ERP员工报销系统的探讨

陈杨

【摘 要】由于传统的报销模式程序复杂、效率低已无法适应企业的发展，ERP员工报销系统的出现是时代进步的产物。本文通过对ERP员工报销系统的介绍，并与传统报销模式的对比进一步说明了其优势，也对ERP员工报销的待完善的之处提出作者本人的看法与建议。

【关键词】ERP；员工报销系统；问题；建议

随着信息化工作的统一部署和财务集约化的要求，传统意义上的企业员工报销模式已不再适应时代的步伐，ERP员工报销的出现，也将传统会计的改革推进了一大步，为提高企业运营的信息化水平，财务集约化管理奠定了良好的基础。

一、ERP员工报销系统概述

1.ERP员工报销的定义

ERP员工报销系统是实现人、财、物集中管控的重要内容之一，该模块技术先进、功能实用，集报表查询、单据审批、单据填报、财务处理及报表功能于一体。该系统包括差旅费、办公费、会议费、医药费、业务招待费等、备用金借款、车辆使用费、职工福利费、职工教育经费、其他运营费用10大类，共37项具体业务类型。

2.传统报销模式存在的问题

传统的报销模式采用的是线下手工报销，需要报销员工将取得的原始凭证粘好后附上相关证明资料，再经过部门主管及相关领导的签字后方可到财务部报账。这个过程不仅手续繁杂，而且效率很低，因为某一位领导出差，可能报销的费用需要领导回来后才能处理，不但影响到员工的报销速度，也一定程度影响到了入账时间，使财会部门无法及时准确的反映出相应的数据信息，无法做好预算及资金管理工作。

另外，传统模式需要手工填制报销单、报销数据相关资料，由于手工填制就会出现字迹潦草、费用金额数据不详实、给记账、审核等工作都带来了很多不便，同时，如果出现无法确定的问题还需要向报账人员重新核对数据，这样延长了报销的时间。

与此同时，如果采用手工支付方式，财务人员无法实时统计分析各部门费用使用情况，不能进行预算控制，员工也不能实现查询自已报销单据状态，进而影响工作效率。

3.ERP员工报销系统的优势

ERP员工报销系统通过员工报销系统实施，提高了凭证的流转速度和管理效率，实现原始凭证的全寿命的周期管理，加强关键环节和重点业务管控，解决会计原始凭证线外审批长、传递速度慢等问题，构建流程优化、标准统一的原始凭证管理体系。

（1）程序合理，有效的控制费用。根据不同业务类型（如差旅费、办公费、车辆费用），实现了经办人进行报销申请、主管领导进行审批、不符合标准予以退回的流程和处理人实时信息查询，无论进行到哪一个流程只要点击查询此业务单据就可以查询当前状态。ERP员工报销系统还能根据实际需要的相关人员对员工报销人员的实际金额或其他限制性业务权限进行控制。

（2）避免了手工录入支付凭证的问题，不再需要用手工填制原始凭证的相关信息，报销业务涉及到的大量会计账务处理工作，由相关人员提交的信息自动生成的相关凭证信息，直接到会计核算岗位，其工作人员根据已流转到本岗位的业务信息，经确认后，系统会自动生成会计凭证。这样一来在减少了工作环节的同时更保证了数据的准确性。

（3）功能齐全，方便查询。员工报销系统实现个人管理功能，方便员工了解账务情况的查询和管理，可以进行“一站式”查询，即只要输入员工编号或姓名即可查询该员工为哪个部门、已报销单据、单据到哪个环节、报销金额、报销事项、单据退回原因等等相关问题。更主要的是系统解决了员工借款查询的问题，传统的报销方式报销前要到相关部门确认是否有个人借款，如未清理，则不予支付。而ERP员工报销系统则可以实现查询功能，不再需要到财务往来会计处再去核对数据。

二、ERP员工报销系统尚待完善之处

1.人员素质有待提高

由于ERP员工报销系统是科学先进的报销程序，每名员工都应对其掌握。不过有些员工由于思想意识淡薄，对前期工作处理不充分，凭证分类不细，相关手续不规范，可能会影响员工报销的流程的顺利进行。

另外有些企业现有部分员工，特别是年齡稍大一些的人员，由于原本就对电脑不太感兴趣，一遇到电脑相关问题就会求助于他人帮忙，对该ERP员工报销可能也会有些近而远之，除了对有些系统不会操作外，也有个别员工对新的技术改革尚不认同。

2.增加系统功能性

虽然ERP员工报销系统是一套相对成熟的系统，如果有些功能再做深入细致就更加完美。比如：某一个员工由于工作原因借调到其他岗位或部门，借调期间再进行员工报销单据，系统还会默认为原工作单位的主管领导及负责人，而此时就会出现知情领导不能签字，能签字领导不知情的现象。而且可能会出现部门不一样，相关的报销标准不同。

3.原始凭证仍需审核

ERP员工报销虽然在一定程度上节约了员工报销的时间，也提高了财会人员的工作效率，但是由于原始凭证还要归集到财会，所以这个程序还是有些繁琐。特别是外来原始凭证审核还是有其不便之处，大多数企业还未行前端原始凭证可视化审批，要确定取得发票的真伪还需要财会人员到相关地区的税务网站去查询，如发现发票有问题，还要找到相关报销人员重新取得，这样就增加了重复工作量。

4.加强信息安全性建设

信息安全性问题，它不仅涉及会计软件功能，还涉及诸如系统安全、职责分工和流程设计等诸多问题。由于ERP员工报销的流程规定，每一名审批人员都有相应的用户登录名与密码，这就相当于门和钥匙一样，一旦被人盗用，后果不堪设想。

三、完善ERP员工报销的建议

1.做好人员业务培训工作

首先，根据经验分析线上、线下报销的实际情况的差异，总结出经验交流手册，让更多的员工认识到运用系统的优越性；其次，加强学习，充分利用电力报账标准化操作批导，加强对操作手册的学习和研究工作；第三，除运用系统各项功能外，也可根据实际遇到的各式各样的问题自制相关表数据，提高核算效率。

2.加强系统的实用性

ERP员工报销系统应有针对性的对员工报销过程中的实际问题进行分析，首先，从功能上加以完善，根据日常工作中每一类经济业务进行细分类、小汇总，即报销人员不但可以查已报数据及流程，还可以通过相关程序从多方位全角度按具体明细科目查询到每一细项的汇总金额及相关内容。例如：系统的初使化设置里体现岗位变动及临时变动情况，在系统的灵活性上再进行改进，这样才可以保证各部门费用归集准确、数据真实、相关成本的可靠。

其次在对原始凭证信息化与规范化管理的基础上，加强各环节各部门的衔接，比如：财务部门、物资部门、业务部门等实现相关数据对接，相关业务可以完全实现流程化管理，制定相应的内控制度，全面提升信息化水平，使其能够完全实现电子化。

3.推进原始凭证可视化审批

通过实现报账系统原始单据的可视化审批实现报销业务在线流转以及凭证穿透查询。主要是由前端业务人员负责原始凭证电子附件的上傳，财务人员负责原始凭证与会计凭证对应关系维护，即各级审批部门不仅仅能看到报销人员提交的各项信息，还可以在线查看到各类报销单据附件，这样一来增强各部门的相互监督，加强财务与前端业务集成，提高经济事项在线审批、稽核效率。

另外针对发票真伪查询问题，建议与税务机关、软件企业进行合作，共同开发将识别发票真伪的查询系统运用到ERP员工报销系统中。实现员工报销时取得的外来原始发票只要在原始凭证电子附件的上传中即可实现发票真伪查询，使其能够联动。

4.多举并用，保证相关信息安全性

ERP员工报销对安全性要求很高，因为它涉及很多会计信息及个人信息，众所周知电子信息中个人密码是最好的防护措施，特别是领导审批过程中。但在这个科技信息发展迅速的时代，各种高科技窃取手段也随之而来，防止密码篡改是确保相关资料的基本要求。

首先要提示每名使用的员工，增强安全意识，注意保护好相应的个人信息，以免外泄，造成不必要的麻烦。其次建议结合电子签名来完成领导签字。现在的电子信息技术已经很先进，电子签名已运用到很多领域，人们常见的到医院去看病医生们开的处方都已运用了此技术。所以电子签名也应该运用到财会领域，提高安全效率。与此同时也要加强系统本身的安全防护系统，增加防盗或者记忆功能，结合系统本身的功能模块增加验证、授权、加密切等措施，以便保护信息安全。

四、结束语

ERP员工报销系统的应用，使日常工作得到了规范与控制，同时降低了企业风险隐患，是企业财务集约化的体现，有力推动了企业管理提升和效益提升。

参考文献：

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