加强档案工作应急处置能力确保卫校档案安全

黑龙江 李亚男

为了进一步提高卫校档案工作应急处置能力，有效应对档案库房突发事件的发生，卫校应建立“档案工作突发事件应急处置预案”，迅速、有效预防和处理因人为或自然因素引起的危及或可能危及人身和档案安全、严重干扰档案工作秩序的突发性事件，提高预防和处置档案突发事件的能力，最大限度减轻损失和影响，以确保卫校档案安全。

一、“卫校档案工作应急处置预案”的原则

（一）以人为本。面临人员生命安全和档案安全选择时，应首先采取相应措施最大限度地保证人员生命安全。

（二）档案优先。面临其他财产损失和档案安全的选择时，要把保障档案的安全作为首要任务，最大限度地减少突发性事件对档案的影响。

（三）以防为主。把突发性事件的预防作为档案安全管理工作的中心环节和主要任务，完善卫校档案工作机制、防范手段，强化安全管理，建立安全预报机制，提高对卫校档案突发性事件的处置能力。

二、“卫校档案工作应急处置预案”的工作目标

尽可能及时发现和预警危害人身安全和卫校档案安全事件的苗头，最大限度地避免突发性事件的发生。一旦发生突发性事件，能够迅速采取有效措施，组织救援力量开展工作，最大限度减轻对人身安全和卫校档案实体的损伤以及对档案工作的干扰和影响。

卫校应建立严格的档案工作突发事件防范和应急处置责任制，结合卫校实际制定科学、操作性强的预案。

预案至少要包括以下内容：

1.卫校应急处置工作的目标、要求和具体措施。

2.卫校应急指挥机构的建立及其人员组成，应急处置人员的数量、分工、联络方式、职能及调用方案。

3.卫校协调机构及能够提供援助的机构、人员及其联系方式。

4.卫校抢救档案的顺序及其具体位置分布图。

5.卫校库房常用及备用钥匙的存放位置。

6.卫校档案库房所在建筑供水、供电开关及档案库区、重点部位的位置分布图。

7.卫校其他预防突发事件、救灾须明确注意事项。

三、“卫校档案应急事件处置”工作的组织机构与职责

（一）卫校要成立档案工作突发事件应急处置工作领导小组（以下简称领导小组）。建议领导小组由卫校主管档案工作的校长任组长，办公室负责人、保卫部门负责人任副组长，成员包括档案管理部门负责人等相关部门负责人。

（二）卫校档案突发事件应急处置工作领导小组主要职责

1.负责组织、协调和指挥卫校突发事件应急处置工作，决定启动或终止预案。

2.对卫校突发事件处置工作的重大问题进行决策；负责组织和派员现场指导，做好与有关部门的协调工作。

3.负责做好卫校突发事件发生后的善后组织协调工作。

（三）卫校办公室（档案管理部门）负责突发事件应急处置工作的具体组织实施，主要职责：

1.负责卫校日常档案安全信息监测、采集、汇总、分析。

2.负责组织卫校应急预案的宣传、培训和演练。

3.负责向卫校领导小组报告，提出预案启动或终止的建议。

4.按照预案内容和领导小组的工作部署，做好卫校突发事件应急处置的具体实施工作。

5.负责对卫校受损档案的抢救以及被转移档案的安全管理工作。

6.承办卫校档案工作应急处置领导小组交办的其他工作。

四、卫校档案应急事件的预警和预防

（一）卫校突发事件应急处置工作领导小组要定期研究卫校突发事件应急处置工作，建立和完善应急组织体系，加强应急队伍建设，确保突发事件一旦发生，相关人员能够及时到位并履行职责。

（二）卫校档案管理部门要定期对突发事件应急处置人员进行相关知识的培训、组织演练，增强对档案工作突发事件的防范意识和应对能力。

（三）档案管理人员要定期对档案库房进行安全检查，组织有关部门对防火、防盗、供水、供电等设施进行定期维护，确保其保持良好状态。

五、“卫校档案应急事件处置”的响应程序

突发事件发生后或预判有可能发生时，第一发现者要迅速通知卫校档案管理部门负责人。档案管理部门负责人要立即到现场勘查，根据实际情况，果断确定事件等级，迅速向突发事件处置领导小组提出启动预案的建议（如特别紧急，档案管理部门负责人可临时启动预案并同时向领导小组报批）。领导小组批准后，应根据事件等级，组织有关部门和单位开展应急处置工作。较大、重大突发性事件要在24小时内向上一级行报告。

（一）一般性突发事件。档案管理部门负责人负责现场领导档案人员和相关部门人员开展应急处置和事故调查工作。处置措施包括：

1.立即联系物业、消防等专业人员，查清险源后进行妥善解决。

2.组织人员按照档案抢救顺序，及时抢救或转移已受损或可能受损的档案。

3.组织相关部门或人员对档案库房及相关设备、电路进行全面检查、维修，防止发生次生、衍生事件。

4.展开事故调查工作，查明原因、及时整改、堵塞漏洞，并做好善后工作。

（二）较大突发性事件。突发事件处置领导小组副组长负责现场领导档案管理部门和相关部门开展应急处置和事故调查工作。处置措施包括：

1.及时疏散事件发生区域的人员，如有必要可立即报警。

2.迅速控制危险源，标明危险区域，关闭或限制使用有关设备、设施，采取必要措施，防止发生次生、衍生事件。

3.组织人员按照档案抢救顺序，及时抢救或转移已受损或可能受损的档案。

4.组织相关部门和人员对档案库房及相关设备、电路进行全面检查、维修，防止发生次生、衍生事件。

5.出现档案被盗或泄密的情况，要立即保护现场，严禁无关人员进入，积极配合有关部门开展调查取证工作。

6.展开事故调查工作，查明原因、及时整改、堵塞漏洞，并做好善后工作。

（三）重大突发性事件。突发事件处置领导小组组长负责现场领导档案人员和相关部门人员开展应急处置和事故调查工作。处置措施包括：

1.立即报警，通知专业抢险救援部门进行救援，如有人员伤亡还要立即呼叫救护车进行抢救。

2.及时疏散事件发生区域和周边的人员。

3.出现档案被盗或泄密的情况，要立即保护现场，严禁无关人员进入，积极配合有关部门开展调查取证工作。

4.展开事故调查工作，查明原因、及时整改、堵塞漏洞，并做好善后工作。

六、“卫校档案突发事件应急处置”善后工作

（一）总结、报告。险情排除后，要妥善做好善后工作，对抢险工作进行全面、客观总结，并及时向本行突发事件处置领导小组报告，重大突发事件还要向总行档案管理部门报告。

（二）任何单位和个人对突发事件不得隐瞒、缓报、谎报或者授意他人隐瞒、缓报、谎报。

（三）对在突发事件应急处置工作中，由于玩忽职守、渎职、违法违规等行为造成严重后果的，要严肃追究有关部门和个人的责任，构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任。