企事业科技档案初级数字现代化管理探讨

王玉媛　王锋

企事业档案记载着单位的发展历程，是企事业单位重要的无形资产。随着社会信息化进程的加快，在信息化时代，计算机和网络技术的迅猛发展，传统的档案管理方式已越来越不适应新形式的发展需求，新时期档案管理数字化的趋势已经不可逆转，同时随着档案信息化的快速发展，我国大中型企事业单位的内部网站已从大规模的建设阶段发展到持续改进和广泛应用阶段。各省会档案管理主管部门的档案管理工作基本达到网上办公、审批、查阅、展览、咨询等工作，逐步成为各企事业单位档案管理工作的服务平台。利用者足不出户，轻移鼠标，就能够查阅档案数字资源，实现档案数字信息的社会共享，为数字档案信息化资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的契机。

科技数字档案信息化建设，就是以网络、计算机、数字技术为手段，以档案资源对象，按照国家行政部门的要求，通过采取技术处理，将已归档的数字电子文件或准备归档的数字电子文件做成数字信息。它突破传统管理的束缚，以其快速、高效的便捷手段，获得了众人的赞许。在2007年末辽宁档案信息网开设了“网上课堂”栏目，发布档案业务知识、数字档案信息化方面的专业知识等，力求营造良好的软环境，促进学习、交流和共享知识的组织文化环境，为档案人员提供知识学习的平台，以此不断提高档案人员的业务水平，对档案管理者具有较大推进意义。

一、科技数字档案信息建设急需解决的问题

（一）建立一套科学、合理、严格、务实的管理制度

科技档案是直接反映和记述科技活动的归档保存的科技文件资料。它产生于自然科学研究，生产技术，基本建设等科技活动中，是一种科技信息和载体的统一体。企事业科技档案可分为科研档案，生产技术档案，基本建设档案和设备档案，档案的现代化管理已经是一个老生常谈了，但是鉴于目前，身处信息时代，如何适应这个快速变迁、技术革新的年代，最合适、最有效的办法就是建立定期培训机制和长效管理机制及即领导系统化、队伍专业化、管理规范化、使用便捷化、运行安全化。

（二）数字档案信息保存中存在的风险

数字档案信息包括两方面含义，它既可以是数字形式的档案信息，也可以是馆藏的纸质档案经过数字化加工而形成的视频、音频、图像等数字信息。在数字档案信息保存中存在许多不确定的因素，这些不确定因数可以转化为具体的风险，具体表写在以下几方面：

首先，数字档案信息保存中的技术风险。技术风险主要是指载体介质材料和信息技术不稳定性。另外，任何数字档案信息都面临着承载数字档案信息的退化而带来的数字档案信息丢失的危险以及因数字档案信息格式的多样化与读取、利用这些数字档案信息所使用的软硬件设备更新换代频繁而造成管理与使用上的不便。其次，数字档案信息保存中存在的突发事件风险。突发事件风险是指由于自然灾害、人为破坏、战争、系统灾难性故障等原因，造成数字档案信息无法可持续使用。比如“5.12汶川地震；日本3.11地震、福岛核电站；美国9.11事件以及水灾等数不甚数，档案资料损失惨重，关键数据永远消失、关闭。第三，数字档案信息保存中的知识产权风险。保存数字档案信息，主要是数字档案信息的知识产权问题，数字档案信息保存过程中所涉及知识产权问题主要表现在：按许可协议：“购买”的数字档案信息，无法被纳入档案文化遗产永久保存；对目前存在着大量的不同类型的数字档案信息格式，以及频繁的软件升级换代情况，购买是否能够（或有权）及时对原先收藏的数字档案信息的格式进行格式转换，以便于在新的软、硬件环境下使原有的档案信息得以利用，这些有关的知识产权问题解决不好，将会在很大程度上影响或带来数字档案的长期保存工作。最后，数字档案信息保存缺乏持续性。数字档案信息的安全保护所要求的持续性是指数字档案信息由产生直至灭亡的整个过程和周期都要对其保护。目前，大多数的数字档案信息系统除了日常进行杀毒，软件升级和数据备份外，基本没有进行其他的保护措施调整，造成安全保护不能长久持续。

（三）数字档案信息保存现状

笔者在近几年的学习调研过程中，目前，大多数企事业单位数字档案信息保存的现状主要表现在以下几方面：首先，强调技术而忽视管理。70%以上的档案管理人员都认为数字档案信息保存的关键是技术问题。人们对数字档案信息的安全则重于技术。但事实上仅仅依靠技术和产品来保障数字档案信息可持续利用的愿望很难实现。许多复杂多变的安全威胁和隐患单靠技术和产品是无法消除的。大家公认的“三分技术，七分管理”这个在其他领域总结出来的实践经验和原则，数字档案信息现代化管理领域中也同样适用。

二、数字档案信息风险评估与组织管理建设

国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在2010年5月12日召开的“全国档案安全系统建设工作会议”上提出要“建立确保档案安全保密的档案安全体系”。档案安全保障体系涉及档案将会遭受的安全威胁、安全防范技术、管理方法、人员素质等多方面的问题，是一项复杂的系统工程。

（一）数字档案信息必须建立，科学组织，控制流程。数字档案信息系统风险评估的角色一般有档案主管机关、数字档案信息系统拥有者、数字档案信息承建者、数字档案信息系统安全评估机构、数字档案信息系统的关联者。对数字档案信息进行风险评估。各参与角色需要对风险评估的流程、质量实施有效的组织、监控和管理，这样可以“防患于未然”。

（二）规范标准，控制质量。数字档案信息宏观上应纳入到国家档案管理战略中，否则，各地、各系统信息孤岛增加，最终可能导致整个信息社会的“失忆”。要保证数字档案信息风险评估的质量和效果，就要制定严格的规范标准，对每个环节进行有效控制，做到明确责任、明确分工并承担相应的责任和义务。

（作者单位：呼和浩特市城发供热有限责任公司；

内蒙古自治区水利水电勘测设计院档案室）

注释：

1.杨公之《档案信息建设导论》

2.中国档案学会编《回顾与展望》

3.兰惠 王顺《信息化与电子政务材料汇编》

4.中国档案2012第五期endprint