高校基建档案归档管理的探索研究

董延延

(华北水利水电大学，河南 郑州 450011)

基建档案是在基本建设管理和工程项目建设过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体的文件材料。高校基建档案材料不仅记录了工程项目的建设进程，也记录了高校建设发展的重要历史事件。和学校的行政、党群等文书类档案一样，基建档案是学校档案不可缺少的组成部分。如何做好基建档案的归档管理，笔者认为:首先要做好部门立卷这项基础工作，其次要有科学的归档分类方法做支撑，再次是实现快速准确的查询，这是检验基建档案整理工作的标尺。

一、部门立卷制度是做好基建档案工作的基础

部门立卷是指学校的基建部门在档案材料的形成时，在档案管理部门的业务指导下完成基建档案从收集、整理、组卷、装订到移交档案管理部门的全部工作。

《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部、国家档案局27 号令)中第十六条对部门立卷做出了规定:“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。”部门立卷是档案形成和立卷最基础的一个工作环节，也是档案收集整理的重要组成部分。基建档案实行部门立卷具体是指学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应的专职或兼职的档案人员，负责档案文件材料的形成、积累、归档工作。基建部门在项目开工时就要及时布置基建文件材料的收集工作，宣传档案工作的重要性，提高工作人员对档案的重视程度，增强收集整理档案的主动性和积极性。

基建档案实行部门立卷制度是由基建档案的专业特点决定的。从基建档案的内容来看，是指一个建设项目从调查研究、决策立项、项目的规划设计到项目竣工的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的文件材料，不仅有文字材料、图纸、图表、声像材料，还有其它形式的文件材料。因此，相比于文书类档案而言，基建档案的专业性较强。基建工程的内容比较复杂，涉及的范围比较广，档案的形成部门比较多且较分散，形成的文件载体多种多样。如果基建部门不做好分类和整理，直接交给档案部门归档的话，会给基建档案的整理带来许多技术上的难题。因为档案部门的工作人员一般没有建筑专业知识，不清楚建设项目的建设进程，无法确定档案材料的形成先后，无法把握图纸材料之间的联系，在立卷工作中很容易出现失误。基建部门的工作人员比较熟悉建设项目文件材料形成的先后顺序，了解基建文件材料的相关联系和文件材料的重要程度。由他们承担基建档案的收集、整理、立卷工作，不仅有利于文件材料的平时积累，而且确保了基建档案的完整性。在后期的借阅利用中，基建部门的工作人员由于参与了档案的整理工作，熟悉档案的形成规律，便于借阅使用，间接地提高了档案的利用率。

高校基建项目一般采取承包建设模式，通过公开招标确定工程建设的承包责任方，这个承包方就是总承包方。总的承包方拿到建设项目后再分别承包给二级承包商，一个建设项目由几个单位分别承包。在档案材料的整理上，各个承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交由总承包方汇总、整理。在工程竣工时，总承包方向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。项目结束后，基建部门工作人员根据基建文件材料的形成规律，按照保持材料有机联系和便于查询利用的原则，对基建文件材料进行系统整理。基建项目在验收后两个月内归档，由档案管理部门整理入库。基建档案形成的周期比较长，工程项目竣工结算后，归档工作才算完成，这决定了实行部门立卷制度的必要性。部门立卷制度可以积极有效地把档案材料形成部门的力量动员起来，在归档的源头做好档案收集工作，从而确保归档文件的齐全完整，格式符合规范要求，减少重复劳动，避免了资源的浪费，确保了及时、准确、系统地做好基建档案的归档工作。

二、科学的归档方法是做好基建档案管理工作的关键

目前高校档案整理普遍遵循的是原国家教委1993 年颁布实施的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》。按照这两份文件的相关规定，基建档案有两种立卷方法，即年度工程流程立卷方法和年度综合单项立卷方法。

第一种是年度工程流程立卷方法，是按照工程流程采取二级类目编号法立卷。即基建档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号。如在“20＊＊-JJ00-1～N”中，“20＊＊”是年度号，“JJ”是一级类目代号，“00”是二级类目代号，“1～N”是案卷号。

在《高等学校档案实体分类法》中给出的《高等学校基本建设类档案归档范围和保管期限表》中，JJ11 是综合，JJ12-1 是可行性研究、JJ12-2 是设计基础、JJ12-3 是设计文件、JJ12-4 是工程管理文件、JJ12-5 是施工、JJ12-6 是竣工验收、JJ12-7 是基建财务器材生产、JJ12-8 是生产技术准备试生产，这样原来规定的案卷号就变成了三级类目代号。由“20＊＊-JJ00-1～N”就变成了“20＊＊-JJ0000-1～N”。在实际工作中类目编号过于繁琐，易于混淆，查询也不是十分便捷。

第二种是按照综合和工程单项二级类目编号法立卷。

在《高等学校档案实体分类法》中给出的《高等学校基本建设类档案二级类目代号简表》中JJ11 是综合、JJ12 是按单项工程设置类目。二级类目的标识，采取双位制。如“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不要用。二级类目是可变号。例如JJ12 是一栋楼的资料，JJ13、JJ14、JJ15……表示不同的楼体的档案。

《高等学校档案实体分类法》的相关规定和分类方法理论上是规范严密的，但是在实际的工作中有很多操作性的问题。现在学校的基建项目一般都实行承包建设，同时一个项目分别由几个承包商承包建设。档案材料由各承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料。在项目竣工时基建部门汇总整理档案材料移交档案部门。由于各承包商在整理档案材料时标准不统一、格式不规范给基建档案的规范化带来了难题。基建部门在接收承包商的档案材料后一般不再分类整理，直接就原封不动地移交给了档案部门。档案部门的工作人员大多对基建工作不够熟悉，未能按照可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理文件、施工、竣工验收、基建财务、生产技术准备等阶段进行二级类目分类。

《高等学校档案实体分类法》在编制说明中也提到二级类目的设置和标识的问题。“二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记叙和反映的内容性质进行设置。在大的原则统一的情况下，各校可视具体情况对随机类目进行选择。对基本建设的二级类目设置由各校自定”。据此，我们在工作中探索了一套简单的归档方法，就是不按年度分类而是按建筑物的性质进行大的分类。我们把建筑物按照使用性质和用途划分为行政楼、教学楼、实验楼、宿舍楼、图书馆、食堂、后勤服务类，分类上架排放，每一个类别按楼号顺序排列，对于每座楼的目录则按照进程整理。在整理一个楼体目录时先按盒子作一个检索目录，然后再细化每盒的检索目录。盒背上标上楼体的名称、盒号、档号。每个楼体的盒号是一个独立的流水号，档号也是一个独立的流水号。这种分类方法是我们在实际工作中探索研究出来的，也是基建档案的查询特点所决定的。

三、查询是否便捷是检验归档工作的试金石

基建档案的查询特点决定着基建档案的归档方法。能否实现快速检索和查询，是检验归档工作的试金石。

基建档案在查询时有三个明显特点:一是基建档案按年度查询的情况非常少。基建档案一般都是在建筑物维修、改造、拆建时进行查询。查询时基建工作人员来档案馆索要资料时一般都是只报建筑物的名称，年度查询的概率非常小。二是按单个楼体查询的占绝大多数。几乎所有的查询者都直接说出楼体的名称和楼号。如“五号学生宿舍楼”，用这几个关键词作为检索的索引。三是对基建档案的整体性和流程特点要求比较高。要求档案材料按照一个独立的工程项目成套摆放，形成一套完整的独立的档案材料。同时基建档案在学校建设、改造中有很重要的使用价值。基建档案十分重要，基建档案的科学归档、规范管理更重要。

在归档时，应当尽力做到方便管理者掌握和查询者使用，基建档案在类目名称、档号模式、标示符号等方面应做到准确、简明、易懂、好记。在归档工作中坚持大的原则统一的情况下，根据自己学校档案的实际情况和发展水平，在类目设置、序列编排、上架检索等方面自由掌握，科学做好基建档案的归档工作，既要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，又要符合工作实际，理论联系实际，在发展中创新，在创新中发展，发挥档案的信息功能，提高基建档案的社会效益和经济效益。

实现便捷查询要做好基建档案信息化工作。基建档案工作应以信息化为发展方向，在发展中体现科学性、适用性。随着时代的进步、科学技术的飞速发展，我们要根据基建档案工作的发展以及数字档案特点，建立和规范档案信息化的各种规章制度，建立完善的档案网络体系，在基建部门确立兼职档案员，确保档案材料及时归档，保证基建档案的完整性，提高基建档案的使用效率。

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