对提高企业档案管理归档率的思考与实践

何俐

摘 要：完善集团档案归档管理工作，进一步提高档案归档率，特别是重要档案的归档率，既是规范档案管理的要求，也是提高经营效率的必要保证，笔者就如何提高企业档案管理归档率，结合实践作初步的思考与探讨。

关键词：企业；档案管理；归档率

企业运行最关注经济效益，往往对档案管理重视程度不够高，加上还有旗下众多的分公司、项目部，且分散在不同地点，档案种类繁多，人员流动性大，档案归档率常常不高，进而对企业的正常有序运行带来了负面影响。各类档案的及时归档，完整归档，既是规范档案管理的要求，也是提高经营效率的必要保证，笔者就如何提高企业档案管理归档率，结合实践作初步的思考与探讨。

一、针对不同档案类型，选择合适的办法

鉴于目前档案部门对档案归档数量很难核查的状况，为切实完善集团档案归档管理工作，进一步提高档案归档率，特别是重要档案的归档率，我们从档案产生的关键环节切入，多管齐下，通过加强印鉴管理、文书管理等提高档案归档完整性，杜绝档案漏存现象。

1.不同产生途径的档案，采取不同的方法

从集团重要档案资料产生的途径来看，大体上可分为内部形成和外部形成两大途径。

内部形成的重要档案主要有发文、申报材料、各类合同、协议等。这几类档案的归档工作均可通过重新设计印鉴登记台账来完善。外部形成的重要档案，主要包括各类证件、荣誉证书、会议材料等，可通过文书管理、财务报销跟踪等方法来完善。

2.工程中标通知书、竣工备案表/竣工验收报告类

具体做法是：（1）封标台账表加一栏 “中标归档情况”，每月由封标人统计填写，档案员与合约部存档的中标通知书核对，查漏补缺。（2）竣工备案类资料印鉴台账表格加一栏“归档情况”竣工备案类资料一般三个月内归档。建议档案归档完整后方可进行工程结算。

3.人事档案

配合人力资源管理中心建立人事电子档案，为集团资质及各类荣誉申报提供保障，也为个人定薪定级提供依据，具体做法是：（1）建立集团人员情况汇总表及身份证、学历证书、职称证书电子档案库。（2）建立个人人事电子档案文件夹包括个人情况登记表、身份证、学历证书、职称证书等。

二、提高归档率的几点做法

1.重点切入，制度管理

我们通过对集团档案产生的各环节进行研究，从档案产生的重点环节切入，并进行相关制度化建设，在原有档案管理方案的基础上制定《关于通过加强印鉴管理等以完善档案归档管理》的补充方案，即通过加强印鉴管理、文书管理等提高档案归档完整性，杜绝档案漏存现象。通过加强印鉴管理以完善档案归档管理，今年我们主动收回档案300余件，为集团带来了管理效益和一定的经济效益。其次，我们充分挖掘档案隐性的、潜在的价值，加大对档案信息的开发力度，使档案编研成果更具时效性、前瞻性。

2.源头导向，规范管理

为进一步提高档案归档率，并对档案产生及使用的各环节加强监管，我们从档案产生的源头着手，不断完善工作流程，进行规范管理。

从集团重要档案资料产生的源头来看，大体上可分为内部形成和外部形成两大途径。内部形成的重要档案主要有发文、申报材料、各类合同、协议等。对于上述几类档案的归档工作，我们通过重新设计印鉴登记台账来进一步规范化管理。我们在印鉴登记台账表格后加一栏“归档情况”，能立即归档的当场归档，不能立即归档的一个月内归档，到期仍不能归档的，简要注明该档案去向用途，并标注计划归档时间。月底档案部根据印鉴管理员提供的登记台账内容数量核对存档情况。对已有计划归档时间但尚未归档的资料进行统计跟踪，对已到计划归档时间但尚未归档的资料进行重点跟踪，对超出计划归档时间一定期限的，报相关主管会议，并追究相关责任人员，与绩效挂钩。

外部形成的重要档案，主要包括各类证件、荣誉证书、会议材料等。首先通过对报销发票的核查以提高相关档案存档的完整性。其次通过来文承办表来控制，在《来文承办表》上加一栏“资料是否已归档”。证件荣誉类通过申报材料印鉴登记台账来跟踪，每季度与兼职档案员对接让其提供申报成功数量，专职档案员核对与存档数量是否相符。

每月由本单位兼职档案员对照存档情况填写《存档情况统计表》，由档案部专职档案员对照存档情况，逐项核对。经档案部负责人签字，提交人力资源管理中心。其次档案部对各单位每月绩效材料存档数据与实际存档数据进行核对，也极大地提高了归档率。

3.归纳总结，效率管理

通过对日常档案收集，调阅工作进行大量数据分析并归纳总结，我们将工作中经常被查阅利用的公司各项基础资料的信息摘要进行汇编并装订成册，截止目前，共编研了集团公司和下属分公司的15项基础资料汇编，内容包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、章程、验资报告、变更资料等，这些编研资料极大的提高了调档效率，减少了档案原件在利用中的间接磨损，为公司各项业务的开展提供了快捷、方便的信息服务，提高了公司各项业务运转效率。档案编研工作是档案信息资源开发的重要手段，也是体现整个档案工作水平的标志，今后我们将依然做好做精此项工作，以提高企业生产运行效率。endprint