演出场馆科技化管理需求及功能分析

郝志　李钟升

【摘 要】 分析演出场馆科技化管理的背景、现状及需求，并从演出项目运营与管理、品牌营销与公共关系、场馆管理与 后勤支持等方面进行了系统功能设计。

【关键词】 演出场馆；科技化；管理；需求；功能设计

文章编号： 10.3969/j.issn.1674-8239.2014.07.008

引言

随着我国演出场馆建设速度不断加快，演出市场份额不断增长，演艺产业也迎来了跨越式发展的新时期。据不完全统计，2011年至2015年间，全国各地新建大剧院将突破70家，总投资规模超过500亿元，可以说迎来了剧院建设的又一个高峰；与此同时，老旧剧院的翻新改造工作也在不断加快。在此背景下，演出场馆如何具备多样化的观演要素，并与地域特色、市场需求、时代发展与城市长远规划相结合，是新时期演出场馆设计、建设、运营所面临的重大课题。根据国内外行业发展背景及现状分析，演出场馆未来能否实现科技化管理与运营，将是其能否顺利解决这一重大课题的关键所在，这也为我国演艺产业整体发展提供了一条新的探索路径。

1 演出场馆科技化管理的背景及现状

所谓演出场馆科技化管理，是指融合了综合信息集成分析和应用高科技手段辅助运营的现代化管理理念，借助成熟的系统化软件技术开发模式与经验，通过业务模块化的设定、专业性软件及标准数据库的综合有效利用，以达到对演出场馆科技化、信息化、高效化、集约化管理的主要目的。这一概念与趋势是文化与科技融合的重要方向，将对演艺行业乃至整个文化产业产生重要的影响。

通过科技创新和应用来提升文化产业与文化事业的发展水平，是近年来我国政府文化政策的重要导向之一。早在2009年国务院颁布的《文化产业振兴规划》中就表示，要“坚持以体制改革和科技进步为动力，增强文化产业发展活力，提升文化创新能力”，达到“文化企业装备水平和科技含量显著提高”的目的，以利于文化产业发展。中央十八大报告进一步明确提出，要“促进文化和科技融合，发展新型文化业态，提高文化产业规模化、集约化、专业化水平。”这些政策都强调了科技在文化发展，特别是文化软实力建设方面的提升作用。

纵观我国近年来演出场馆的建设与运营，新型科技研发和应用优势已经具备一定基础，但绝大部分都体现在场馆设计与建设、舞台设施现代化水平等硬件方面，在场馆建成后的日常运营上仍未探索出一套行之有效的科技化管理模式。场馆管理和项目运营也基本停留在人工化、松散化的状态，距离集约化、专业化还有一定差距。

反观世界其他国家，自20世纪90年代初开始，一些发达国家的综合性演出场馆在科技化管理与运营方面进行了诸多尝试，如美国纽约剧院联盟（ART New York）、英国皇家歌剧院（Royal Opera House）、澳大利亚悉尼歌剧院（Sydney Opera House）、昆士兰表演艺术中心（Queensland Performing Arts Center）、加拿大多伦多艺术中心（Toronto Centre for the Arts）、温哥华市民剧院（Vancouver Civic Theatres）、索尼表演艺术中心（Sony Centre for the Performing Arts）、新加坡滨海艺术中心（Esplanade Theatres on the Bay）等知名剧院，都采用科技化、系统化管理的模式，根据场馆特性和地区市场，形成了各具特色的运营体系与配套流程。其主要元素包括设施管理、事件流程设定与操作、系统集成与协调、财务管理及与第三方服务对接等。这种系统化、集成化、标准化的管理模式，为我国演出场馆科技化运营提供了很好的借鉴。

2 演出场馆科技化管理的需求分析

我国演出场馆科技化管理与运营模式的需求，是与其主营业务和未来发展趋势密切相关的，主要表现为以下五个部分。

2.1 项目运营的需求

演出项目运营是演出场馆最为主要的业务，涉及到项目遴选、合作方式确定、前期谈判协调、具体实施、演出后核算总结等环节，相关人员、单位、部门众多，特别是综合性场馆还会出现项目并发、环节重叠进行等情况。如果不能确定一种行之有效的科技化管理模式，从前期沟通到后期核算，使各部门、各单位、各项目有条不紊地同步协作，就会出现很多漏洞及隐患。这就需要该系统能够达成标准化项目管理流程、加强各环节内部控制、优化各部门沟通与协作的目标，以减少风险、提高效率。同时，这种模式还可以减轻员工压力并从循环业务中获取更多收益。

2.2 场馆管理的需求

演出场馆管理不仅局限在物业及设施的管理与维护上，还应该在空间综合利用开发、合理化协调各项目组需求、专业人才储备与培养、专业管理体系建设与规划等方面着力探索。通过科技化管理系统，场馆管理方能够有效地增加设施和空间使用率，减少前、后台工作人员成本，合理控制系统维护成本，提出场馆使用效果分析和数据支持，从而有效提高演出场馆运营的灵活性和前瞻性。

2.3 品牌推广的需求

演出场馆的品牌推广工作包括整体品牌认知度的提升、战略合作伙伴拓展及维护、演出及展览项目宣传推广营销、衍生产品开发、会员系统发展等，涉及到演出场馆经营的各个方面。科技化的管理系统能够有效地避免信息不对称和业务流程紊乱所造成的重复沟通、信用风险、逆向选择等不良状况，从而提高资源配置和流动效率，提高与客户、供应商及观众会员群体的沟通效果，并可以通过数据集成和挖掘来分析市场特征及属性，强化各途径的宣传推广效果。

2.4 信息安全的需求

演出场馆科技化管理趋势也是场馆信息安全的具体要求。演出场馆的诸多信息都涉及商业秘密，同时由于大量人群的观演与流动，这些信息也切实表现出关乎社会安全的重要意义。通过科技化管理系统的应用，可以有效地保护演出场馆运营的信息免受各种类型的威胁、干扰和破坏，如信息泄露、破坏信息的完整性、非授权访问、信息造假、媒介废弃等，从而在保证信息安全性的同时节约资源和时间成本。endprint

2.5 演出院线发展的需求

当前，在市场经济和全球化的背景下，剧院产业的发展趋势是连锁经营。在国务院《文化产业振兴规划》中，将“发展文艺演出院线，推动主要城市演出场所连锁经营”作为政府文化产业的八项重点工作之一。可以说，“演出院线”的发展打破了演出场馆单体经营的瓶颈和限制，通过集体议价、项目巡演、集中宣传、人才流动、共生经营等模式与手段，将单体经营的独立场馆进行联合，以发挥集成优势和规模效应。在此趋势下，就需要确立一套科技化、标准化的剧院管理系统，并与院线相对接，以最小的成本和最高的效率集成、分析各演出场馆的经营业务情况，为院线总部的决策提供强有力的支持。

3 演出场馆科技化管理功能设计

3.1 演出项目运营及管理

3.1.1 演艺活动策划管理

演出场馆的演艺活动，一般包含演出、发布会、展览、艺术讲座等类型，其策划管理涉及组织人员、通用物资、道具、场地、档期、观众、媒体、演员或艺术家的综合协调，是演出场馆管理中最为复杂、协同跨度最大的一项日常活动。

科学化的演艺活动策划管理模块，应在定义演艺活动周期概念的基础上，根据周期内的主要事件细分为前期洽谈、立项、推广、售票（或报名）、执行、结项总结等若干环节。模块应以项目为基本单元建立活动事件，与活动事件相关的元素通过一个独立数据库模块进行储存和管理，由活动发起人在活动立项时配置项目干系部门和干系人，系统将每一个相关项（由系统管理员提前配置相关项，可由人员、物资、场地等要素组成）都视作资源，供发起人调配，最终形成图形化的项目执行计划和资源分配安排。系统根据此安排将对应的进度、资源情况分发给每一个干系人，作为演艺项目的执行参考。

项目结项后，系统根据实时录入的资源成本清单，自动核算该项目的执行成本，并最终与项目预算、实际支出进行对比，结合同类活动的历史支出水平，产生评估报告发送给场馆管理层审阅。

3.1.2 演出档期协调管理

演出场馆的场地资源是所有演艺活动排期的基础，也是场馆经营者最需要整合与利用的重点资源。大型演出（如歌剧、舞剧等）的舞台整装、彩排及演出，动辄占据场地半个月甚至一个月，而小型演出则可能存在一天内演出多场的情况。高效地安排使用场地的档期能增加项目运作提前量、有效提升场地资源利用率，从而降低运作成本与风险，增加在同一周期内吸纳更多演艺活动以增加整体收入的可能性。

科学化的演出档期协调管理模块，是面向场地管理部门、文艺院团、演出中介机构等相关单位统筹设计的模块。在演出场馆内部由场地管理部门统筹排期，在已定演出项目及活动所分配的场地资源基础上进行资源的再分配管理。管理用户可在系统界面中以图形化的方式直观地查询场地占用情况，并可适当地根据项目的执行情况对预计不合理的部分进行裁剪或优化，以便在该项目执行过程中灵活安排其他类型的活动，以提高使用率。面向文艺院团、演出中介机构等相关单位，则在官方网站或专业系统中，以开放权限对演出场馆内未被使用的场地资源进行查询、预定等工作，并建立多方沟通的平台。对于临时变更的场地安排，模块可自动将最新的排期变动发送给预设的多方联系人，确保场地资讯传递的及时性。同时，模块可根据历史同类演出的排期情况，生成各类演出或当前季度的场地使用预计值，为同类演出的计划排期及周期管理提供数据参考。

3.2 品牌营销与公共关系

3.2.1 客户关系管理

演出场馆运营的客户是指消费场馆资源的各类用户，如进行场地租赁、消费演出门票、合作置换、品牌赞助等活动的主体，包含政府机关、企事业单位、文艺演出院团、演出中介机构、票务服务商、媒体等。如何充分挖掘已有客户的需求、维系客户关系、拓展新客户资源，从而利用演出场馆创造更大的利润与价值，成为场馆增值运营的一大重点。

客户关系管理模块，以客户基本信息、历次合作信息、客户服务信息的管理为基础，对以上信息进行充分的共享、分析和规范化管理。模块通过对销售机会、客户开发过程的追踪和记录，提高新客户的开发能力，并优化对单个或同类客户的资源投入及配置。根据过往合作记录和本年度演出项目及活动排期的综合预判分析，系统对长期未达成实质性合作的客户发出提醒，并在客户将要流失前做出及时预警，以便销售部门及时采取措施；或可根据客户的消费历史及习惯偏好，对近期的演出及活动安排做出调整或新增建议。同时，系统可提供合作伙伴关系维护分析、合作种类模式统计、合作金额年限等情况报表，使场馆管理层及时了解客户关系动态与发展方向。

3.2.2 市场营销与推广

剧场演出的受众消费容易受到其他类型文化消费的影响，如电影、大型演唱会、体育赛事等。对于出现相同时间内竞争同一观众群体的情况而言，因其受众相对较为小众化和细分化，剧场演出的市场营销与推广工作比起其他大众娱乐项目面临着更大压力，进而刺激演出场馆经营方必须通过更有效的管理方式来带动营销推广的效果。

科学化的市场营销与推广模块，应包含宣传管理、票务营销管理、会员管理等三个子模块：

（1）宣传管理

演艺项目及活动的宣传管理属于其周期管理的一个分支，界定了相关项目宣传的综合管理范围，包含宣传周期设定、人员配置、资源调度及管理、物料管理、媒体资源管理、费用管理、传播效率分析、事件策划及执行等要素。该子模块将收集及记录上述要素的相关信息，可由项目宣传负责人在项目立项后录入执行计划，形成完整规范的宣传管理数据库，由系统自动将活动要素分发给干系人，并以任务时间为节点做出自动提醒。为及时掌握各类媒体资源在项目应用中的传播效果，该功能应具备数据接口以支持各大搜索引擎及社交媒体平台的数据挖掘、传统媒体的数据录入功能，结合官方网站的流量统计数据，形成实时性的综合传播分析报表，供宣传负责人评估，以便及时调整宣传方案和执行。项目结项后，系统将生成综合报表，包含成本收益对比、传播效果分析、执行情况等要素，供场馆管理层审阅。endprint

（2）票务营销管理

票务销售是剧场运营的重要环节，一般情况下，票务收入占综合性演出场馆全年收入的50%～80%，购票观众也成为剧场在艺术建设与培养方面参与的中坚力量。票务营销管理不仅需要一套完善的流程化管理机制和体系，满足多订单处理的需求，还需要人性化的客户服务，以满足客户对高端文化消费的期待。

科学化的票务营销管理子模块应主要分为订单服务、报表统计、呼叫中心、服务质量监测、快递管理等功能。订单服务的功能将汇总来自官方网站、现场售票、客服电话、社交媒体等渠道的订单，由当班坐席人员统一跟踪处理。坐席人员通过呼叫中心进行对外服务，服务质量和水平可由当班负责人进行监督管控，也可通过对客户服务后的质量意见反馈获得，以此作为定期评估和服务质量提升的基础。系统将在固定时间进行日结处理，汇总当日成交订单数据，与售票系统出票金额进行匹配，并将结果报送财务负责人员核账。报表统计包含单个项目统计、系列演出统计、周期内销售额统计、销售人员销售额汇总等综合统计功能，便于各项目相关人员使用。同时，系统设置接口接入负责票品配送的第三方快递公司，在坐席人员完成订单处理后，客户可在网站自行查询订单详情及配送进度。

（3）会员管理

会员是综合性演出场馆可持续发展的重要资源之一，其在演出销售、口碑宣传、艺术普及、展览参观、服务反馈等综合运营方面都起着至关重要的作用。某种程度上，会员的基数和活跃程度直观反映了剧场的经营状况，所以，会员的服务和管理是剧场营销管理工作的一项重要内容。

会员管理功能主要体现为会员信息管理、积分管理、促销活动管理、自助服务设置、电子邮件及短信推送等子功能，并达到较高的信息安全要求，确保会员资料安全保密。该功能可通过外部接口的开发整合，允许会员在官方网站以外的流行社交媒体如微信、微博等平台上查询个人信息、订单、积分等资讯，可充分利用移动互联网的便捷性来提供优质服务。同时，该功能可配合会员活动的需要，在系统中设定促销活动的机制，如优惠折扣、积分赠送、特殊奖励等信息，支持会员活动的顺利开展，从而提高会员忠诚度并促进会员消费。

3.2.3 艺术教育

艺术教育是演出场馆培育观众和拓展市场的重要窗口，通过举办与演出相关的艺术讲座、展览、大师班、见面会、基础艺术培训等活动，可以加深观众对演出剧目、艺术家、各艺术门类的了解，进而促进观众群体的培育与发展。同时，依托演出场馆的资源优势，面向少儿或成人开设各类艺术教育课程，也成为其综合发展的新趋势。

科学化的艺术教育课程管理模块，应主要包括在线报名、活动资讯、课程安排资讯、教师学员管理等内容。由系统生成周期内的教学课程表，并通过班级科目设定来合理分配教学资源，以确保教学质量。学员可通过网站及移动客户端在线查询课程及师资信息，并可通过在线支付的方式获得培训资格。教师和学员均可通过系统查询课程安排、课程教学进度、课程资料等信息，以优化课程管理效率、提高培训效果。学员在系统内填写的课程教学意见反馈将作为教师教学质量评估的重要参考。在课程结束后，系统将按科目生成课程执行情况表、项目收益表供场馆管理层进行查阅。

3.3 场馆管理与后勤支持

3.3.1 后台管理

演出场馆的后台管理是其所有项目活动正常开展的基础保障，经营方所策划的演艺活动最终都会落实到后台的相关部门负责执行，一般包括项目流程管理、人员管理及调配、设施管理及维护、固定资产管理等任务。

科学化的后台管理模块，主要分为工作流程管理、资源管理和基础数据管理等功能。工作流程由业务部门在演艺活动策划管理模块中发起，在项目执行阶段流转到舞台技术、物业后勤等部门，相关部门可根据实际情况对系统内的资源申请进行接受或拒绝的操作。接受后，项目将会继续向下一层的执行负责人流转；拒绝后，项目则会回传到发起人处进行调整。项目流程的发起、管理和执行将作为后台人员管理的依据，并可通过对多个并发项目流程的综合协调操作，有效提高后台技术人员、支持人员的管理效率，降低相关人员的管理成本和工作压力。

对于后台设施、固定资产、乐器等设备，模块具备独立的数据库用以保存调用设备数据、维护文档、维护记录等信息，确保该类数据信息的长期性和有效性。

3.3.2 后勤服务管理

演出场馆的后勤服务是其日常运营的润滑剂，有效的后勤管理能保障场馆各类活动的顺利进行。科学化的后勤服务管理模块，应包含餐饮管理、物品采购、库存管理等功能。针对演艺活动普遍存在的大量演员、工作人员同时作业、同时进餐的情况，以及综合性场馆面向观众提供餐饮服务的需求，该功能可根据项目流程的要求预计用餐人数及时间，也可根据当场演出的售票情况预计剧场观众的餐饮需求，从而协助后勤部门有效地预判及管理餐饮服务。管理人员可根据演员、观众反馈的餐饮意见，对餐饮状况进行评价管理，从而优选出用户更喜好的餐饮口味，提升综合服务质量。针对消耗品的采购及库存管理功能，系统可支持每一项物品细类的区分和记录，重点管理消耗品价格、需存数量、进出库记录、请购部门等信息，得出平均消耗量、当月成本等统计分析，供管理层审阅。该功能可有效避免采购过程中的漏洞，并降低库存管理的成本。

3.3.3 财务管理

财务管理是演出场馆管理的一项重点工作，任何一项收支活动的计划、决策等都涉及财务管理的范畴，由于其对安全性、保密性、专业性的要求较高，本模块的设计主要以接口及中间件开发为主，通过支持第三方专业的财务管理系统（如用友、金蝶等）接入，实行独立管理的运作模式。设计的服务接口将每日同步场馆管理系统的数据到财务系统中进行核算管理，设计单点登录的方式允许授权用户直接从当前场馆管理系统中跳转到财务系统进行管理、查阅。

3.3.4 人力资源管理

科学化的人力资源管理模块主要包括人事管理、考勤管理、薪资管理、绩效管理等功能。演出场馆的人事管理一般涉及常任工作人员、临聘技术人员、实习人员等，考勤周期分为固定考勤、浮动考勤、项目考勤等情况，结合不同工种的分派任务及考核标准多元化的特点，在不同的组合场景下对应的绩效评估方式也不尽相同。满足以上需求而设计的功能应采取耦合度低的独立模块化设计，能支持不同模块间的灵活配置和组合。管理人员可以通过图形化的界面，根据某类员工属性分类，在人事、考勤、绩效评估等模块中，任意连接各模块中的元素，系统按此规则自动生成该类员工的综合统计报表和分析。薪资部分的数据则通过系统接口传入财务管理系统进行单独管理。

4 结语

综上所述，演出场馆科技化管理对于我国演艺产业跨越式发展意义重大，不仅能够有效提升场馆各项经营工作的效率和效果，还能紧紧把握住演艺产业链中游的关键环节，并通过此环节分别影响上游艺术产品制作和下游营销渠道拓展。文中所涉及的演出场馆科技化管理功能需求及设计，只是基于目前的状况进行有益探索的第一步。在此基础上，科技化管理系统的功能和范畴将结合演出场馆实际业务的拓展和演出院线产业链的延伸，变得更加完善和丰富，并将与“大数据”、“云计算”、“社区创新”、“物联网”等科技新趋势有机结合，从而有效促进产业升级，实现演出场馆与演艺产业规模化、集约化、专业化运营，全面提升其市场竞争力和影响力。

注：本文属于“国家科技支撑计划”重点项目《文化演出网络化协同服务及应用示范》（项目编号：No. 2012BAH02F00）研究成果。

参考文献：

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（编辑 薛云霞）endprint