提高公文质量 服务学校发展

杨嵩松+张萌萌+王文革+王丹

摘要：高校公文质量的高低是衡量高校管理水平、工作效率的一个重要标准。本文对于实际工作中常出现的发文处理程序不规范、公文文种使用不规范、公文行文不规范等问题进行探讨，对如何规范学校发文工作，提高公文质量，服务学校发展给出合理化建议。

关键词：公文；处理；规范

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）39-0123-02

高校公文是实现高校正常运转的重要工具，是传达贯彻党和国家的方针政策，部署学校工作，发布规章，请示和答复问题，指导和协调工作，报告情况，交流经验的重要载体。公文作为高校的窗口，其质量如何，将直接影响高校的形象，公文质量的高低也是衡量高校管理水平、工作效率的一个重要标准。自《中国共产党机关公文处理条例》、《党政机关公文处理工作条例》以及《国家机关公文格式》等制度文件颁布后，高校的公文处理逐步走向规范化。但是，在公文处理的细节上，仍然存在一些失误，概括起来，主要有以下三个方面：

一、发文处理程序不规范

公文制发是一项极其严肃的工作，应有严格的工作流程。但在工作中由于审核不严，常常出现不按规程制发的现象。例如，有的职能部门拟稿后不经过学校办公室初审，直接请校领导签发，但在发文过程中，学校办公室文秘人员发现文件有文字纰漏，需要大改，等修改后将请校领导再次签发。这就丧失了签发稿件的严肃性，打乱了公文制发正常的运转程序，极易出现工作差错。

二、公文文种使用不规范

根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号文件）规定，公文共有十五个文种，他们各自有不同的特征和使用范围。有些职能部门在拟稿时容易忽视文种的准确性，常常按照以往经验或口头表达方式拟制文稿，以致出现文种误用、混用等现象。例如出现决定、通知误用，请示、报告不分或并用等问题。

三、公文行文不规范

主要表现在：一文出现两个主送机关；抄送机关混乱，不管什么公文都抄送或抄送给下级单位；向上级机关请示时，没有提出倾向性意见而是原文转报上级机关；没有遵循一文一事，在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

高校公文制发的“输出口”一般都在学校办公室，校办肩负着对公文内容、行文规范、公文格式进行最终把关的使命。因此，规范办公室的发文工作流程、提高办公室文秘业务素质、优化公文校核方法对提升高校公文质量起到关键作用。

一、制定规章制度，强化约束机制

“不以规矩，不能成方圆”，要使高校公文制发程序严肃、严格、严谨，就必须有章可循。因此，在提高思想认识的基础上，首先要制定严格的公文处理程序，健全公文处理制度，从制度上约束发文的每个环节，避免越级发文或发文顺序“倒流”的现象。笔者列出了一个较为成熟的校级公文行文工作流程（见图1）。从该图可以看出，行文流程应自下而上，不得越级。另外，校领导签发前，校办文秘人员需对稿件进行严格的审核，并反复与拟稿单位沟通，直到文件无文字、内容差错之后再请校领导签发。同时，可以看到校办打字室在打印文件时，还需要再次请拟稿人核对，这样的做法能保证稿件愿意的真实性，特别是一些专业性较强的文件，如果涉及到特殊符号或专业术语请拟稿人再次校核可以避免校办文秘人员在不了解专业知识的情况下出现理解偏差而改换了文件原意，也能避免排版错误。同时，请拟稿人知晓修改内容，也间接提高了拟稿人员的写作水平。

二、加强业务学习，提高文秘素质

治标需治本，提高文秘人员的素质是确保公文质量的根本性工作。如何提高文秘人员素质，除了组织学习相关业务知识、定期培训等常规手段外，常看“审改稿”能起到事半功倍的作用。“审改稿”是拟稿人员提供的原始稿件，经各级人员修改过后的文字稿。“审改稿”一般建议以纸质文件形式保存。因为，电子文稿虽然也有修订功能，但很难区分改稿人身份，纸质文件可以从笔迹上进行区别，能让文秘人员分别领会改稿人的意图。“审改稿”是文秘人员不可多得的“经典教材”，小到对一个标点的修改，大到对整篇文章结构的调整都能从“审改稿”中最直观的体现，可以让文秘人员更好地领会领导意图，更快捷地发现问题，避免在下一次修改中出现类似的问题。另外，好稿子是改出来的。文件拟稿完毕，必须进行认真修改。高校公文是应用文的一种，具有直接性、真实性、规范性的特征。高校公文语言文字表述如何，直接关系到文件的贯彻执行情况。因此，文秘人员在改稿时应重点对公文结构条理是否清晰，文章层次是否分明作重点修改。但是，公文的审改、校核不单是纠错字、修错句，还需要从主题、观点、材料、结构、语言五个方面进行认真推敲，确保文件精神符合国家的法律、法规，符合高校教育发展要求和工作大局的需要，符合发文意图。校办文秘人员既不能擅自修改，也不能放任不改；既要慎重，又要主动把关。

三、优化校核方法，提倡集体决策

公文的修改一般来讲都是由学校办公室的文秘人员独立完成的，当然这就如前面所述，对文秘人员的业务素质有很高的要求。但是，文秘人员因精力有限，也不可能做到事事皆知。因此，如果当一篇公文涉及到的业务性、专业性强或具体的政策规定时，校办文秘人员往往会表现出力不从心。要解决这样的难题，首先是文秘人员必须多学习，对照公文查找上级文件，在认真解读、领会上级文件精神后再做审改。其次便是寻求相关主责部门的帮助，以此确保公文内容的准确性。最后，对于内容涉及面广或全校性的重要报告，应通过“会商”的形式审稿，避免仓促成文。例如，通过党委会、校长办公会集体决策、共同审议；或者邀请报告内容所涉及部门的主要领导与校办文秘人员同时审稿，借鉴电脑、投影设备等电子工具，做到同时阅稿，有问题现场修改。通过集体决策的形式校核文件，不仅避免了文件传阅时滞带来的负面影响，大大缩短了校核周期，同时也能更全面、更真实地反映文件精神，更好地服务学校发展。

参考文献：

[1]宁永录.高校公文质量问题分析及对策探讨[J].新西部（下旬.理论版），2011，（07）.

[2]肖克伟.把好六关切实提高公文处理质量[J].南阳市人民政府公报，2010，（08）.

基金项目：本文为北方工业大学2013年度教育教学改革和课程建设课题成果，课题组成员：杨嵩松、张萌萌、王文革、王丹。endprint

摘要：高校公文质量的高低是衡量高校管理水平、工作效率的一个重要标准。本文对于实际工作中常出现的发文处理程序不规范、公文文种使用不规范、公文行文不规范等问题进行探讨，对如何规范学校发文工作，提高公文质量，服务学校发展给出合理化建议。

关键词：公文；处理；规范

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）39-0123-02

高校公文是实现高校正常运转的重要工具，是传达贯彻党和国家的方针政策，部署学校工作，发布规章，请示和答复问题，指导和协调工作，报告情况，交流经验的重要载体。公文作为高校的窗口，其质量如何，将直接影响高校的形象，公文质量的高低也是衡量高校管理水平、工作效率的一个重要标准。自《中国共产党机关公文处理条例》、《党政机关公文处理工作条例》以及《国家机关公文格式》等制度文件颁布后，高校的公文处理逐步走向规范化。但是，在公文处理的细节上，仍然存在一些失误，概括起来，主要有以下三个方面：

一、发文处理程序不规范

公文制发是一项极其严肃的工作，应有严格的工作流程。但在工作中由于审核不严，常常出现不按规程制发的现象。例如，有的职能部门拟稿后不经过学校办公室初审，直接请校领导签发，但在发文过程中，学校办公室文秘人员发现文件有文字纰漏，需要大改，等修改后将请校领导再次签发。这就丧失了签发稿件的严肃性，打乱了公文制发正常的运转程序，极易出现工作差错。

二、公文文种使用不规范

根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号文件）规定，公文共有十五个文种，他们各自有不同的特征和使用范围。有些职能部门在拟稿时容易忽视文种的准确性，常常按照以往经验或口头表达方式拟制文稿，以致出现文种误用、混用等现象。例如出现决定、通知误用，请示、报告不分或并用等问题。

三、公文行文不规范

主要表现在：一文出现两个主送机关；抄送机关混乱，不管什么公文都抄送或抄送给下级单位；向上级机关请示时，没有提出倾向性意见而是原文转报上级机关；没有遵循一文一事，在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

高校公文制发的“输出口”一般都在学校办公室，校办肩负着对公文内容、行文规范、公文格式进行最终把关的使命。因此，规范办公室的发文工作流程、提高办公室文秘业务素质、优化公文校核方法对提升高校公文质量起到关键作用。

一、制定规章制度，强化约束机制

“不以规矩，不能成方圆”，要使高校公文制发程序严肃、严格、严谨，就必须有章可循。因此，在提高思想认识的基础上，首先要制定严格的公文处理程序，健全公文处理制度，从制度上约束发文的每个环节，避免越级发文或发文顺序“倒流”的现象。笔者列出了一个较为成熟的校级公文行文工作流程（见图1）。从该图可以看出，行文流程应自下而上，不得越级。另外，校领导签发前，校办文秘人员需对稿件进行严格的审核，并反复与拟稿单位沟通，直到文件无文字、内容差错之后再请校领导签发。同时，可以看到校办打字室在打印文件时，还需要再次请拟稿人核对，这样的做法能保证稿件愿意的真实性，特别是一些专业性较强的文件，如果涉及到特殊符号或专业术语请拟稿人再次校核可以避免校办文秘人员在不了解专业知识的情况下出现理解偏差而改换了文件原意，也能避免排版错误。同时，请拟稿人知晓修改内容，也间接提高了拟稿人员的写作水平。

二、加强业务学习，提高文秘素质

治标需治本，提高文秘人员的素质是确保公文质量的根本性工作。如何提高文秘人员素质，除了组织学习相关业务知识、定期培训等常规手段外，常看“审改稿”能起到事半功倍的作用。“审改稿”是拟稿人员提供的原始稿件，经各级人员修改过后的文字稿。“审改稿”一般建议以纸质文件形式保存。因为，电子文稿虽然也有修订功能，但很难区分改稿人身份，纸质文件可以从笔迹上进行区别，能让文秘人员分别领会改稿人的意图。“审改稿”是文秘人员不可多得的“经典教材”，小到对一个标点的修改，大到对整篇文章结构的调整都能从“审改稿”中最直观的体现，可以让文秘人员更好地领会领导意图，更快捷地发现问题，避免在下一次修改中出现类似的问题。另外，好稿子是改出来的。文件拟稿完毕，必须进行认真修改。高校公文是应用文的一种，具有直接性、真实性、规范性的特征。高校公文语言文字表述如何，直接关系到文件的贯彻执行情况。因此，文秘人员在改稿时应重点对公文结构条理是否清晰，文章层次是否分明作重点修改。但是，公文的审改、校核不单是纠错字、修错句，还需要从主题、观点、材料、结构、语言五个方面进行认真推敲，确保文件精神符合国家的法律、法规，符合高校教育发展要求和工作大局的需要，符合发文意图。校办文秘人员既不能擅自修改，也不能放任不改；既要慎重，又要主动把关。

三、优化校核方法，提倡集体决策

公文的修改一般来讲都是由学校办公室的文秘人员独立完成的，当然这就如前面所述，对文秘人员的业务素质有很高的要求。但是，文秘人员因精力有限，也不可能做到事事皆知。因此，如果当一篇公文涉及到的业务性、专业性强或具体的政策规定时，校办文秘人员往往会表现出力不从心。要解决这样的难题，首先是文秘人员必须多学习，对照公文查找上级文件，在认真解读、领会上级文件精神后再做审改。其次便是寻求相关主责部门的帮助，以此确保公文内容的准确性。最后，对于内容涉及面广或全校性的重要报告，应通过“会商”的形式审稿，避免仓促成文。例如，通过党委会、校长办公会集体决策、共同审议；或者邀请报告内容所涉及部门的主要领导与校办文秘人员同时审稿，借鉴电脑、投影设备等电子工具，做到同时阅稿，有问题现场修改。通过集体决策的形式校核文件，不仅避免了文件传阅时滞带来的负面影响，大大缩短了校核周期，同时也能更全面、更真实地反映文件精神，更好地服务学校发展。

参考文献：

[1]宁永录.高校公文质量问题分析及对策探讨[J].新西部（下旬.理论版），2011，（07）.

[2]肖克伟.把好六关切实提高公文处理质量[J].南阳市人民政府公报，2010，（08）.

基金项目：本文为北方工业大学2013年度教育教学改革和课程建设课题成果，课题组成员：杨嵩松、张萌萌、王文革、王丹。endprint

摘要：高校公文质量的高低是衡量高校管理水平、工作效率的一个重要标准。本文对于实际工作中常出现的发文处理程序不规范、公文文种使用不规范、公文行文不规范等问题进行探讨，对如何规范学校发文工作，提高公文质量，服务学校发展给出合理化建议。

关键词：公文；处理；规范

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）39-0123-02

高校公文是实现高校正常运转的重要工具，是传达贯彻党和国家的方针政策，部署学校工作，发布规章，请示和答复问题，指导和协调工作，报告情况，交流经验的重要载体。公文作为高校的窗口，其质量如何，将直接影响高校的形象，公文质量的高低也是衡量高校管理水平、工作效率的一个重要标准。自《中国共产党机关公文处理条例》、《党政机关公文处理工作条例》以及《国家机关公文格式》等制度文件颁布后，高校的公文处理逐步走向规范化。但是，在公文处理的细节上，仍然存在一些失误，概括起来，主要有以下三个方面：

一、发文处理程序不规范

公文制发是一项极其严肃的工作，应有严格的工作流程。但在工作中由于审核不严，常常出现不按规程制发的现象。例如，有的职能部门拟稿后不经过学校办公室初审，直接请校领导签发，但在发文过程中，学校办公室文秘人员发现文件有文字纰漏，需要大改，等修改后将请校领导再次签发。这就丧失了签发稿件的严肃性，打乱了公文制发正常的运转程序，极易出现工作差错。

二、公文文种使用不规范

根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号文件）规定，公文共有十五个文种，他们各自有不同的特征和使用范围。有些职能部门在拟稿时容易忽视文种的准确性，常常按照以往经验或口头表达方式拟制文稿，以致出现文种误用、混用等现象。例如出现决定、通知误用，请示、报告不分或并用等问题。

三、公文行文不规范

主要表现在：一文出现两个主送机关；抄送机关混乱，不管什么公文都抄送或抄送给下级单位；向上级机关请示时，没有提出倾向性意见而是原文转报上级机关；没有遵循一文一事，在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

高校公文制发的“输出口”一般都在学校办公室，校办肩负着对公文内容、行文规范、公文格式进行最终把关的使命。因此，规范办公室的发文工作流程、提高办公室文秘业务素质、优化公文校核方法对提升高校公文质量起到关键作用。

一、制定规章制度，强化约束机制

“不以规矩，不能成方圆”，要使高校公文制发程序严肃、严格、严谨，就必须有章可循。因此，在提高思想认识的基础上，首先要制定严格的公文处理程序，健全公文处理制度，从制度上约束发文的每个环节，避免越级发文或发文顺序“倒流”的现象。笔者列出了一个较为成熟的校级公文行文工作流程（见图1）。从该图可以看出，行文流程应自下而上，不得越级。另外，校领导签发前，校办文秘人员需对稿件进行严格的审核，并反复与拟稿单位沟通，直到文件无文字、内容差错之后再请校领导签发。同时，可以看到校办打字室在打印文件时，还需要再次请拟稿人核对，这样的做法能保证稿件愿意的真实性，特别是一些专业性较强的文件，如果涉及到特殊符号或专业术语请拟稿人再次校核可以避免校办文秘人员在不了解专业知识的情况下出现理解偏差而改换了文件原意，也能避免排版错误。同时，请拟稿人知晓修改内容，也间接提高了拟稿人员的写作水平。

二、加强业务学习，提高文秘素质

治标需治本，提高文秘人员的素质是确保公文质量的根本性工作。如何提高文秘人员素质，除了组织学习相关业务知识、定期培训等常规手段外，常看“审改稿”能起到事半功倍的作用。“审改稿”是拟稿人员提供的原始稿件，经各级人员修改过后的文字稿。“审改稿”一般建议以纸质文件形式保存。因为，电子文稿虽然也有修订功能，但很难区分改稿人身份，纸质文件可以从笔迹上进行区别，能让文秘人员分别领会改稿人的意图。“审改稿”是文秘人员不可多得的“经典教材”，小到对一个标点的修改，大到对整篇文章结构的调整都能从“审改稿”中最直观的体现，可以让文秘人员更好地领会领导意图，更快捷地发现问题，避免在下一次修改中出现类似的问题。另外，好稿子是改出来的。文件拟稿完毕，必须进行认真修改。高校公文是应用文的一种，具有直接性、真实性、规范性的特征。高校公文语言文字表述如何，直接关系到文件的贯彻执行情况。因此，文秘人员在改稿时应重点对公文结构条理是否清晰，文章层次是否分明作重点修改。但是，公文的审改、校核不单是纠错字、修错句，还需要从主题、观点、材料、结构、语言五个方面进行认真推敲，确保文件精神符合国家的法律、法规，符合高校教育发展要求和工作大局的需要，符合发文意图。校办文秘人员既不能擅自修改，也不能放任不改；既要慎重，又要主动把关。

三、优化校核方法，提倡集体决策

公文的修改一般来讲都是由学校办公室的文秘人员独立完成的，当然这就如前面所述，对文秘人员的业务素质有很高的要求。但是，文秘人员因精力有限，也不可能做到事事皆知。因此，如果当一篇公文涉及到的业务性、专业性强或具体的政策规定时，校办文秘人员往往会表现出力不从心。要解决这样的难题，首先是文秘人员必须多学习，对照公文查找上级文件，在认真解读、领会上级文件精神后再做审改。其次便是寻求相关主责部门的帮助，以此确保公文内容的准确性。最后，对于内容涉及面广或全校性的重要报告，应通过“会商”的形式审稿，避免仓促成文。例如，通过党委会、校长办公会集体决策、共同审议；或者邀请报告内容所涉及部门的主要领导与校办文秘人员同时审稿，借鉴电脑、投影设备等电子工具，做到同时阅稿，有问题现场修改。通过集体决策的形式校核文件，不仅避免了文件传阅时滞带来的负面影响，大大缩短了校核周期，同时也能更全面、更真实地反映文件精神，更好地服务学校发展。

参考文献：

[1]宁永录.高校公文质量问题分析及对策探讨[J].新西部（下旬.理论版），2011，（07）.

[2]肖克伟.把好六关切实提高公文处理质量[J].南阳市人民政府公报，2010，（08）.

基金项目：本文为北方工业大学2013年度教育教学改革和课程建设课题成果，课题组成员：杨嵩松、张萌萌、王文革、王丹。endprint