煤炭企业实施企业档案工作规范浅析

樊俊兰

企业档案纵连企业历史诸多阶段，横贯各个领域，记述企业活动的全过程，存储了大量可靠、珍贵、广泛的原始信息，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作旨在满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。企业改革发展的实践表明，企业规范化管理日益成为企业参与市场竞争的利器和企业管理通行的作法，企业档案工作多年实践同样证明，规范化管理已成为企业管理的要求和档案管理的发展方向。在当前科技高速发展、信息载体丰富多样、资讯传播迅速的新形势下，如何紧跟企业的发展步伐，实施企业档案工作规范，进一步规范企业档案管理工作，深化档案工作改革，为推动煤炭企业改革发展发挥更大的作用，是我们每个档案从业者要面对的问题。

一、以人为本，是实施企业档案工作规范化管理的关键

企业档案工作作为一项基础性管理工作，它的内容涉及企业管理的方方面面，只有依靠全员的努力，才能把这项工作搞好。树立以人为本理念，建立健全企业档案组织管理体系架构，确定档案工作分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作负责人，确定档案部门负责人，配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目配备专职或兼职档案人员，建立以档案部门为核心、各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系，贯彻纳入企业领导工作议事日程、纳入企业发展规划及工作流程、纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制的档案工作“三纳入”原则，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准，将企业档案工作作为企业全员参与的一项综合性管理工作，渗透到企业的每个部门每个人当中，深入到企业每一项工作当中，细化到企业文件材料形成和利用的每一个环节，促进企业档案工作规范化发展。

（一）提升单位领导重视程度。煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案管理工作作为企业管理的一项基础工作，往往容易被领导忽视。这就要求档案管理人员充分发挥档案管理工作的资源优势，熟悉馆藏室藏档案，为领导科学决策，企业生产经营工作提供真实、可靠、便捷的参考及依据资料，努力向企业管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，以优质的服务吸引利用者，提高档案管理工作的地位，引起领导的重视，争取领导在人力、物力、财力上的支持。有为才会有位。

（二）加强宣传，增强全员档案意识。在实际工作中，坚持定期组织召开档案工作会议，建立档案工作沟通交流网络平台，宣传和贯彻档案法律法规、规范制度及相关规定办法，将档案宣传与企业文化建设相结合，与企业重大活动相结合、与档案文化宣传相结合，利用矿史展览室、企业文化长廊、板报橱窗等阵地，抓住节日、纪念日、宣传教育日等契机，采取发放宣传彩页、现场咨询、播放专题宣传片、答题知识竞赛、干部上讲台授课等措施，提高企业干部职工的档案意识，了解档案管理的流程，档案工作的价值，让企业每一位员工都明白档案不仅关系到企业的经济利益和企业的发展，也关系到每一位员工切身的经济利益和发展，使其明白档案管理工作的重要性，让他们知道档案管理工作、档案资源的开发利用同企业发展息息相关，同民生息息相关，从根本上，建立档案形成，收集、归档管理的长效机制，推动各系统，各部门、各类人员密切配合共同搞好档案管理规范化工作，使档案理念深入人心，提升全员档案意识。

（三）强化人才建设，加大培训力度，提升队伍素质。培养造就一支素质较高的人才队伍，是档案工作规范化管理的根本保障，企业档案管理的现代化、信息化，对档案工作者综合素质的要求越来越高，为适应档案现代化管理的需要，企业档案工作者不仅要有强烈的事业心、高度的责任心和改革创新的意识，还要有刻苦钻研业务的精神，要档案业务要熟、对档案知识要专、对相关知识要博，对本岗位业务技术要精，对其他岗位技能要通。企业档案部门要重视人才队伍建设，通过请进来，送出去，以岗代培，兄弟单位参观交流，企业学习交流平台，大力培养和造就复合型人才，有计划的引进高层次、高素质的创新人才，以人才兴馆强室。为加强企业档案工作规范化管理，深化企业档案改革提供强有力的人才支撑。

（四）建立激约机制，规范从业行为。要规范企业档案管理工作，人是关键的因素，调动人的积极性是重要的步骤。如何才能调动人的积极性，合理科学的激励机制也不可少，大多数档案人员极希望领导能够知人善用，希望自己的长处能够在工作中尽量得以发挥，工作成绩能够及时得到肯定与表彰，希望拥有和谐的人际关系，较好的工作条件及再培训、再教育的机会，以不断提高自身的文化素质，工作能力等等。企业领导应当正视档案人员这些需求的存在，尽可能的满足其正当合理的要求，从而激发档案人员工作的热情和积极性，积极推动把档案人员的工资福利待遇同其对档案工作、档案事业的贡献紧密联系起来的考核奖惩制度，用激约机制、奖惩措施激励档案工作人员不断规范其从业行为，提高其工作的质量和效率。

二、夯实基础，是践行企业档案工作规范化管理的前提

（一）完善制度，是企业档案工作规范化管理的有力措施和可靠保证。面对企业发展的新形势，档案部门要根据企业发展实际情况，明确企业文件形成、归档责任，制定企业档案工作规定，建立档案工作追究制度，制定档案管理应急预案，包括归档制度、保管制度、利用制度、保密制度、专兼职档案员岗位责任制及考核制度等，使企业档案工作行之有据、有章可循，从制度上保证档案管理工作规范有序。

（二）收集齐全，是企业档案工作规范化管理的基础。单一、贫乏或残缺的档案馆藏室藏，即使开发手段很先进，也很难开发出满足企业各方面利用需求的档案信息。因此，必须加强档案的收集工作，根据《企业档案文件材料归档范围及保管期限表》准确鉴定，应收尽收，要紧跟不断变化的形势和企业在不同时期的工作重点，不断拓展新领域、丰富新内容，避免收集时的片面残缺。落实“四同步”、“四参加”制度、归档制度、考核制度，强化企业全体员工归档意识，尤其是档案形成者、部门主管、专兼职档案人员的认知度，使档案材料在形成源头能够保证齐全，完整，系统，并按时完成归档移交工作，实现集中统一保管。

（三）系统整理，是规范档案管理，推动企业档案资源开发利用现代化进程所必不可少的环节。档案馆室的档案是否方便开发利用，在很大程度上取决于对档案的科学整理。如果文件图纸成堆成捆存放，或是无规律可循，无目可查，那么利用起来会似“大海捞针”，就算拥有现代化的档案资源开发利用设备和手段，也很难发挥出其应有的开发利用效率，因此，必须强化档案的整理工作。对收集来的大量档案，本着严肃负责的态度，逐件逐卷按照档案分类大纲科学整理，分类编目，安全保管、信息化，使之标准、规范、系统，为档案资源开发利用的现代化做好准备工作。

（四）深化检索。是企业档案规范化管理，提高查全查准率，提供优质服务的前提。必须建立健全科学的档案检索体系，深化检索，一方面要规范档案条目的著录，对档案的著录、标引要有一定的深度和广度，不仅要揭示档案题名中反映的显性主题，还要注意档案内容中涉及的隐性主题，尽可能多角度地反映有关的检索信息，这里面主要提一点，在文件题名里录入“关键词”，即从题名或者文件内容中靠思维归纳出揭示主题内容符合档案分类的词汇进行标识，录入档案管理软件后利用计算机批量处理的功能完成检索深化。另一方面对档案信息的存储、检索、提供利用尽可能的采用现代化的技术手段，通过网络平台实现信息的远距离快速传输，达到信息的多用户共享。如：采用计算机、缩微、磁盘、光盘等高密度方式存储档案信息，建立信息网络化平台，应用档案管理软件，多角度多方位建立专题电子检索目录，如人事任免卷电子目录，职代会、安全会、劳模会电子目录，提高利用效率

（五）加强编研，是凝聚企业改革发展成果，开发资源，提升提供利用效率的有效途径。档案所载信息是大部分是零散的，不系统的，有时所查档案材料涉及年代久远，涉及卷件庞大繁杂，还有重复查阅。所以档案部门必须重视编研工作，针对一些利用率高，有规律的档案信息，进行多方位、多层面地立体开发。比如对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、会议纪要、人事任免文件等专题文件汇编，对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、劳模名录、基础数字汇编、领导人名录、工程项目简介等，对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，重大安全事故原因研究分析，企业简介等，为企业发展提供有效服务。

三、加强企业档案数字化、信息化建设，深化档案工作改革

当今世界已进入知识化、信息化时代，作为企业生产活动的原始记录---档案资料的载体变革，管理方式变革，档案工作也由此迎来了存储数字化、管理现代化、利用网络化的时代，传统的档案管理模式已无法满足当今企业发展的需要，档案数字化、信息化建设势在必行。信息化建设将成为各项档案管理工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期企业档案管理工作的核心内容。

进一步加强企业档案数字化、信息化建设须做好以下工作：一是各类设施配备及档案管理软件的开发，充分运用计算机技术、扫描技术、数据库技术等，实现档案资料收集—管理—提供利用全过程的自动化运行，从而提高档案工作效率。二是要加强网络信息化建设，建立有机统一、简便快捷、安全高效的信息化平台，实现档案资料的网络浏览和远程查询使用。三是档案信息安全体系架设，由于信息的相对开放性，因此档案信息的安全与保密显得尤为重要，档案利用应严格按照档案管理保密制度，利用制度，确保企业的技术秘密不失密、不外泄，所以档案管理信息化系统必须有很强的安全防范措施，能针对自然和人为诸多因素的威胁采取相应对策。如数据备份，权限设置等。四是做好档案数字化建设与传统管理模式的过渡，要把握好纸质文件与电子文件归档的关系，明确企业文件材料的形成、积累、归档，实现文档一体化管理。

（作者单位：霍州煤电集团辛置煤矿综合档案室）

注释：

刘本珠，浅谈如何做好煤炭企业档案管理工作.山西档案增刊.2013

李鸿志，张银伟.新时期煤炭企业档案工作.煤炭企业档案管理优秀论文集.2010