基于零库存的高职院校教材管理

2014-08-15袁文俊

黄冈职业技术学院学报 2014年2期

袁文俊

(黄冈职业技术学院教务处，湖北黄冈438002)

教材管理工作是高职院校教学管理工作的重要组成部分，它对保障教学运行，稳定教学秩序，全面提高教学质量，起着十分重要的作用。教材库存是教材管理的重要方面，在构建资源节约型社会，推行节俭办学的背景下，教材零库存管理是高职院校教材管理发展的必然趋势。作为高职院校的教材管理工作者必须研究教材零库存管理的内涵，实行教材零库存的基本条件及零库存实施的有效途径。

一、教材零库存管理内涵及必要性

零库存管理思想来源于日本的企业管理，是指物料在采购、生产、销售、配送等一个或者几个经营环节中，不以仓库存储的形式存在，而是处于周转状态，没有资金和仓库占用，或者资金和仓库占用达到最小的管理方式。高职院校教材零库存是指当前学期采购的教材刚好满足本学期教学的需要，没有产生教材积压。

严格地说，教材零库存不是真正的零库存，只是尽力将库存减少到最理想的状态。由于高职院校新生到校人数不能很快确定，还有学籍异动、人才培养方案调整、教学内容更新、教师自编教材包销、教材选用机制不健全等原因，往往容易造成大量的教材积压。而过去教材库存管理普遍沿用的是传统仓储管理，积压教材导致库存费用支出增加，库房投资增大，管理人员增多，给高职院校的发展带来沉重的负担，因此高职院校实行教材零库存管理十分必要。

二、教材零库存管理的实施条件

高职院校要实现有效的教材零库存管理必须具备以下基本条件:

(一)提高师生员工对教材零库存的认识

学校教材管理决策层在推行教材零库存前，应对全体师生员工进行广泛的宣传和教育，做到人人了解推行教材零库存的意义，人人树立教材管理成本意识和效益意识，自觉推行教材零库存管理，在全校上下形成推行教材零库存管理的良好氛围。

(二)建立教材公开招标机制

学校招标部门要根据教材管理部门的需求，广泛联系具备良好的教材经营资质和经营业绩，售后服务到位的教材供应商，组织召开教材招标会议，签订教材供应合同。尤为重要的是，合同中要明确多余教材清退的条款，为教材零库存奠定基础。一般来说，学校可以以教学年度为单位组织招标，形成成熟的教材公开招标机制。

(三)建立稳固的教材供应渠道

学校应该从长期合作的教材供应商中遴选教材库存充足、与学校距离较近，交通运输便捷的供应商，并与之建立长期的稳定的战略合作伙伴关系，共同掌控教材市场状态，共同分享教材出版及供应信息，共同协作解决教材供应问题，充分保证学校教学需要。

(四)树立以需定购的教材订购观念

教材报订部门需要动态掌握全校师生对教材的需求信息变化，据此及时调整教材订购的品种和数量，并在第一时间向教材供应商反馈。只有以需定购，才能减少教材存货，实现教材零库存管理。

(五)建立教材零库存的约束机制

教材零库存管理是一个系统工程，教材供应的环节和步骤相互依存，形成利益相关的链条。学校应建立教材零库存的约束机制，严格制订和实施相关奖惩制度，设立教材零库存工作专项奖励，对影响教材零库存的单位和个人予以必要的惩戒，以此保障教材供应工作的顺利进行。

三、教材零库存管理的实施途径

(一)无库存储备

教材无库存储备并不是真正的没有教材储备，而是指通过其它的形式将教材储备起来。学校可以通过设立教材样品库、开办教材经营门店或者直接转入学校图书馆等方式储备起来，以防不时之需。对于教师使用的教材，学校可以发放补助，由教师购买。并且强调同一版本的教材，教师不得每学期反复购买，这样可以节约资源，减少教材库存。

(二)委托保管

现代仓储业、物流业高度发达，学校可以保留教材采购权和所有权，而将保管权委托给专业化程度比较高的仓储物流部门，由其负责教材的库存和运送，学校向委托方支付一定的管理费和服务费。在一般情况下，学校采用这种方式存放和储备教材，自己不必再过多地存储教材，甚至可以取销仓库，不必要有专人从事教材的维护、保管等活动，在一定范围内可以实现教材零库存和进行无库存式的教材供应。

(三)协作分包

这是规模比较大的学校通常采用的一种的教材管理形式。这种形式是学校教务处设教材科从宏观上负责全校的教材供应工作，各院系可以设立相应的教材供应机构，建立自己的库房分包本院系的教材供应，使学校层面的供应库存为零。可以委托教材供应商到学校集中组织发放教材，这样学校及若干分包教材的院系可以实现教材供应库存为零。

(四)JIT供应

JIT就是“just in time”，JIT供应即“在需要的时候，按需要的量供应所需的产品”。这是在日本丰田公司生产方式的基础上发展起来的一种先进的管理模式，它是一种旨在消除一切无效劳动，实现企业资源优化配置，全面提高企业经济效益的管理模式。JIT供应运用到教材供应领域，需要学校与教材供应商之间建立密切的联系，使学校的教材需求变化能够迅速进入教材供应商的教材组织环节，并能在第一时间进入印刷厂及时印制。这样的教材供应才是准确及时的，并且不会产生积压。

(五)订单供应

高职院校可以将教材管理系统与教务管理系统有机结合起来，在上一学期末由任课教师将下一学期所开课程的教材名称、作者、出版社、版次等信息发布到学生选用教材的网络平台，由学生直接在网络平台上选择所需购买课程教材的册数，学校教材管理部门根据汇总信息，制订教材征订单，进行教材征订。一般来说，出版社只有在接到某高职院校教材征订单后才开始组织印刷教材，出版社的一切工作都是按教材征订单来进行采购、印刷、配送的。教材按教材征订单信息要求而流动，因此从根本上消除了呆滞教材，从而也就消灭了教材库存。

(六)合理配送

教材供应必须建立在发达完善的物流配送体系的基础之上。教材供应商可以通过合理的配送方式，打“运动战”，在将印制好的教材运送到高职院校的路途中减少库存。即教材供应商可以通过采用标准的零库存供应运作模式和合理的配送制度，使教材在运输中实现储存，从而实现零库存。

1.采用“多批少量”的方式配送教材。教材供应商往往同时与多个高职院校建立教材供应关系，可以集中同一地域的多个高职院校的教材需求，统筹兼顾，合理安排，尽量以整车为单位，增加教材配送的批次，减少每个学校、每个批次的教材送货量，提高运输效率，减少每个学校的教材库存。

2.采用集中库存的方式配送教材。教材供应商可以将某一高职院校一学期所需要的教材集中起来，形成规模优势，一次性地配送给学校，降低供应成本。在这种有保障的配送服务体系支持下，学校的库存也会逐步减少。

3.采用“即时配送”和“准时配送”的方法配送教材。在物流配送系统高度发达的前提下，为了满足高职院校的特殊要求，在配送方式上，教材供应商采用“即时配送”和“准时配送”的方法向学校配送教材。由于“即时配送”和“准时配送”具有供应教材时间灵活、稳定、供应教材弹性系数大等特点。因此作为教材供应商和高职院校，采用这种方式配送，库存压力能够大大减轻，甚至学校有可能会取消教材库存。