在高职文秘专业档案管理课程实践教学中引入班级档案项目的探索

谢丹妮 盘健斌

（1南宁职业技术学院；2广西科学技术协会，广西 南宁 530000）

档案管理是高职文秘专业的核心课程，在专业教学中占有重要位置。由于该课程在教学计划中通常只安排一个学期的课时，很难有效调动学生的积极主动性，存在实践过程不连贯，方式简单化，效果不明显等问题。笔者认为，要切实培养学生的档案管理操作能力，最好要依托一个贯穿学生大学学习全过程的项目——构建班级档案。

班级档案是班级从建立到毕业的过程中，班集体和同学个人在从事各项活动中形成的具有保存价值的不同形式、不同载体的历史记录。但在构建班级档案的过程中，起主导作用的班级辅导员或班干大多缺乏档案专业知识，档案管理难以科学化。因此，将构建班级档案作为高职文秘专业档案管理课程的一项实践教学来实施，既有利于加强学生应用能力，又有助于在探索中规范班级档案的管理。

一、高职文秘专业档案管理实践教学主要方法

由于高职学生的培养方式和就业去向特点，高职文秘专业的档案管理课程一直在往应用性方面发展。

1.现场集中教学。除了常规的课堂实例教学，任课老师大多将学生带到档案馆等校外实习实训基地、校内办公室现场参观，了解文书处理流程、档案操作流程，以增强学生对档案管理知识的直观认识。

2.模拟情境教学。现诸多高职院校文秘专业都建立了综合实训室，引进了多功能的办公软件系统，以对学生进行模拟教学。通过软件操作，让学生模拟操作档案管理的全过程，以提高学生的实际操作能力。

3.任务驱动教学。根据档案工作过程和行业规范，将档案管理的各项目细化成具体的任务。任课老师指导学生围绕任务，在强烈的问题动机的驱动下，通过对档案管理基本知识的积极主动应用，进行自主探索和互动协作的学习。

二、高职文秘专业档案管理实践教学存在的不足

高职文秘专业档案管理实践环节采用多种形式相结合的方式，但由于缺乏真实的情境与实在的操作，往往不能使学生很好地掌握档案管理技能。

1.项目任务虚拟化。当前，高职文秘专业档案管理课程的项目化教学大多采用虚拟企业和现实场景相结合的方式，通过模拟情境材料和企业信息进行练习。但由于教师水平、场地限制等问题，实践教学往往形式化、简单化，并不利于学生真正掌握档案管理的全过程。

2.实习实训简单化。由于学生没有实际工作经验，档案教学过程中的很多实习实训项目无法进行。如由于学生掌握的知识与档案馆等实习实训基地的专业化要求有较大差距，很难真正参与实际工作，所谓的实习多局限于观摩。若依托学校综合档案室或相关办公室实习，由于规模较小，难以一次容纳太多学生，频繁更替实习学生会给工作人员带来诸多不便，因此学生在实习中承担的多为办公室事务，而非真正的档案管理实务，不利于掌握基本的操作技能。

3.实践环节被动式。学生无论是在校外实训基地或是校内办公室实践，大多都按照既定的模式来操作，这样的实践很难调动学生的积极主动性，让学生在实践中思考。加之档案管理课一般只开设一个学期，对于整个专业的学习来说，实践时间短，实践不连贯，无法深入了解档案管理的全过程。

三、构建班级档案在档案管理实践教学中的作用

班级从建立到毕业的过程中，会形成一系列的班级档案。构建班级档案在高职文秘专业档案管理课程实践教学中，可起到积极的辅助作用。

1.构建班级档案可以使档案管理实践贯穿大学生涯。班级档案是班级建设和个人成长的历史记录，构建班级档案可以按学期或学年来对班级材料进行归档，班级档案的管理则成为一项日常工作，从而把通常只有一个学期的档案管理课的实践部分延伸到了整个大学三年，有助于学生系统地连贯地进行档案操作，从根本上提升技能。

2.构建班级档案可以发挥学生学习的自主性。班级档案既包含了班级信息，如学生管理部门日常检查内容和有关考核信息，有关教学质量的考评、考试、测试、验等科目信息等；还包含了学生个人信息，如与学生成长相关的操行、劳动纪律等，可以说其与学生个人及班集体都息息相关。学生有责任也有义务来维护班级的荣誉，这更容易让学生以主人翁的态度参与班级档案管理工作，有效地实现学用结合。

3.构建班级档案可以实现档案管理的全过程实践。档案管理课程按照秘书文档管理能力要求，大致可以包含以下几个工作项目：档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案提供利用、档案数字化管理等。从大一开课起，老师指导学生从班级档案收集入手，引导学生在未来三年的校园学习生活中做好各项档案管理环节的工作。班级档案可以以完成实际工作任务来组织引领课程内容，有利于学生掌握档案管理工作的各个环节。

四、构建班级档案在档案管理实践教学中的探索

将档案管理课按照秘书文档管理能力要求，分解成档案收集、档案整理、档案保管、档案检索、档案提供利用、档案数字化管理六个工作项目来开展实践教学。任课老师要与班级辅导员做好沟通，自新生入学组建班级开始培养学生的档案意识，让学生认识到构建班级档案不仅仅是档案管理课程的实践需要，还是文秘专业学生的能力要求，更是保管班级集体和个人大学信息的重要工作。

1.档案收集。从大一开课起，任课老师与辅导员要作为班级档案的总责任人进行宏观指导。首先，建立班级档案归档工作制度，凡是记载和反映班级的主要活动，具有保存价值的各种形式的历史记录都应归档。同时，指导班干组成档案工作小组，根据工作职责分别负责对应的档案，发动全班学生踊跃参与提供素材。班长负责班级自然状况档案；副班长负责学生个体信息档案；团支书负责党团籍档案、思想品德教育档案；组织委员负责党团活动档案；纪检委员负责收集班风学风档案；学习委员负责收集学籍档案；宣传委员负责收集活动照片、录像、宣传报道材料等；生活委员负责收集班费以及班费收支档案等，诸如此类。另外，可考虑由负责不同类别档案的班干带领一个工作小组，使班上每个同学都参与进来，这样既使班级档案工作有条不紊，又使学生收集和管理档案的能力得到培养。

2.档案整理。任课老师可在课堂上指导学生认真学习学校的档案保管期限表，再结合班级实际情况，确定班级档案分类方法。在讲授完相关理论知识后，组织小组成员按照班级档案分类方法，对接收的档案材料认真进行检查、分类、鉴定，发现不符合归档要求的及时改正。为了实践的连贯性，增加学生的动手机会，可采取每个月归档一次的制度。

3.档案保管。在文秘综合实训室里开辟一个区域，作为班级档案库房，配备相关的专业档案装具，如档案盒、归档章、打码机、温湿度计、装订机、棉线等，安装专业档案管理软件，为学生提供正式的档案保管条件。每个班级要准备一定数量的档案盒，盒内要有归档材料目录并及时填写，并在档案盒的背签上标注归档内容。指导学生认真做好班级档案的保管和日常维护工作，保证档案材料安全。组织学生每学期末检查清点档案材料数量，认真进行整理。

4.档案检索。讲授档案检索理论知识后，组织学生按小组制作相对应的档案目录、索引、指南等检索工具；同时，指导学生将保存在电脑里的档案信息做好归类，进行自动化检索的练习和使用。

5.档案提供利用。班级档案在评比、奖助学金的发放、争创优秀班集体等活动中有着举足轻重的作用，通过班级档案，一些评比结果都有据可循，能有效地避免因评比而引起误会和矛盾。此外，在一些系部、学校的迎检工作中，班级档案都会成为迎检材料中不可或缺的支撑材料，因此，老师要指导学生建立相关的档案借阅制度，便捷、安全地向相关单位提供原始档案材料。同时，还可以指导学生对档案材料进行加工，利用班级档案做好年度班级大事记、文件汇编、档案展览等。

6.档案数字化管理。班级档案作为班集体和学生个人成长的重要记录，有着很丰富的价值。为确保毕业后仍可以发挥班级档案的作用，老师可以指导学生通过建立班级博客、班级网站等途径来实现班级档案的数字化，安排人员定期维护，保证班级档案的完整性、可读性、可用性和安全性，实现档案的共享、沟通和交流。

与此同时，高职文秘专业学生通过档案管理课程构建了规范的班级档案，掌握了档案管理的理论知识和操作技能后，可以安排该专业学生指导其他专业班级进一步构建和规范班级档案，通过具体的实践，从根本上提升档案管理水平，从而更好地参与校内外实习实训。

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