电大档案管理创新建设探讨

曾宪力

（宜昌广播电视大学，湖北 宜昌 443000）

创新是各项事业发展的不竭动力。随着电大事业的发展与战略转型，对电大档案管理工作提出了很多具体要求，推动档案管理工作有了很大的进步。但要适应国家开放大学建设实现档案工作的持续发展就必须深刻理解和认真落实科学发展观，不断创新，与时俱进，必须从管理方式的创新、思想意识的创新、服务方式的创新和提高档案工作人员素质等方面入手，自觉运用科学发展观指导档案工作，推进档案事业健康发展。

一、对档案管理工作创新的认识

（一）创新是社会发展的必然。创新是一个进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。开拓创新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势，认识新事物的思想武器。根据时代和实践的要求，勇于和善于不断创新，才能使我们对客观世界的认识不断深化。在我国进入全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要实现档案事业的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求。

（二）创新是档案部门发展的原动力。近年来，随着我国经济社会的快速发展，档案工作有了很大的进步。档案工作的基础设施和条件得到了极大的改善，档案基础业务和档案信息资源建设得到加强；档案部门进一步适应了社会对档案信息的需求，社会服务功能不断拓宽，社会档案意识和档案法制意识逐步增强。但是档案工作还存在一些问题，如档案馆（室）收藏与管理上的矛盾，服务对象的局限性，服务项目的单一性，服务手段的滞后性等。要解决这些新问题，真正使档案工作与时俱进、持续发展，只有通过创新才能开创档案工作的新局面。

（三）创新是档案事业可持续发展的保障。档案事业的可持续发展，意味着其社会功能的改善和提高，与经济社会协调同步发展的同时，重点把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。这就需要我们从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及方向，着力于提高档案馆（室）的工作效率和档案信息资源的开发利用率，最终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。要实现档案事业的可持续发展，必须在目前的基础上不断创新，不断提高档案工作的社会服务功能。

二、实现电大档案管理工作创新的途径

（一）实现电大档案管理机制创新

档案管理机制创新就是通过设计科学的电大档案管理流程，科学规制电大档案管理的各个环节，提高档案管理水平。比如，恰当规制收发文的登记、平时归档、按序整理。规制收发文的登记，要做到文件正本需有主管领导阅示。办理完毕后按时归档。否则，容易造成文件截留，甚至丢失，使收集的档案不完整。规制平时归档。要做到各类电大管理人员在日常工作中，要将已经办理完毕的文件材料收集齐全，按照事先编好的类目归类，年终进行整理，正式归档。规制按序整理，要做到从档案的收集、分类、整理到计算机著录、编目等，每个环节都力求做到统一标准、整齐划一，以达到分类科学、编目清楚、装订美观的要求。同时，应严格做到文体格式的规范、行文规则的规范、档案用语的规范。电大档案只有经过按序整理。才能保持各部分之间的有机联系，体现档案的系统性和完整性，实现档案的价值。另外，我们还可以实施分类方法的创新。针对当前档案材料多样且文字材料和电子文本材料混杂，其整理分类的方法可将纸质文本和电子文本的档案实行一体化管理。全宗内的分类可采用年度——专业的复式分类法。即先按学年分类，再在学年中把各种专业分开、各课程分开。实行统一立卷。学籍档案管理也可根据远程教育的特色，采用计算机一体化管理。学籍档案计算机管理系统在开发时要充分考虑纸质版学籍档案的特点，在电子学籍档案数据采集时要与纸质版学籍档案以同一工作规范形式来进行。以纸质版学籍档案为数据源。所有的抄写工作均由计算机打印完成。

（二）加强档案工作的思想观念和意识的创新

档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得市场、赢得使用者的满意。档案管理工作首先必须解放思想，更新观念，彻底改变旧观念，牢固树立新观念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自为政，封闭自导，势必造成档案文献资源的极大浪费。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全，人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整、充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据时代发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案人员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户，想用户之所想，急用户之所急，与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用、轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信任理解的良好环境，努力造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的档案专业人才队伍。

（三） 增加档案服务方式的特色创新

日常的档案服务只局限在做好为本单位查阅利用本单位产生的档案方面，而对本单位档案如何主动为外单位、为社会服务，怎样利用外单位档案为单位服务做得就很不够，考虑得也很少。档案部门要一改坐在家里等人上门查档的现状，变被动等待服务为积极主动上门服务，利用现代计算机技术提供远程服务。可以使人们在优雅的环境中一边从档案中吸取知识、了解历史，一边从中感受档案工作带给他们的便利，拉近档案与百姓的距离。还可以利用档案资料作为出版的资源，出版一些人物传记、历史知识读物、文学书籍等，多方开辟档案服务的渠道。档案工作的宣传方面，长期以来着重于相关法规条例的宣传解释上，多强调重要意义、工作要求。这些说教式的宣传，既不直观形象也缺少“艺术”性，很难引起人们的重视，也达不到预期的宣传效果。如果能通过上网、制作成多媒体等，把馆藏开放的档案以动态的图表形式展现给社会，介绍、宣传档案工作，其效果会更形象、更直观，更易于接受。因此我们在进行档案的宣传工作时，要善于捕捉本单位档案工作的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化。

（四）突出资金投入机制与档案工作人才培养机制的创新

科技进步日新月异，时代挑战迫在眉睫，档案工作要适应和服务于社会各项事业，适应科学技术的高速发展，必须加大资金投入，使硬件和软件方面都能满足档案开发利用及创新的需要；应加快步伐，加大力度，采取行之有效的举措，快出人才，多出人才，适当调整与改革人才培养的理念与模式。在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话，强调能力的培养，即工作的能力、研究的能力、表达的能力，将培养的重点放在中青年档案工作者身上。努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。针对中青年的特点，各级领导既要爱护和支持他们，又要在工作实践中培养他们。同时，中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下，虚心学习，承上启下，有所创新，充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力，在各自的工作岗位中，结合工作实践，进行理论研究与探索，创造性地解决档案工作面临的诸多新问题，创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。

（五）充分发挥专职档案人员的创新主体作用

专职档案人员应当重视观念上的更新，其创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应地调整和重新定位，要一改仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆识与果断，从根本上转变观念，积极主动找市场，让档案创造出夏丰厚的社会效益和经济效益。其次，专职档案人员应当具有过硬的业务技能。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段，给专职档案人员提出了更高的要求，为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一专多能的档案工作人才。再次，专职档案人员应当有丰富的知识，当今社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战，作为档案工作主体的专职档案人员，如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。因此，专职档案人员要不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。另外，专职档案人员应当有历史使命感。世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机，同时也向专职档案人员提出了挑战。专职档案人员肩负着历史的使命，抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。在信息时代，专职档案人员应扪心自问：自己是否已经具备了迎接挑战的能力与素质，是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术，是否已能够解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题。一句话，专职档案人员应该充分做好准备，清醒地认识自己，清醒地认识现状和未来，把责任感、使命感与时代的脉搏联系起来，与档案事业的发展紧密结合起来。

综上所述，档案管理工作只有不断创新，适应和服务于学校各项工作的开展，才能适应学校事业发展的需要；才能使档案工作充满生机和活力；才能有高度、有特色；才能促进档案事业可持续发展，跟上当今和未来社会发展的步伐。当前，国家开放大学建设正深入推进，远程教育管理的各个环节都离不开档案管理工作的紧密配合。因此，档案部门无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力用“人无我有，人有我优，人优我新”的创新精神贯穿于档案工作中，实现档案管理现代化，更好地服务于远程教育事业。

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