漯河市档案馆近10年档案利用情况调查

闫俊丽　何惠光

摘 要：以漯河市档案馆2004年～2013年档案利用情况调查为基础，对10年间馆藏档案在利用数量、利用目的、四大门类档案利用情况、全宗利用情况等方面进行统计分析，找出原因，探索新时期综合档案馆利用的特点和发展规律，为档案界同仁在档案利用方面提供研究线索。

关键词：档案馆；档案；利用情况

1 馆藏基本情况

截至目前，漯河市档案馆共保存有各类档案138156万卷（件、张），其中文书档案72476卷、2444件，专门档案12758卷、科技档案3612件，声像档案44744张（盘），实物档案1606件，名人档案515盒。

2 近10年馆藏档案利用情况

3 相关分析

3.1 利用数量（见表一）。从利用人次上来看，利用率上升与国家和地方政策的出台及中心工作有关。2004年至2013年10年间我馆共接待利用者5806人次，平均每天接待1至2人。从表一可以看出，总体趋势比较平稳，2009年、2010年和2013年这三个年度利用人次较多，导致利用率上升的原因：2009年出现一次查档高峰，接待查档者为落实养老金待遇的七八十岁老人60多位；2013年出现一次查档高峰，接待查档者为学历认证查找入学审批表的中小学教师700多人。2010年，市史志档案局档案事业综合评估和市档案馆晋升国家二级综合档案馆两项艰巨任务同时进行，局、馆各项工作都在加强，特别是档案信息化建设网上公布前期档案保密鉴定工作，局、馆人员工作查考提供利用档案比较多。同时，2010年也是漯河市第二届“许慎文化国际研讨会”和省级文明城市等中心工作相对集中的年份，因此，查档利用率较高。这恰恰印证了刘东斌先生在《档案利用和档案价值的反思》一文中的观点，即：档案凭证价值特征决定档案的利用率不会高，只要它的利用率高，都是发生了特殊情况。

3.1.1 从利用卷次上来看，利用卷次与利用人次成正比例函数关系。2004年至2013年10年间，馆藏档案利用过的总卷次为33905卷，占馆藏全部档案的24.5%，平均每人利用5.8卷次。利用卷次与利用人次基本上成正比例函数关系，利用人次多的年份，利用卷次也多，利用人次少的年份，利用卷次也相应较少。

3.1.2 从利用率来看，我馆馆藏档案利用率与同级档案馆和县级档案馆基本相同。2004年至2013年10年间，我馆馆藏档案利用率最高的年份为7.6%，最低的年份只有1.2%，平均为2.99%。馆藏档案利用率不高的现状在各级档案馆普遍存在，如南阳市档案馆1995年至2004年每年利用的档案只占总量的5% [1]、唐河县档案馆20年的档案利用率有10个年度不足2%，3个年度不足1%[2]。

3.2 利用目的（图一）。为了更直观地表现利用目的情况，笔者利用表一的数据把编史修志、工作查考、学术研究、经济建设、个人问题、宣传教育六种利用目的做成了曲线图。从曲线图可以看出，六种利用目的曲线走势不尽相同。其中：

编史修志10年来的调卷量呈下降趋势，原因是编史修志是一项阶段性工作，2002年～2005年是漯河市编史修志高潮，高潮过后利用者渐少。

利用档案解决个人问题逐渐上升，特别是近三年调卷量已达千卷。这表明社会公众的档案意识在不断提高，群众利用档案维护自身利益的意识也有所提高。

工作查考波动较大，2010年达到峰值，为8806卷。

经济建设、学术研究、宣传教育曲线走势基本一致，除了2007年至2009年这三年趋势走高外，其他年份一直较低，究其原因是：2008年是“改革开放”30周年，2009年是“建国”60周年和漯河解放61周年，为了这两项大的宣传活动，特别是向社会广泛宣传“改革开放”以来在党的领导下我市的发展变迁，寻访城市发展足迹，我馆配合市电视台、漯河日报社等有关媒体，联合举办了《大槐树寻根》、《30年记忆——老影像 新漯河》等系列采访活动，为其提供了大量有关领导视察、城市建设、经济发展档案资料。

档案的本质属性、馆藏档案结构不甚合理及档案资源开发力度不够等有关因素又决定着档案为经济建设、学术研究、宣传教育服务的力度与编史修志、个人问题、工作查考相比一直处于较弱的位置。

3.3 四大门类档案利用情况。经统计，2004年至2013年10年间我馆四大门类档案利用情况是：利用文书档案31268卷、利用科技档案56张、利用专门档案80卷、利用声像档案2501张，分别占馆藏四大门类档案总量的43%、1.5%、0.1%、0.6%，分别占利用总量的92%、0.02%、0.02%、0.74%。看来，文书档案的馆藏量和利用量都是遥遥领先，文书档案一统天下的局面仍未得到太大改变。其主要原因：一是科技档案、专门档案、声像档案（特别是上世纪六七十年代以前的老照片）等地方特色档案馆藏量小，资源不足；二是地方特色档案征集力度不够，征集渠道不畅；三是社会宣传不到位，存在着即使馆藏有部分地方特色档案资源，社会公众也不知道进馆利用的现象。

3.4 全宗利用情况。漯河市档案馆现存251个全宗，其中有104个全宗10年来从未利用过，占馆藏全宗的41%，利用率较高的全宗依次为知青办、劳动局、市政府、市委、政府办、市委办等较大的全宗，而罐头厂、防疫站、仪表厂、磷肥厂、百货站等撤、并、转企业小全宗档案10年来无人问津。

4 结语

馆藏档案利用情况统计分析，是档案馆利用工作的基础性工作。做好这项工作对调整馆藏结构，探索新时期综合档案馆档案利用的特点和规律，为档案界同仁在档案利用方面提供研究线索，更好地服务广大人民群众，有着特别的意义。有必要将这项工作常态化、规范化，将档案利用统计纳入档案馆信息化基本应用范围之内，为当地档案工作科学决策和档案事业全面快速发展提供参考依据。

参考文献：

[1]程相山，王玉.南阳市档案馆1995年～2004年档案利用情况调查与分析[J].档案管理，2005（4）：53.

[2]李宗富.唐河县档案馆和射阳县档案馆20年利用情况比较[J].档案管理，2011（3）：56.

（作者单位：漯河市档案馆 来稿日期：2014-04-29）