论基层档案数字化建设

黄彩珍

随着数字化社会、数字化城市时代的来临，档案数字化建设也步入了快速通道。管理微机化，库藏数字化、文档一体化，信息共享化，已成为当今档案工作发展的趋势。在新形势下，基层档案如何顺应时代发展的新要求，紧跟数字化建设的步伐，充分发挥基层档案的应有作用，是值得我们认真研究和思考的问题。

一、基层档案数字化是档案数字化的基础。

基层档案是我国档案的“基石”，基层档案数字化是档案数字化的“大厦之基”。如何突破传统的管理模式，既保护纸质原件，又能提供快速查档的服务，并实现资源利用的最大化，是我们基层档案工作者当前面临的最大机遇与挑战。在传统的档案管理模式下，档案信息资源的经济价值和社会价值很难充分体现，更难适应当代数字化生存的形势。数字档案作为信息化时代一种全新的技术管理手段，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。传统档案室必须向数字档案室转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。目前，基层档案数字化还处于探索尝试阶段，但档案工作者已清醒地认识到：存量数字化和增量电子化是当前档案数字化的主要途径和工作内容。

二、存量数字化

（一）存量数字化的含义

存量数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把传统载体的馆（室）藏档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

存量数字化是档案数字化建设的重要组成内容，是对馆（室）藏传统载体的档案目录信息、档案全文信息及档案专题信息进行数字化，逐步建立档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库的过程。

（二）存量数字化的主要作用

1、它将大量节省档案室的日常工作，把工作人员从繁重、复杂的劳动中解放出来。在接收档案排架、利用档案开展编研工作及档案统计等日常管理工作中，应用计算机管理，避免了一些重复性劳动，降低了工作强度，提高了工作效率和准确率。

2、应用档案管理软件调用数据库信息开展查阅利用工作，极大地提高了检索速度，为人民群众更好地提供便捷服务。应用计算机查找档案，实现“一站式”服务，大量节约了查阅者的宝贵时间。

3、以数字化档案代替传统载体档案原件提供利用，有效地保护了传统载体档案原件。传统载体档案在数字化后，之后的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作都可不再动用档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，从而保障档案的安全。

4、以数字化形式存储档案，大大节约了档案的存放空间。传统载体档案在数字化后，存储单位由“卷”、“件”、“张”等转变为“MB”、“GB”、“TB”等，原来全部室存档案只需要几张光盘就可全部存储，存储空间的转变具有革命性意义。

5、档案数字化能够实现资源利用的最大化。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。开放档案可通过网络供利用者查阅，扩大了档案的利用空间和利用时间，最大限度地实现资源共享。

（三）存量数字化建设实施

1、建立档案数字化工作所需的软硬件环境，做好著录人员岗前培训，建立健全各项规章制度，以保障档案网络环境安全，档案信息真实、完整、可靠。

2、实现室藏档案信息数字化，将室藏传统载体的档案通过数字化手段转变成数字室藏，完成目录数据库、全文数据库、多媒体数据库三大数据库建设。

3、构建高效顺畅的数字档案管理利用平台，实现档案的统一管理和资源共享。

三、增量电子化

（一）增量电子化的含义

增量电子化是指将前端办公自动化和电子政务中新形成的电子文件归档保存，及时提供利用，实现资源共享。增量电子档案实行归档双轨制，即纸质文件与电子文件均需进行归档。

目前，“文档一体化”管理是实现增量电子化的一种有效的管理模式。“文档一体化”是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。

（二）增量电子化的主要作用

1、随着办公自动化的日益普及，许多档案形成单位在办公过程中形成了大量的电子文件，及时完成电子文件的收集、整理、归档，可以充分利用办公自动化过程中形成的数据信息，不用再搞数字化，避免档案部门的重复劳动。

2、避免新形成的电子文件散失无存。随着大数据时代的到来，每天产生大量的数字信息，增量电子化能够及时保存需归档电子文件，降低档案流失的危险性。

3、增量电子化使档案各生命周期集合于一个平台，大大缩短了档案各环节时间，实现了实时归档。

4、以数字化形式存储档案，大大节约了档案的存放空间。

（三）增量电子化建设实施

1、建立电子文件管理系统，实现电子文件与电子档案一体化管理，确保增量档案的电子化、规范化。

2、按照电子文件管理的标准和规范，研究确定各类电子文件归档范围和保管期限，明确电子文件归档要求，保证归档电子文件收集齐全、整理有序、命名科学、格式规范、元数据合理有效。

3、通过先进的技术手段，规范整合和有效链接增量电子档案的数据信息，实现各类档案信息资源的共享和安全保管。

四、基层档案数字化进程中存在的问题及其对策。

基层档案的数字化之路刚刚起步，有的单位甚至还没有真正启动，要实现新的跨越，遇到的问题却是多方面的。如何正确处理好前进道路上的困难和问题，少走弯路或者不走弯路，对数字化建设的进程至关重要。endprint

（一）吐旧纳新，更新观念。

传统的档案管理模式，在绝大多数档案人心中已经形成了根深蒂固的一种习惯。尤其在基层档案部门，面对相对有限的档案库藏、相对固定的服务对象，传统的管理模式仍然管用、好用，日常工作也熟门熟路，似乎没有必要弃熟从生自找不适，从而在思想观念上对数字化的推行既不热心也不热情。尤其对于一些老的档案工作者来讲，要把看得见、摸得着的档案资料变成无形的数字信息储存，在习惯上一时还难以适应、在心理上感到不踏实。他们往往把数字档案建设看成是一项费时费力、缺乏实际意义的“赶时髦”，超脱现实的“大跃进”，本能地产生抵触情绪“。因而导致创建积极性不高，行动迟缓。要消除这种情绪，最好的办法就是让他们亲眼看到数字化成果在实际应用中的优越表现，从心底里认识这个新事物，认可这种新作法。

（二）争取经费，从“小”到“大”。

相对于单位的各项职能和工作分工，基层档案工作往往处于从属和次要的地位。在经费分配上，基层单位总是把有限的财力资源首先使用于更重要的方向，导致档案数字化建设硬件投入的资金不足，致使基层档案数字化工作起步艰难。基层档案数字化要积极争取经费，把钱用到“刀刃”上，从小规模到大规模，优先开展利用率最高、人民群众最需要的档案，一部分、一部分地进行，循序渐进，一年接着一年干，一茬领导接着一茬领导干，不要中断，持续进行。

（三）内生外引，合力共建。

人才是档案数字化建设的根本，网络设计和硬件配置需要专业的人才，设备维护和软件开发需要专业的人才，数据库的建立和数字档案的管理同样需要专业的人才。目前，这方面的人才基层档案部门非常缺乏，没有这样的人才作为基础，数字化建设就无法从规划变为现实。我们应充分运用本单位人员和外请人员两种力量，解决专业人才缺乏的问题。其次，应加强档案工作者知识结构更新。鼓励档案行业从业人员加强学习，不仅要精通档案业务知识，而且要熟悉计算机、数据库、网络通讯等知识，努力培养能够胜任新时期档案工作的复合型人才。第三，要充分运用各种有效的激励手段来调动人员积极性，提高数字化速度和工作效率。

（四）把握重点，民生优先。

在推进室藏档案数字化的过程中，将纸质室藏转变成数字室藏是一项耗时费力的艰巨工程，很多单位重视数字化设施的建设而轻视数字档案内容的建设，以致空有数字化系统而无数字档案内容。数字档案室建设必须“内容为王”，着重数字内容的积累，着重传统载体档案数字化。

基层档案数字化要从过去以技术为主导向以服务为主导转变，从注重应用信息技术向注重档案内容信息转变，建设以服务为主导的档案信息化体系。我们应本着“利用为重、民生优先”的原则，将“珍贵档案、民生档案、利用率高的档案”优先数字化，把社会急需、群众急需的档案优先数字化，努力在较短时间实现数字化工作的高价值、高利用率。在基层档案室中，婚姻登记档案、知青档案、房产档案、公证档案、社保档案最为普遍，在数字化建设时也以这五类档案为主体。此外，还有林权档案、土地承包档案、房屋拆迁档案、移民档案等，虽然所占比例不大，但在服务民生、保护农民合法权益方面具有重要意义，也应作为重点优先数字化。

（五）遵循规范，标准同行。

档案数字化建设的最终目标是建立数字档案馆，数字档案馆是在众多数字档案室的基础上形成的。没有基层档案的数字化，就没有构建数字档案馆的基础信息；不在标准化的规范体系框架下构建基层档案数字室，即使材料丰富也难以形成全国互联的高质量的数字档案馆。截止目前，我国相关指导性文件和标准规范出台相对滞后，档案信息化标准体系、数字档案馆（室）建设标准体系不够健全。基层档案部门在当前的情况下，首先应当紧密跟踪标准化建设的进程和动态，建立健全自身的档案数字化建设方案，努力使自身的数字化建设与标准化建设的进程相合拍，使数字化建设与标准化建设的发展同步；其次是加强与同行的横向交流与沟通，主动与本区域数字网络相接轨。

（六）“三个体系”，安全第一。

由于电子档案具有可复制性、存储的高密度性、信息与载体之间的可分离性等特有属性，因此，数字档案室必须把数据安全放在第一位，从各个环节确保数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改与获取。

首先要规范数字化加工以及利用业务流程，建立起权（限）责清晰、可行性强的管理制度，保护涉密信息。

其次要提升数字档案室的抗风险能力，制定相关技术措施、完善应急预案、建立起灾难恢复机制，提高应急处置能力。

基层档案数字化要紧紧围绕“三个体系”建设要求，整体规划、整合力量、加大投入，持续开展档案数字化工作，通过“存量数字化”和“增量电子化”途径，不断丰富室藏数字档案资源，拓宽档案信息资源利用渠道，提升档案部门服务中心、服务大局、服务民生的效果和影响力，确保档案信息资源和信息系统的绝对安全。大力实施“数字化带动”战略，以数字化为龙头，带动档案信息化与档案服务体系深度融合，与档案资源体系、安全体系良性互动，从整体上推进档案事业发展。

（作者单位：乌海市档案史志局）endprint