保管安全等。

（一）档案信息检索利用快捷方便

以我公司管网档案为例，到目前为止，我公司仅供水管网工程档案就有3000余卷。如果仅依靠传统的档案管理模式，和人力手工检索的手段，这样不仅需要大量的档案柜及储存空间，众多管理人员付出繁重的劳动，而且还会影响档案的利用效果，造成不可挽回的严重损失。2000年以来，公司为档案中心引进了专业档案管理系统后，使查询档案信息变得方便快捷。在工作中，档案管理人员要将传统的纸质档案，通过扫描仪等专业的档案电子设备转化为方便管理、查询的电子档案，并储存在专业的档案数据库中。并根据一定的原则，将全市大大小小的地上、地下供水管网分为四个区域。这样，当需要查询档案信息时，便可以通过专业的档案信息检索系统，将杂乱无章的大片城市供水管网，分割成有规律、有顺序的小块管网面进行查找，以保证用最快的速度提供服务。在国家重点建设项目石家庄引岗黄水库水一、二期工程施工过程中，数字化的管网工程档案，快捷的检索速度，为工程的顺利完工提供了可靠信息保障，确保了百姓用水的安全和稳定。

（二）档案信息实现实时同步备份、存储空间小

现阶段企业单位档案管理工作中，节省档案库房建设费用是直接的经济效益，大部分企业档案库房比较紧张。以我公司为例：改造后档案管理中心一层设有水厂、管线、土建、会计、设备、文书、底图等档案专业库房及科技图书库房；二层分别为声像档案库、实物档案库及整理室、著录室、复印室和阅档室、阅览室等技术用房。占地面积1000多平方米，库房全部安装密集架，各项功能都发挥着积极的作用。如果不及时的引进数字化、信息化的管理模式和专业的档案电子管理系统，日益增加的档案信息量，将会给档案库房存储量带来直接压力。若不能及时扩大库房面积，将对档案的安全，归档，保存，检索，利用等工作带来直接影响。

随着档案数字化网络运行，设计单位，生产单位和施工单位都可以做到实时、实地的备份管网档案资料，实现了同步备份，为工程竣工后档案资料的收集归档打下良好基础。同时各个工程单位也提高了电子版图纸的利用率，减少出白图，减少描图过程以及工程竣费用，为企业节约了成本，降低了消耗，节约了能源，为实现无纸化办公做出贡献。

（三）档案维护方便、保管安全

档案是国家机构、社会组织以及各人从事各种活动直接形成对国家和社会具有保存价值的历史记录，是国家、社会发展的真实写照。我们每一个档案人都清楚的知道，档案的维护和保管是档案管理工作中的极其重要的基础性工作。在我公司档案管理中心的档案库存中，最早的管网档案可以追溯到民国时期的“石门管线图”。这是历史的真实写照，也是档案中的瑰宝，它的价值是无法衡量的。传统的纸质档案是不可避免会出现纸张老化、破损的问题。而且，纸质档案对档案库房各项条件要求是极高的，比如温湿度、光线、污染、虫鼠等。那么，如何维护和保管这些历史悠久，具有极高保管价值的档案呢？答案就是，将它数字化保存。首先将这些档案数字化保存后，改善了档案的保存质量，避免了现行档案因纸质老化而出现的破损等现象。其次也可以保证档案的真实性、完整性，确保在服务利用时提供真实、准确的档案信息，避免因为信息错误而带来的二次损失。例如，在供水管网出现跑水漏水需要维修时，我们便可以给维修单位传递电子版图纸，既能避免由于复印可能引发的拷贝错误，也可以保证第一时间进行维修，避免水资源的浪费。endprint

三、档案信息数字化过程中应该注意的问题

前面我们已经知道了档案信息数字化是档案工作的必然选择，而且也有巨大的优越性。那么我们企业单位在档案数字化过程中应该注意的问题有哪些呢：

（一）数字档案资源建设

数字档案资源建设是档案信息化建设的核心。数字档案资源主要有三方面来源：一是传统载体档案数字化，就是把我们已经库存的纸质、胶片、声像等载体保存的档案通过扫描、拍摄等方式转换为数字信号档案，主要工作是建立目录数据库和全文数据库。在我公司档案中心档案数字化过程中，以供水管网工程档案为例，我们已将90%以上的图纸信息，通过扫描的方式转化为电子版图纸，并初步健全了目录数据库。能做到所有库存纸质管网图纸，有电子版可检索、可利用。二是电子文件归档和电子档案接收，这是数字档案的主要来源。在我公司管网工程验收中，我们不仅仅要归档健全的纸质档案资料，也要收集设计部门、施工部门等移交的电子版资料，以备档案数据库完善。三是重要数字信息资源的采集，有些重要数字信息对反映历史社会变化、丰富馆藏起着重要作用，应该注意收集接受。例如，国家重点建设项目工程石家庄引岗黄水库水一、二期工程，在这些工程中的所有档案信息都是具有代表性的，我们要特别的进行收集和整理。

（二）档案信息管理系统建设

档案信息管理系统又分为软件系统和硬件系统。软件系统建设，就是指我们在管理档案资料时所用的专业性软件。信息化建设的目的是充分运用计算机等信息技术方法提高档案管理水平和效率。信息化管理需要通过计算机软件来实现。在我们日常档案管理工作中，我们已将库存的纸质档案数字化11万条，覆盖文书档案、科技档案、会计档案等。我们还将将管网工程档案，按照类别、区域等条件区分，给每一卷管网档案编目、著录在档案中心的档案管理软件中。在需要利用时，可以按照一定的已知信息（如：工程名称、工程竣工时间、工程地址等）直接进行检索，方便快捷的检索到所需要的案卷及档案号。硬件设施建设，是档案信息数字化的建设的基础，主要包括微机、服务器、网络设施、存储设备等。

（三）保障体系建设

保障体系建设是档案数字化建设的主要支撑。主要包括档案信息化规划、法规、标准、人才队伍、安全系统等方面的建设。在我公司档案管理中心，定期会对档案专职、兼职人员进行档案法律法规、档案专业知识以及计算机软硬件的培训和指导。力争打造一支具有专业知识、专业技术的档案管理团队。

（作者单位：石家庄供水有限责任公司档案管理中心）

注释：

李和平 《企业档案工作规范》 中国档案出版社

姜之茂 《档案人员上岗必读》 中国档案出版社endprint