煤炭企业档案数字化建设路径探讨

文/侯立新

煤炭企业档案数字化建设路径探讨

文/侯立新

近年来，随着计算机技术和信息技术应用的不断深入，数字化技术在各个行业的运用日益广泛，也推动了档案事业的发展。《全国档案事业发展“十二五”规划》指出，要加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设，加快数字档案建设，推动传统载体档案的数字化。档案事业的“十二五”规划为今后档案工作指明了方向。新形势下，煤炭企业也要抓住档案事业发展的契机，积极采用新技术和新方法，加快档案数字化建设工作，实现煤炭企业又好又快发展。

一、煤炭企业档案数字化建设的必要性

1.档案数字化建设是信息时代发展的必然要求

当前，信息时代潮流下，计算机网络技术为档案工作的发展提供了技术支持，档案数字化成为档案管理发展的新方向，档案数字化是信息时代的必然产物。近年来，信息资源以硬盘、光盘为载体，以电子档案形式的出现，要求档案工作在收集、保管和利用等过程中也要作出相应的改变。煤炭企业也只有加快档案数字化建设，才能最大限度地开发和利用档案信息资源，实现档案信息资源的合理配置，才能紧跟信息时代发展的脚步，使煤炭企业更好地服务于经济和社会发展。

2.档案数字化建设是煤炭企业提升自身价值的需要

档案数字化建设能够实现信息资源的利用效率，发挥信息资源原有的信息价值，真正实现资源共享和远程传输，更好地为企业的生产经营服务，实现企业价值最大化。随着经济的发展和技术的进步，煤炭企业的技术改造和技术更新换代也不断加快。新形势下，煤炭企业的信息化建设成为促进企业生产经营，提高企业效益的重要途径。在企业中，档案部门作为重要的信息中心，在提升企业价值方面发挥着不可替代的作用，但当前很多煤炭企业档案信息化建设滞后于其他部门和整个企业，档案数字化建设成为当前煤炭企业亟待解决的问题。

3.档案数字化建设是煤炭企业档案管理发展的需要

档案数字化相对于传统的实体档案，其时效性强，载体丰富，能够实现信息资源的实时共享，档案数字化优势明显。当前，随着企业规模的不断扩大，很多煤炭企业传统档案管理的难度不断加大，煤炭档案管理基本处于半封闭状态，有些宝贵的信息资源得不到充分的利用，信息资源也无法实现在各单位和各部门之间的共享，阻碍了煤炭企业档案工作的发展。而档案数字化建设则迎合了当前信息时代的潮流，新的技术手段和方法将极大地促进煤炭企业档案工作的发展。

二、提升煤炭企业档案数字化建设水平的路径

1.转变观念，提高对档案数字化建设的认识

档案数字化能够有效地提高企业信息和资源的利用效率，减少劳动成本，增强企业的运营能力，最终提升企业的经济效益，实现企业价值的最大化。因此，档案数字化的人力、物力、财力的投入是值得的，要从企业发展的战略高度来对待数字化建设，不断加大投入，将档案数字化与企业的信息化建设同步进行，共同发展。煤炭企业档案数字化建设是顺应信息社会发展的潮流和趋势，也是市场经济环境下企业竞争的重要因素。煤炭企业的管理者要充分认识到档案数字化建设的必要性，要有改革的决心，要更新观念，从思想上摒弃传统档案管理的理念。

2.加强档案数字化的软硬件设施建设

首先，煤炭企业档案数字化建设，需要有良好的硬件作为基础，在硬件的购置上要具有前瞻性，充分考虑数字化对象的数量和种类，然后选择相应性能的硬件设备。由于信息技术设备的更新速度快，企业要根据需求的发展不断对硬件设备进行更新。其次，对于软件系统。企业要购置先进的管理系统，有条件的企业可以根据煤炭行业和企业的具体情况，与软件企业联合开发适合企业实际的软件系统，并关注企业现有软件系统的兼容性。第三，在数据库方面，可以根据电子文件管理和数字档案建设的功能要求，配备和开发档案数据库管理系统，建立和强化数据平台，提高综合档案管理平台的使用频率和效率。

3.重视标准化研究，制定标准规范

煤炭企业档案文件来源广泛，在进行档案管理流程中要制定标准规范等可行的规章制度，否则会严重影响档案数字化的进程。《全国档案事业发展“十二五”规划》中指出，“要制定文书类档案长期保存格式标准，研发文书类档案长期保存格式产品和转化工具并组织试点和示范”。煤炭企业在档案数字化建设中要在文件格式、软件开发、数据管理方面统一标准，按照国家发布的档案建设标准，做到企业内部标准化、规范化，企业部门之间信息资源实时共享，软件系统相兼容，并在条件成熟的前提下与企业外部接轨。

4.大力培养档案数字化专业技术人才

煤炭企业档案数字化建设过程中，培养高素质的复合型人才是关键。企业要对现有的档案管理人员进行知识结构的调整，对其加强计算机技术等先进技术的培训，使其适应当前科技迅速发展和档案管理信息化的趋势。要更新知识架构，提高档案管理人员的综合能力，建立一支技术和素质过硬的档案管理人员队伍。煤炭企业还可以积极引进外部数字化专业人才，通过招聘的方式，不断为档案部门补充新鲜血液，保证与时俱进，更好地推动档案管理数字化进程。

5.加大档案数字化过程中的信息安全保护

煤炭企业在网络安全方面，在加大对防毒软件的投入，不断的更新升级防毒软件，防止信息泄露和黑客攻击。对于企业的软件尽量使用国产软件，到相关部门进行安全检测，与软件的提供单位签订信息保密合同。煤炭企业在数字化进程中，会涉及除了档案管理人员以外的其他人员，要加强对其安全保密教育，提高做好保密工作的自觉性，对数字化过程中的各环节设立审查环节，对信息录入员、程序操作员等人员的作业流程有所规范，确保信息安全。

档案数字化是当前档案管理工作的新模式，对于适应当前信息化时代潮流，提升煤炭企业自身价值具有重要意义。煤炭企业档案数字化建设是一项长期的系统工程，数字化建设需要先进计算机技术支撑，资金投入也比较大，目前建设中还存在诸多问题，需要企业在探索中不断前进。在进行档案数字化建设过程中，煤炭企业只有结合行业和企业的实际情况，因地制宜，各部门协调合作，在标准规范化的前提下，循序渐进，才能不断加快档案信息化建设的步伐，提高档案数字化建设的质量。

（作者单位：冀中能源峰峰集团）

（责任编辑：刘宏伟）