浅谈如何做好新形势下档案管理工作

吴红琴

档案管理工作，是指档案室对档案信息资源的管理与开发工作，也就是通常所说的档案收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、提供利用和统计等各项工作。在新形势下，随着档案的变革和发展，档案管理工作也随之发生了变化。档案管理工作的地位和作用日显重要，任务日益加重，要求越来越高。

面对新的历史时期、新的工作需要，在新的条件下如何做好档案管理工作，以下是我的一些浅论。

一、新时期档案管理体制与模式

管理体制，就是指在某管理系统内部围绕权利的划分和运行而形成的机构体系与制度，管理体制的核心问题是权力的划分与职能的运行。管理模式是指管理活动的标准样式，具体来说包括管理的基本思想和样式。对档案管理体制与模式的观察与研究有助于全面认识与了解档案管理的内容、程序。

档案管理体制不是从来就有的，也不是一成不变的。管理体制的状态和变化在一个程度上决定着管理活动的质量和效果，新中国成立以前，我国的档案管理活动历来都是分散的管理状态，随着社会主义制度的确立，才逐步形成了集中式的档案管理体制。并且随着社会整体管理体制的变化而改变，档案管理体制一直在改革更换。而水利工程管理中存在的问题也日趋突出，水利工程管理体制不顺、机制不活，并就此进行了体制改革。制度改革的推行，既给档案事业带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，按照社会档案发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，才能走出目前档案所存在制度困境。

随着数字化、网络化的不断深入，档案本身也发生了转变。档案管理模式也从传统手工模式不断发展为计算机数据管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点做相应调整。

不同模式下档案数据生成的业务背景、产生方式、数据内容、管理要求可能存在较大的差异。档案管理模式的开端是从档案接收环节开始的，接收登记的数据是其数据库的最初来源；文档一体化模式下，可以将立卷环节的大量原始信息导入档案数据库；办公自动化环境中，可以记录文件流转过程中的原始信息，获得档案在文件阶段的各种管理信息和处置情况等；电子文件管理则追求在文件生成阶段就获取比较全面的信息，包括各种环境信息、上下文关系、结构信息等。

二、要把握传统档案与现代电子文件著录的区别

在传统档案理论中，著录是指“在编研档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程”。而现代电子文件著录则大为不同，著录的对象拓展到文件的内容、结构和背景信息，著录时的时间提前到文件生成之初甚至酝酿之时，著录的目的更多体现在维护文件的长久真实性和证据价值上面。两者不同原因主要在于文件的记录方式及记录载体的改变上。

（一）、传统档案著录

在纸质文件时代，文件的内容和结构合二为一，信息与载体如影相随，同时，档案的一个重要特征就是必须按照一定的规章制度分类，按年、类、期限分别组卷，集中保管起来。

（二）、电子文件著录

随着经济时代的到来，电子文件大量涌现，各种载体的档案接踵而来，从纸质文件到电子文件的这种变化，使管理员不得不重新思考电子文件的方法问题。电子文件是数字化信息形态，其信息是以二进制的数字编码形式存在的。其内容结构成虚拟状态，只有当信息读取才能呈现计算机屏幕上。电子文件的载体仅仅是内容信息的某一时刻的承载物，无法永远地固着文件的内容和结构。电子文件应注意：当查找某方面信息时，要能够检索到与之相关的一系列文件并找到文件，再者当需要某一文件作证据时，系统能够提供。

鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确，电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用，并不安全。目前纸质文件和电子文件处于过渡时期，解决的方法只能是电子文件与纸质文件同步归档。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。

（三）、风险管理

电子文件以其快捷、方便等的优越性有效地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利。然而，如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想。因此，探讨研究电子文件归档的方法，确保电子文件的安全，是当前档案信息化管理的一项重要内容，在一定程度上累积经验于安全管理的基础上引入风险管理。前期加强档案管理体制，档案室电子档案管理此台电脑一般情况切断外网，密码独立、专人管理，查阅时鼠标只能是在档案管理员手中操作。

三、强化档案意识，有利于促进档案管理工作

强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用。头脑有档案的弦，才能以档案的眼光去看待、对待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件时注意符合档案要求、方便存档立卷等。也就是说，档案意识越强，越有利于档案材料的有效收集，从而越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点，从而最大限度的满足利用者的需求。档案意识与档案工作相互影响相互制约，有着不可分割的密切联系。

四、提高管理人员综合素质，实现档案现代化管理

档案管理是一门专业性很强的工作，档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应新时期档案管理工作的需要，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理方法和基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。同时，机关部门要加强档案人员的教育培训，培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

前水利行业档案工作，是运用现代科学理论、方法与技术，管理各种类型档案，积极开发档案信息资源，广泛输出档案信息，为水利黄河事业服务的一项复杂的业务系统。“物竞天择，适者生存”，在这个竞争的时代，做为档案管理人员，面对机遇与挑战，唯有不断地调整自我、充实自我、完善自我、勇于创新，用平常的心态看待问题，用积极的心态思考问题，才能使自己成绩更出色，才能做好新时期下的档案工作。

（工作单位：山西黄河河务局永济黄河河务局、助理馆员）