浅谈高校校园卡财务管理存在的问题与对策

2014-07-20许勇

中国乡镇企业会计 2014年12期

许勇

浅谈高校校园卡财务管理存在的问题与对策

许勇

高校校园卡是当前高校数字校园的重要组成部分，也是数字校园的标志性工程和前导性工程，而高校校园卡的管理又是以校园卡的财务管理为核心的，高校校园卡的财务管理也成为高校财务管理新的组成部分。本文剖析了当前高校校园卡财务管理存在的问题，并就问题提出了相应的解决对策。

高校校园卡；财务管理；问题；完善；对策

高校校园卡系统在学校内也称为校园一卡通，是数字校园的有机组成部分。校园卡是将广大师生员工与数字校园有机连接在一起的最有效的媒介，实现了“一卡在手，走遍校园”，校园卡是校园数字化的重要标志之一。当前校园卡系统是架构在校园网上，以IC卡与银行卡相结合的复合卡，综合提供身份识别与电子支付服务的系统平台，以及架构在此平台上的各种信息化应用系统。校园卡实现了校外金融卡的全部功能和校内刷卡付费及校内无现金消费，并可实现校内信息共享和身份识别等功能。校园卡在高校广泛应用就需要对校园卡进行管理，而校园卡的管理是以校园卡的财务管理为核心的，文章拟从当前高校校园卡使用现状分析高校校园卡财务管理存在的问题与应对措施。

一、当前高校校园卡财务管理存在的问题

（一）校园卡功能不够全面，制约财务管理效率

校园卡的功能可以概括为三大类:一是校内刷卡消费功能、二是身份识别功能、三是金融卡功能。当前各地从事校园卡系统开发的开发商多达近百家，其中大多数开发商是个人独资的中小企业，由于校园卡系统软件开发设计方面的局限性和研发投入资金及人员等方面的限制，使得许多校园卡系统开发商只追求短期效益和眼前利益，把校园卡的功能局限于只有几种刷卡消费功能的“校园一卡通”。又因为维护及时方便等方面的原因，使得有相当一部分高校选择使用当地校园卡系统软件开发商开发的校园卡系统，这就客观上造成了当前校园卡系统普遍存在功能上不全面的问题，由于校园卡系统软件功能不够全面,也就制约了校园卡财务管理的效率。

（二）校园卡的安全性存在问题影响校园卡财务管理

当前校园卡系统安全性存在三个方面的问题：（1）在校园卡网络安全管理方面。当前校园卡网络系统多为windows系统支持的网络，在当前计算机木马和病毒已多达几万种以及网络黑客攻击等，它们都对网络系统安全构成极大的威胁，因此网络的安全性也是校园卡应用中要解决的问题。（2）在校园卡数据传输与存储安全管理方面。校园卡自身上存在当多台消费机同时刷卡消费时，当出现数据量、存储量过大和传输不同步等情况时，会出现数据处理的瓶颈问题。（3）在个人使用校园卡的安全管理方面。当前校园卡校内刷卡消费大多没有采用密码管理，这在方便了师生刷卡使用的同时，也存在安全方面先天性的不足，从而造成校园卡丢失后会有被盗刷的情况，从而也增加了校园卡资金财务管理的难度。

（三）校园卡资金的财务管理存在几个问题

1.校园卡资金的会计处理不统一，不便于财务管理。当前高校会计执行的是《高等学校财务制度》和《高等学校会计制度》，而高校后勤又大多实行企业化管理，高校校园卡的财务核算是由各高校自行建账的，存在是选择事业会计准则还是选择企业会计准则处理账务，这就造成高校校园卡的会计处理也是不统一的，同时也存在校园卡资金是否独立核算的问题，这也增加了财务管理难度。

2.终端机的脱机操作给资金财务管理带来风险。校园卡系统设计上允许终端机脱机操作，在停电和网络断开的情况下仍可脱机使用方便了刷卡消费。但由于终端消费机和出纳机脱机操作应用，致使消费和存款数据不能及时上传，同时也造成挂失名单不能下传到各终端POS机和出纳机，并存在数据丢失的风险，这就给资金的财务管理带来风险。

3.终端机刷卡数据丢失或数据上传故障威胁资金的财务管理。当终端消费机出现故障不能及时上传数据或因故障导致消费机刷卡数据丢失的情况，无法通过核对校园卡的资金结余情况和财务核算的结余情况及时发现问题，这也给校园卡资金的财务管理提出了难题。

4.校园卡资金透支消费成为财务管理的难题。由于校园卡系统设计方面存在缺陷和漏洞，使得校园卡在刷卡消费过程中会出现透支消费情况，即当校园卡卡内数据库金额大于系统数据库金额时，刷卡产生的透支消费数据会被当做正常消费数据上传到系统数据库中，从而造成个人校园卡余额出现负数情况，这也给校园卡的资金管理带来挑战。

（四）校园卡财务管理制度急需制定和规范

当前校园卡已在全国高校广泛应用，但高校校园卡的财务管理制度还停留在各高校根据自身情况自由制定的阶段，其中最主要原因是当前高校的主管部门教育部和相关管理部门没有出台校园卡管理制度。这也就造成高校在制定校园卡财务管理制度时还没有统一的校园卡管理制度作为制定依据。而原有的高等学校财务制度在当前以计算机为新媒体的校园卡财务管理方面也存在空白，这都客观上要求高校校园卡财务管理制度急需制定和规范。

二、完善高校校园卡财务管理的相应解决对策

（一）完善校园卡功能，提高财务管理效率，建立校园卡系统软件的“统一认证”工作

校园卡在功能上已具备银行卡和校园内消费卡及校园身份认证及其他主要功能集成于一张卡中，并实现校园内生活的全附盖。在校园卡的数据库管理方面应实现就餐卡、上机卡、水电费等充值卡共享一个数据库管理，这样可以避免多个数据库充值的情况下造成人员成本高和效率低的问题，从而也降低了校园卡的财务管理成本，学生也可以用圈存机自助操作将银行账户的中的钱转入校园卡数据库中，这样减少了现金充值的工作量也方便了使用，另外校园卡在学校收费和退费工作中也实现了无现金操作，同时也提高了管理和工作效率。另外由于各高校也存在个性化需求，这就要求校园一卡通系统开发商要能提供系统软件二次开发的服务，用来满足各高校的个性化管理需求。而在校园外部校园卡的主要功能是作为银行卡完成如：存款、取款、汇款、转账、交费等银行卡的全部功能，另外也可以根据需要扩展其他应用功能。

为了规范和提高校园卡系统软件的应用功能，笔者认为应由教育部会同相关部门对国内校园卡系统软件进行技术方面的“统一认证”，并要求高校只能选择已经通过认证部门“统一认证”的校园卡系统软件应用，这样就可以通过“统一认证”来规范校园卡的应用，同时也可以提高校园卡财务管理的效率。

（二）完善校园卡安全管理，保证财务管理顺利实施

在校园卡安全管理方面要做好三方面的工作：(1)在校园卡网络安全管理方面，要制定“校园卡安全管理制度”，设置访问密码和加强访问权限的管理，并利用防火墙杀毒软件等扫描漏洞和入侵软件，网络权限设置要合理，能有效防止通过外网修改校园卡数据库，能防范网络攻击和非法入侵，保证网络传输数据的通畅和安全。另外由于校园卡网络是构建在校园网之上的，这就要求学校要加强校园网安全管理并保证校园网运行安全稳定。(2)在校园卡数据传输和存储安全管理方面，要求校园卡管理人员加强对校园卡数据传输进行人工监测管理，同时与校园卡系统智能监测数据传输管理相结合，发现数据传输问题及时处理。另外要严格控制终端机的脱机操作应用，在校园卡系统软件上要能解决海量数据处理的技术瓶颈问题。在校园卡数据存储安全管理方面，要实时做到对消费数据进行硬盘自动的双备份，校园卡管理员每日要对数据库用移动硬盘进行备份，下月初对上月数据库进行光盘刻录，每年年终将光盘移交给档案部门长期保管(3)在个人使用校园卡的安全管理方面，在使用过程中要有校园卡初始密码的设置管理，并做到即方便师生消费又要保证安全。具休管理实行分段消费控制管理，在限额内的刷卡消费不用输入密码以方便师生刷卡使用，超过刷卡限额消费时要输入密码认证后才能刷卡消费。另外在软件自动控制方面要增加对每次和每日刷卡消费限额的控制，学员可以通过密码认证自助修改消费限制金额。在校园卡挂失管理方面，持卡人可以选择现场挂失和校园网网上挂失及手机挂失等挂失操作方式，做好多点式安全防范的准备，这样就可以有效预防校园卡丢失后卡余额会被全部盗刷的情况发生，做到刷卡方便与用卡安全的良好结合。

（三）完善校园卡资金财务管理的几个应对措施

1.统一校园卡资金的会计处理，便于校园卡财务管理。当前我国高校会计执行的是《高等学校财务制度》和《高等学校会计制度》，而高校的后勤又大多实行的企业会计制度，当前校园卡资金会计处理方式有事业会计和企业会计两种处理方式，但当前《高等学校会计制度》采用的是事业会计，从规范财务管理方面要求统一校园卡资金的会计处理，这更便于校园卡资金的财务管理。

2.加强校园卡终端机脱机使用的财务管理。在这方面要制定管理制度来规范终端机脱机操作，在日常工作中应尽量不允许脱机使用消费机和充值机，在特殊情况下必须脱机使用消费机和充值机时，要先指定专人负责脱机使用期间刷卡数据的上传接收和安全管理工作，并在脱机使用结束后准确及时的做好脱机刷卡数据的上传接收工作，确保数据及时安全的上传到校园卡系统数据库，并及时做好数据接收的记录工作以备日后查询。

3.加强刷卡消费机数据上传的财务管理。在这方面要做好两个工作：①在校园卡智能监测方面，要求校园卡系统能够对上传的刷卡数据能做到智能监控管理，智能监控要做到刷卡数据如果出现上传不正常时，智能监控系统要能及时自动报警并提示管理人员及时处理。②校园卡管理人员要每天观察刷卡数据上传是否正常，一旦出现上传刷卡数据不正常或数据丢失的情况，校园卡管理人员要能够及时发现问题并及时处理。

4.加强校园卡资金透支消费的财务管理。在这方面要做好两个工作：①校园卡系统的要有智能比对控制，要求在校园卡刷卡消费时系统能实时比对卡数据库与系统数据库余额是否一致，如果有不一致或个人卡账户余额出现负数时要能自动挂失卡并提示管理人员及时处理。②校园卡管理人员也要每天观察校园卡数据库的数据余额是否出现负数情况，发现有透支的情况马上手工挂失校园卡并查明原因及时处理。

（四）推动校园卡财务管理制度的制定

当前高校的主管部门还没有制定出台《校园卡管理制度》，这就客观上造成高校校园卡的管理目前还没有统一的管理制度作为依据，因为校园卡主要应用于学校，这就要求学校的主管理部门教育部会同相关部门在广泛调研的基础上能近快出台《校园卡管理制度》，从而也能推动了《校园卡财务管理制度》的制定和规范。在当前国家相关管理部门还没有出台《校园卡管理制度》之前，当前各高校急需自行制定“校园卡财务管理暂行办法”，因高校校园卡的资金管理在高校是由校财务处统一管理的，这就要求高校财务处能制定“校园卡财务管理暂行办法”，用来弥补财务管理制度上存在的空白，同时建立一个完善的内部控制和监督机制，并定期组织相关人员培训学习“校园卡财务管理暂行办法”和交流工作经验。