创新基建项目档案管理模式的探索

2014-08-15邹华英

云南科技管理 2014年5期

邹华英

（云南省农业科学院，云南昆明 650231）

0 概述

云南省农业科学院是省政府直接领导的多学科、综合性公益性农业科研机构，承担着云南省全局性、关键性、战略性重大农业科技问题的研究任务。建院三十多年来，为云南农业和农村经济的发展作出了重要贡献。近年来，在省委省政府的重视下，云南省农科院陆续开展了农业科技园区、新办公楼、嵩明科研基地3 个大规模基本项目建设，开发建设中的科技大楼也让全院广大干部职工翘首以待.云南省农科院悄然发生了旧貌换新颜的变化。伴随着大规模基建项目推进产生的工程项目档案材料如何得到完整、准确、系统的管理，是档案部门面临的新课题。为了更好地对即将开发的科技大楼项目档案文件材料实现有效管理，借鉴已竣工验收的前3 个大工程项目档案管理经验，笔者以为，现在科技新大楼项目动工伊始，我们应有“创新、超越”的管理理念，对已伴随而来形成的大量项目档案材料管理，实施“前期策划、过程控制、及时归档”的管理模式。

1 “前期策划、过程控制、及时归档”管理模式内涵

“前期策划、过程控制、及时归档”的重点是打破传统的档案管理模式，即工程结束后集中整理归档的做法，实行与项目建设同步进行过程归档制，其内涵是“五同步”，即项目档案管理策划与项目总体策划同步；档案管理要求和控制措施的提出与签订合同同步；项目文件的形成与建设进度同步；施工进度检查与施工文件的形成和质量检查同步；施工节点质量验收与施工文件的归档同步。

“前期策划、过程控制、及时归档”管理模式的实质是施工文件与施工进度同步形成，与施工节点同步归档，其作用是从根本上杜绝施工文件“回忆录”，从源头上确保项目档案齐全、完整、准确。

2 “前期策划、过程控制、及时归档”管理模式在云南省农科院科技大楼项目中如何应用

“前期策划、过程控制、及时归档”是项目档案管理与项目管理的结合体，是项目档案管理的创新模式，其应用和实施应有序进行。

2.1 进行项目档案管理的前期策划，在策划中体现全过程管理

科技大楼项目档案管理的前期策划在项目总体策划、项目总体统筹控制计划中就应当有体现，主要内容包括：

1）明确项目档案管理原则；

2）建立项目档案管理体系；

3）完善项目档案管理制度；

4）实施项目档案控制措施；

5）明确项目档案验收交付。

2.2 实施项目档案管理的过程控制，在控制中确保项目文件形成与建设同步

2.2.1 完善项目档案管理制度

制订项目文件归档总目录，以增强可操作性。为使项目文件满足规范归档，编制发布《项目文件归档总目录》，其内容涵盖文件类别、归档范围以及归档责任单位。特别是在施工文件中，项目档案人员应与专业技术人员合作，使施工单位了解掌握《项目文件归档总目录》，增强可操作性，为项目建设提供便捷服务。

2.2.2 制订项目文件归档总计划和年度归档计划，明确项目文件的归档责任主体

以项目施工总进度计划为依据，制订项目文件归档总计划，其内容包括装置、施工内容、归档文件、归档时间、归档责任单位等，以此作为项目档案工作的指导性文件，并根据每年的施工进度计划制订分年度的归档计划。

2.2.3 进行项目文件控制和档案管理交底培训，明晰管理要求，落实管理责任

根据装置开工进度的不同，以及总承包商、施工、监理单位进场的先后，及时组织进行项目档案管理的交底培训，提出项目文件控制和档案管理的总体要求，并根据施工进度组织进行专门的业务培训，提出具体的操作要求。

2.3 纳入项目管理考核机制，确保项目文件控制和档案管理工作有序进行

科技大楼项目动工前应制订《项目文件控制和档案管理考核表》，并将此纳入项目部门的考核体系，考核权重占5%。项目文件控制和档案管理的考核主体为项目管理部，考核按季度进行，考核结果与绩效挂钩。

这里需要特别指出的是，过程中形成的所有归档材料要实现纸质文件与纸质档案管理一体化，电子文件与电子档案管理一体化。在项目执行中项目管理部一般使用的是适合项目管理的专业文件控制系统，用来存储、控制项目过程中生成的所有电子文件，包括外来纸质文件扫描后的电子文件；在档案管理中使用的是适合档案业务管理的专门数据库系统，用来存储管理归档后的电子档案。电子文件与电子档案管理一体化需要利用网络和计算机技术将上述文件控制系统和档案管理系统实现无缝链接，建立文档一体化软件，针对从电子文件产生到归档为电子档案进行全过程控制和管理。在建立文档一体化管理模式的过程中，一方面实现过程文件全部电子化、网络化，同时优化两个操作系统，通过专业公司开发一体化软件，使文控操作系统与档案管理系统相结合，逐步实现电子文件到电子档案的一体化管理。文档一体化管理是将文件控制的动态管理与档案的静态管理相结合，从中最大限度有效地加强了工程项目文件的前端控制，同时也激活了传统的静态档案管理，两者相辅相成，相互促进。按照传统的做法，文件控制是从各项目管理的角度出发运作，与档案的静态管理没有衔接，人员也属于两个部门，没有统一整体的业务规范，这样往往会出现归档文件不齐全、整理不系统、分类编号不准确等现象，验收时往往产生成品文件图纸不合格与保证进度及时发图的矛盾；归档后往往因质量问题需要档案人员重新拆卷、整理，花费大量的时间进行重复性工作；在电子文件管理方面，前端文控人员虽然在操作系统中输入了大量的文件信息，但由于2 个系统不衔接，有些档案需要的字段和信息没有包括在内，致使归档后档案人员再次进行大量信息的输入，工作烦琐而重复。文档一体化管理的实施不仅使档案人员从繁重重复的工作中解放出来，有更多的时间投入到档案的利用工作中去，提高档案的利用率，同时更有效地通过前端过程控制，保证了归档文件的齐全、完整、系统。

3 实施“前期策划、过程控制、及时归档”管理模式初步成效的评估

目前科技大楼正在土建施工阶段，但项目文件控制和归档管理“前期策划、过程控制、及时归档”管理模式已初见成效。建立了统一的管理体系，完善档案管理制度，强化了文档培训和指导，实施了过程检查和控制，项目文件的及时归档正在有序进行中。

3.1 “前期策划、过程控制、及时归档”管理模式的提出，体现了项目档案管理的创新思维

“前期策划、过程控制、及时归档”档案管理模式是在云南省农科院经历了综合大楼、嵩明基地、云南省农业科技园区等项目档案验收后，认真总结经验教训的基础上提出的，打破了传统的管理方式，从管理理念上实现了创新，从管理内涵上实现了超越，从管理体系上实现了统一，使管理程序更加严谨，项目文件更加规范。

3.2 “前期策划、过程控制、及时归档”管理模式的实施，提升了项目档案的管理效能

3.2.1 有效地实施了项目档案的管理和维护

通过制订项目档案管理的前期策划，确定项目档案管理原则和责任主体，建立项目档案管理体系，完善项目档案管理制度，实施项目档案控制措施，明确项目档案验收交付，并开展一系列的管理举措，使项目档案管理工作有序进行。

3.2.2 不断丰富和完善了项目档案管理的服务功能制订《项目文件归档总目录》可以为项目建设提供便捷服务。通过项目档案的交底培训，管理要求的不断明确，管理责任的进一步落实，为项目建设提供服务的能力进一步增强。

3.2.3 有效地利用了项目档案的管理资源

实施档案、施工、质量联合进行的定期检查制度，从施工文件的完整性、内容的准确性、形成的规范性进行全面检查，将问题解决在施工过程中，项目档案的管理资源得到了充分利用。

3.2.4 进一步提高了项目档案管理水平

实施项目档案的“前期策划、过程控制、及时归档”管理模式，其重点在过程控制，将对档案的管理深入到了项目文件的前端控制，将对项目档案的被动接收转变到了主动把关，从审查项目文件的编码、单位工程划分与档案分类组卷的一致性，到施工文件的定期检查、整改关闭，极大地拓展了档案人员的知识面，特别是档案管理新人得到了很好的锻炼，项目档案管理水平有了质的提高。