年鉴索引编制的实践与思考——以《河南水利年鉴》为例

□尹燕莉（河南省水利宣传中心）

《河南水利年鉴》是一本水利编年体、资料密集型工具书，作为工具书，检索是发掘年鉴深藏内容的有效捷径。随着人们对年鉴重要性认识的提高和年鉴电子化、信息化进程的加快，越来越多的年鉴设置了索引，为专业技术人员和水利行业以外的普通读者提供更加简便快捷的检索途径。

《河南水利年鉴》自1995年创刊至今，栏目类目条目设置经历了一个从无到有、逐渐形成、不断完善的过程，为了使年鉴框架更加齐全，2013卷第一次加入了索引，编制符合规范化要求的年鉴索引就成为《河南水利年鉴》编纂工作的新课题。笔者通过首次编制2013年《河南水利年鉴》索引的实践，对有关索引编制的相关技术问题进行了以下几个方面的思考。

1 索引与目录的区别

索引是一本书籍的重要组成部分，它把书中的重要名词罗列出来，并给出相对应的页码，通常按字母或其他逻辑次序排列组成，其基本功能是揭示文献的内容和指引读者查找文献。索引有多种形式，如主题索引、人物索引、地名索引、笔画索引等，以主题索引最为常见。

年鉴的检索系统一般包括目录和索引。初次编辑索引时，笔者曾认为年鉴已有目录，何必还要编制索引？其实，年鉴中的索引，具有与年鉴目录完全不同的性质和任务。年鉴目录是全书条目内容按页码顺序的排列，索引是根据索引规则和要求的重新组织；索引具有集合性，可将散于全书各处的同一事物的信息集合于一处；索引揭示隐藏主题，编制范围宽泛，可根据需要在任何一个确定的范围内进行编制；年鉴中内容丰富的条目往往含有多个主题，而条目名称不能将内容全部表达，索引就能够对资料内容进行进一步揭示。当一个条目中涉及到的多个主题或多个条目中均涉及到的某个主题时，索引从主题分析入手，就可以提供比目录更为全面的信息量，揭示更为全面的信息深度，具有分类目录不能取代的集合性和连续性，可以指引读者直接快捷地查找到所需资料的确切位置，有利于年鉴信息资源的深度开发利用。例如作为年鉴全书“脉络”的大事记，包含了大量信息，并且与正文内容相呼应，在年鉴目录中只显示相对应页码，不能显示其中众多实用、有效的信息，而将其中的主题词提炼出来制成索引，则全面提高了年鉴的整体性和利用价值。

2 年鉴索引编制实践

2.1 编制过程

索引的开头必须要有索引说明，要把索引的编制形式、排序方法、索引组成等编制方法和收录范围作简要说明，以备查考。《河南水利年鉴》2013卷采用主题索引的形式，按照水利年鉴内容和特点，以年鉴条目为基本单位，按汉语拼音声母顺序进行排列，使读者能够直接、快速地查到年鉴中相关内容，具有较强的直观性、实用性。2013卷索引组成包括索引词、页码、栏号，名称后的数字表示内容所在的页码，数字后的拉丁字母a、b分别表示该页左右栏。

2013 卷水利年鉴索引采用人工抽取加计算机辅助排序的方法编制。第一步，在书稿印刷清样出来后，印刷成书前，文字不会再有任何变动，样稿页码完全确定基础上，进行主题词选取,并将抽取结果录入为一个单独的WPS格式索引文件。第二步对索引文件利用电子文稿，按主题词汉字拼音首字母，在“WPS表格”中，利用工具栏中“数据”里的“排序”功能，采用拼音升序进行自动排序。注意检查多音字排序，比如“长”，排序是按“zhang”，还是按“chang”；“行”，是按“hang”，还是按“xing”，要根据主题词实际情况进行核对更正。第三步手工录入相对应的页码和在各页的左右栏，并进行校对和反查,对照索引词和页码项来检索年鉴正文,看是否出现不相吻合的错误。第四步是索引收尾工作,编写使用说明、添加大类标识，最后交印刷厂进行排版。

2.2 存在问题

《河南水利年鉴》2013卷包含了特载、专论、大事记、人物、综述、市县水利、附录7大块内容，涵盖防汛抗旱、水政水资源管理、农村水利、水利工程规划建设管理、水土保持、水文、移民安置、南水北调建设、水库灌区、工程局、水利院校和18个省辖市、10个省直管县，条目记载内容丰富全面。全书近500页的内容中，综述和市县水利两个栏目占了300页，从纵向说，综述主要记录了厅机关和厅属各单位一年来的工作内容，市县水利记录了全省18个省辖市、10个省直管县水利（水务）局的工作内容；从横向说，各水利单位的工作内容用条目划分，基本就是防汛抗旱、水行政执法、饮水安全、河道治理、水土保持等固定条目，随着每年工作重点的不同，有时会加入水利普查、山洪灾害防治非工程措施、农村服务体系建设等新条目，但各单位之间由于工作性质、工作任务基本相同，每年条目基本也大体相同，这就为编制索引提出了问题。例如水利年鉴中的关键词“防汛抗旱”，作为索引词将会有100多个对应单位，如果用括号标明市县名，一一罗列将会很长，如果不标明就起不到快捷查询的作用。由于是第一年在水利年鉴中加入索引，在和出版社反复商讨后，决定采用主题与单位名称相结合的方式编制索引，主题词对应全省情况，不细化到地市县具体情况，保证条理清晰，查询准确，但问题是和目录在内容上重复，只是编排顺序不同而己，主题词没有细化对应，就起不到深入揭示主题的作用。所以，《河南水利年鉴》第一次编制索引，只是停留在“有”的层面，而没有达到“深和精”的要求。

3 年鉴索引编制的思考

年鉴是一年内大量信息的汇集，如何让读者快速、方便、准确地查找到需要的信息是提高年鉴使用价值的关键，作为检查工具的索引常被称为打开年鉴的“钥匙”，在以后的索引编制过程中，笔者认为要注意以下几个问题：

3.1 规范提取索引主题词

由于主题词具有高度概括对应文献内容的主题和特征，充分体现有价值的内容，所以，索引主题词的抽取，可根据具体内容情况抽取。为了做好2014卷年鉴索引编制工作，面对实际问题，笔者研究了与水利专业相关的《治淮汇刊》、《黄河年鉴》和《中国水利年鉴》的索引编制。以主题词“防汛抗旱”为例，淮河流域行政区划范围主要涉及河南、安徽、江苏、山东4省，在索引中，“防汛抗旱”对应有4个省和1个淮河流域；《黄河年鉴》中，“防汛”做为索引词，对应有29个地区和单位，全部一一罗列出来了；《中国水利年鉴》中，索引词和《治淮汇刊》、《黄河年鉴》分析提炼不同，没有“防汛抗旱”索引词。可见，年鉴主题索引的制作存在很大的弹性，主题词抽取的范围与深度，是各年鉴编辑根据全书内容自己掌握的。笔记认为，《河南水利年鉴》以“防汛抗旱”为例，当年有重大汛情旱情时，可罗列重点地区，有条目正文、无重要实质性内容时，可不抽取。

3.2 拓宽索引的广度和深度

索引的广度决定索引的规模，索引的深度决定年鉴内容的揭示程度。《河南水利年鉴》2013卷全书490页，74.70万字，条目近千条，索引只有700字，主题词190条,索引范围主要只涵盖了综述和市县水利等正文。作为资料性工具书，年鉴的每部分都有其信息价值，2014卷计划将大事记、专论、特载、附录和表格也列入索引范围，适当增加人名、地名、图片、表格等索引，便于读者检索。在编制索引的过程中，对重要条目、参考价值较高的条目可以从多角度抽取主题词，对含有隐性资料的内容，可深入挖隐含主题并分析每个主题的构成因素，从中抽取主题词。如年鉴中的重要文献,可按文章标题和作者名编制索引,也可根据文章中的主题内容进行多主题标引,加深索引深度；综合统计中的表格，可按统计内容进行主题索引。

同时，在提炼概括性主题词时，内容有共性或者相互联系的主题，在标引多个主题词的同时，对于相同主题的内容可以将相关内容所在的页码串联起来，按照上下、隶属、总分关系分清级次，编制分级索引统一排列在主题词后面，以便读者作深度检索。

4 结语

以前，水利部门、外界人士为查阅水利年鉴记载的政府文件、技术数据、各类信息等，都要在档案资料室翻阅年鉴查找，既浪费时间又不方便。随着信息化进程的加快，近年来，许多年鉴已经实现了电子化、数字化、网络化，实现了史志资源共享，充分发挥了年鉴公益化服务职能。年鉴索引作为重要的检索工具，在适应和满足大数据时代要求方面发挥了重要作用。作为年鉴编辑人员，要改变过去索引无用的观点，加强年鉴索引规范化编制，努力提高索引理论和技术水平，保证索引的编制质量，使年鉴真正成为水利工作者和普通群众重要便捷的工具书。