论如何改善学校（办公室）档案管理工作

吴瑞连

摘 要：笔者就十几年来在学校不同部门从事档案管理工作的经验，对当前学校档案管理提出建立健全规范的档案管理制度，提升档案管理人员素质，实行档案科学管理的同时充分利用信息化管理等解决办法。

关键词：档案；管理制度；人员素质；传统管理；电子档案

新形势下的档案管理，对档案管理的制度、档案管理人员的水平、档案管理的办法提出了更高的要求。随着学校档案每年递增，档案规模日益扩大，内容日益丰富，信息载体日益多元，管理手段日益先进，档案资料的归集、管理与查阅、利用之间的矛盾也越发突出。因此，建立健全规范的档案管理制度，提升档案管理专员素质，实行档案科学管理的同时充分利用信息化管理，对于推动学校档案事业的科学、和谐、可持续发展尤为重要。

一、强化档案管理制度的意义

1.1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。

1.2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。

1.3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

二、当前学校档案管理急需完善的相关制度

档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。

2.1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。

2.2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

2.3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。

2.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。

2.5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。

三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求

3.1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。

3.2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。

3.3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

3.4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质 ，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。

四、传统档案管理与电子档案管理的差异

4.1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。

4.2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。

五、提高学校档案管理的措施

5.1严格档案计算机管理。计算机管理档案可以为学校档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。实施统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，能为学校各部门档案管理实现信息化提供硬件保障，减轻管理人员的工作量，提高档案工作效率。

5.2使用电子档案。电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。加强电子档案信息化管理，有利于节省人力物力，有利于提高服务质量，有利于满足多样化需求。电子档案可以提供拷贝、通信传输和直接利用。

5.3实现档案信息化。为了提高档案材料的准确性、适用性和时效性，通常对原始材料进行鉴别和筛选，整理出准确、有用、重要的信息报送给领导和相关鉴定机构，并将纸质文件、光盘等相关档案和电子档案进行分类编目归档。为建立有效的文件档案管理计算机信息系统，档案管理部门必须要做好以下几项工作：改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。例如对学生的职业技能培训报名表、考场记录表、考生签到表、成绩册等资料，按年度、鉴定发证机构、考生年级、考试批次、分类编目，纸质的档案装订成册，电子版的档案存放到科室的硬盘和云盘，以便日后学校各部门工作查阅和评估使用。endprint