论企业档案数字化的标准化和规范化

杨亚静

档案数字化管理，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向以档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

一、档案数字化建设的重要性

数字档案与传统档案相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点。随着科学技术的发展，档案载体目前正面临着一个更新换代的重要历史时刻，电子文件、电子签名、电子档案的大量涌现，已经对档案工作产生了巨大影响，档案管理、保护、利用的理念、体制和工作方式都在经历重大变革。企业档案数字化建设的研究和建设成为目前档案界关注的热点。档案部门迎接挑战，稳步开展档案数字化建设，取得一批突破性成果。必须认清档案数字化建设发展的大趋势，坚持档案数字化作为本企业档案事业的发展方向和档案业务建设重点。要把积极研究应用先进适用的科学技术作为发展档案事业的关键，把档案科技放到档案工作的重要位置加以谋划，提高档案工作的科技水平。在企业日常发展的过程中，档案数字化建设，不仅能提高企业档案的管理效率，不断创新档案管理的模式。

二、档案数字化建设的现状

必须认清档案数字化建设发展的大趋势，坚持档案数字化作为本企业档案事业的发展方向和建设重点。要把积极研究应用先进适用的科学技术作为发展档案事业的关键，把档案科技放到档案工作的重要位置加以谋划，提高档案工作的科技水平。数字化档案管理是档案界新近出现的新课题，数字化档案如何确保其准确性，牵涉部门较多，还涉及人力资源等，是全方位的。关键是流程管理，流程管理是图档管理系统的核心，是企业对于图档信息管理的精髓。是企业科学技术管理水平的综合反映，也是科技兴企的一基具体措施。研究解决档案工作中的重大理论和关键技术问题。进一步改变重研究、轻应用状况。作为图档案数字化数字建设信息系统一期开发项目负责人。根据档案管理的需要，制定有关标准和具体要求。顺利完成图档数字化建设信息化信息管项目，并建立了电子目录和电子档案。完成了档案数字化建设考察、调研任务。

三、质量是档案数字化建设的核心

建立科学的管理机制，是档案数字化工作高效有序开展的有力保证，档案数字化工作的质量直接影响着档案信息资源建设的质量。档案数字化工作由多个工作环节组成，任何一个环节的工作质量都必然影响到整个数字化工作的质量的这一方针。明确档案管理工作数据要准确、标识要清楚、扫描要维护档案原貌，光盘刻录要格式正确、内容完整等等，对档案数字化工作的所有环节和流程实施专人负责，为确保档案数字化工作的质量提供了可靠保障。本企业建立健全并有效落实档案信息化管理制度；配备了档案信息化所必要的软硬件设备；以档案信息资源共享为核心，以档案资源开发利用为重点，构建了目录数据库和全文数据库；加强电子文件归档管理，确保真实性、完整性和有效性；规范电子档案数据管理。在数字档案室建设中，按照轻重缓急、分门别类、认真排序，对录入工作程序进行了优化，先永久后长期，最后录入短期档案，并指定专人对库房档案进行取出、存放和整理，做到出库不乱，整理有序，原位入库。在加快档案数字化工作进程中，始终坚持“质量第一”的方针。

四、实施备份和转换确保档案安全

档案安全是档案管理的重中之重，国家档案企业将把加强档案整理和数字化工作，加强电子文件管理，作为今后各级档案馆、室基础业务工作的基本路径，并作为确保档案安全的一项制度来实施。今后档案室基础业务工作的基本路径就是：实施数字化带动战略，逐页对档案进行整理，并对内容、数量、附录等进行著录，然后通过数字化等方法进行复制，以复制件提供利用，把原件封存。这样既可以确保档案安全，又可方便档案利用。进一步加强对传统载体档案的整理和数字化工作，以数字化带动整理工作，方便利用工作，保证档案安全。本企业将《电子文件管理办法》所赋予的职责，联合有关部门，加强电子文件的归档收集工作，确保应归尽归。积极建立电子文件中心，对电子文件及时进行备份和转换，并实施有效的管理与利用。档案室要把已有复制件的档案原件进行封存作为确保档案安全的一项制度来执行，凡是已有缩微、复印、数字化等副本的档案原件一律封存，无特殊情况的，都不再提供利用，而以复制件提供利用。保证数据的安全和可用；编制多种检索工具，建立健全电子档案利用和利用登记制度，确保档案信息资源在规定范围内有效共享。

五、以高度的责任心，认真做好保密工作

在档案数字化推进工作中认真做好安全工作，注意档案的保密，对相关参与的人员进行保密安全教育，并在档案整理过程中务必保证档案的完整度；在整个档案数字化推进过程中要建立日统计月报告制度，在工作上要加强与相关业务部门的沟通，确保工作的连续性。档案管理工作整体发展需要出发，综合考虑，科学、合理、务实地制定出近期目标和长远规划，为全面开展纸质档案数字化扫描挂接的前期准备工作。提早介入对档案扫描设备、扫描软件及技术规范的咨询、比价，并结合实际，认真编制了档案扫描协议、保密责任书和档案扫描技术规范书。档案人员也积极做好数字化工作的的前期保密准备工作，对档案室室藏所有案卷与档案信息平台涉密数据目录进行数据的核查和校对工作。实施重要档案备份制度，发现隐患及时整改，严密堵塞各种安全漏洞，保证了档案信息化过程中档案实体的安全和信息安全，确保了档案及数据安全万无一失。严格执行档案出入库安全管理制度和工作程序，加强现场管理，落实保密防控措施，确保档案实体和电子文件安全。在个工作现场都安装了摄像监控装置。针对一些工作中可能发生错误的常规性项目，本着对历史负责、对企业负责的态度，档案工作人员对每日工作都要进行常态检查，目前各项工作进展顺利，操作程序严格、规范，未发生失、泄密事件。

六、更好地发挥档案信息资源的作用

档案数字化是档案信息化建设的重要内容，是完善、丰富网上档案资源的重要基础性工作，是推进档案工作现代化发展的客观要求。传承历史，开拓未来。档案室将秉承本企业“诚信、责任、创新、奉献”的核心价值观，以优质服务为宗旨，在服务本企业深入推进“两个转变”、加快建设“一强三优”现代企业中发挥应有作用。开展档案数字化工作，是加强档案信息资源开发利用的重大举措。传统档案数字化，既可以实现对档案原件的有效保存，保证不可再生珍贵档案资源的安全；又可以通过计算机网络实现档案信息的在线共享，更好地发挥档案信息资源的作用。

近年来，山西钢建紧紧围绕建设“一强三优”现代企业的发展目标，以服务企业中心工作为主线，积极开展档案的标准化、现代化、集约化管理，不断提升档案管理水平。同时，依托统一的档案平台，充分发挥档案数字化的成果，拓展和深化档案编研的深度和广度，挖掘档案资源的利用价值。结合企业的实际发展状况，从企业的自身需求出发，制定科学、合理的档案数字化建设建设方案，并开展档案业务检查、先进评比的常态机制，并将其实施到档案建设中的各个环节，只有这样，才能保障企业档案数字化建设的顺利进行，才能更有利于企业档案管理及今后的发展。

（作者单位：山西钢铁建设（集团）有限企业建筑工程公司）endprint