用友财务软件环境下记账凭证的更正方法
2014-08-27刘秀艳
摘要:财务软件在实际工作中应用越来越广泛,不少会计人员发现记账凭证出错时不知如何解决,本文针对用友财务软件分析记账凭证的更正方法,供大家参考。
关键词:财务软件 记账凭证 红字冲销法 反记账 反结账
财务软件环境下通常会面临“垃圾进,垃圾出”的风险,无论程序多么完善正确,如果输入系统内的数据是错误的,那么经系统处理后输出的会计信息也是错误的。这就说明了该环境下输入环节是极其关键和重要的,防止记账凭证出错以及对错误记账凭证的更正措施显得极为重要。下面分析不同情况下记账凭证的更正方法。
1 尚未审核之前发现凭证错误
1.1 修改凭证 正在填制尚未保存的记账凭证有错误,可以将光标移动到错误所在处直接修改。而且除了计算机系统自动编号的编号不能修改外都可以修改,包括凭证类别、日期、附件、摘要、会计科目、金额、辅助项等。修改会计科目辅助项比较麻烦一些,修改时要注意先点击会计科目,然后将鼠标向下移到该会计科目所显示的辅助项附近,在鼠标变成笔尖时双击,会弹出所要填写的辅助项对话框,修改相应辅助项即可。已经填好并保存过的凭证有错误,要在“填制凭证”界面通过点击“上张”、“下张”按钮,找到错误凭证后按上述方式进行修改,但这时凭证类别也不能修改了。
1.2 删除凭证 如果凭证编号、类别不能修改或凭证填写重复,需要将此凭证删除。具体操作如下:①作废凭证,在“填制凭证”界面,找到要删除的凭证后,依次点击制单→作废/恢复,凭证左上角会出现红字“作废”字样。作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号,不能修改,不能审核,在记账时,不对作废凭证作数据处理,相当于一张空凭证,在账簿查询时,也查不到作废凭证的数据。②删除凭证,在“填制凭证”界面,依次点击制单→整理凭证,选择要整理的凭证后确定,即可将作废的凭证从系统中彻底删除。作废的凭证在经历一次记账后就不能再被整理删除了,因此,最好及时删除。
固定资产管理、薪资管理、应收管理、应付管理、存货等子系统生成的凭证保存后会自动传递到总账系统,这些凭证叫外部凭证,在总账的“填制凭证”界面是不能修改和删除的,要到生成它的相应模块去完成,在总账之外的子系统删除的凭证,在总账“填制凭证”界面显示的是“作废”凭证,在总账直接进行凭证整理,可彻底删除凭证。
2 审核后尚未记账前发现凭证错误
保存后的凭证已经由审核人审核、出纳签字或会计主管签字,才发现凭证有错误,这时需要先取消审核和签字,再按上述方法进行修改或删除,取消只能由本人进行。
3 记账后结账前发现凭证错误
凭证已经记账,才发现有错误,一般采用红字冲消法或补充登记法进行更正,错误太多会先反记账再修改。
3.1 红字冲消法 如果填写的记账凭证科目用错,一般先制作一张与原来错误凭证一样的红字凭证,再填写一张正确凭证。具体操作如下:①查出错误凭证的类别和编号,在“填制凭证”界面,依次点击制单→冲消凭证,在“冲消凭证”窗口,选择错误凭证所在的月份和凭证类别,输入错误凭证编号,确定后系统自动生成一张红字记账凭证。②在“填制凭证”界面填制一张正确的凭证。
如果填写的记账凭证科目没有错误,只是金额多记了,只需要在“填制凭证”界面直接填制一张红字金额(错误金额与正确金额差额)的凭证,冲销多记的金额。
3.2 补充登记法 如果填写的记账凭证科目没有用错,只是金额少记了,采用此法。在“填制凭证”界面直接填制一张凭证,摘要写明“补充登记××凭证少记金额”,金额为少记部分的金额。
以上方法主要是在总账填制或生成的凭证出现错误时采纳的方法,如果固定资产、薪资等子系统的凭证产生错误,只能在相应子系统冲消生成红字凭证,然后修改原始单据,再重新生成正确的凭证。
3.3 反记账 如果计算机出现病毒或错误太多,可以由账套主管恢复记账前状态。再由审核人、出纳、会计主管取消签字后,由制单人直接修改,修改后再审核记账。具体操作如下:在“总账”窗口,依次点击期末→对账,在“对账”界面,按“CTRL+H”,激活“恢复记账前状态”功能,此功能在总账/凭证下显示,点击此功能即可恢复。恢复记账前状态功能不能轻易使用。
4 结账后发现凭证错误
在很多情况下,已经在总账系统记账并月末结账后,又发现凭证错误,则需要去修改凭证或删除凭证,此时就需要进行反结账、反记账等一系列操作。具体操作如下:首先,打开总账,依次点击总账→期末→结账,在弹出的“结账”窗口,选择要取消结账的最后一个结账月份,按 “Ctrl+Shift+F6”组合键,再输入账套主管的口令即可恢复到结账前状态,然后再进行反记账及以后的一系列操作,完成凭证的更正任务。
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作者简介:
刘秀艳(1971-),女,河北唐山人,副教授,研究方向:会计、会计电算化等会计专业相关课程教学工作。
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