加强高校学籍档案管理的思考

马静

摘 要：学籍档案是学生在校学习情况的真实记录，随着社会的进步和发展，特别是改革开放以来，学籍档案已成为人们就业、出国、提干、再学习等的重要组成部分。为维护其真实性，高校档案部门必须加强管理，更好地服务于教学和科研、服务于社会。

关键词：高校；学籍；档案管理

高校的学生档案包括学籍档案、学生在校期间的奖惩材料、学生的学位论文材料、学生在校期间所要填写的一些表格等，其中最重要的是学籍档案。具体包括：学生学籍记录表，新生入学登记表及各年级学生花名册，学生在籍注册表，学生学习成绩表，学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表，对学生的奖惩文件及登记表，修订学籍管理条例的各种文件，实习总结、毕业生论文，学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书，毕业生登记表、毕业生验印表、档案转递单、毕业证书的印刷编号及毕业、结业、延期毕业情况等。加强高校学生档案管理，其关键就是加强学籍档案管理。

一、完善学籍档案的管理

1.增强档案意识和服务意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度。除此之外，还要加强自身素质的建设，增强服务意识，踏踏实实地做好本职工作。在服务态度上，树立良好的服务作风，要做到主动、热情、和蔼；在服务语言上，要做到有文明、有礼貌，为学生和社会服务。

2.加强队伍建设，提高档案管理水平。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加快了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德，不断学习和掌握最新的档案专业知识，全面提高自身素质。

3.学籍档案及时收集整理。在高校教育大众化的形势下，高校学生在从入校到离校过程中形成的学籍档案材料应立卷归档，此类材料立卷归档主要包括新生档案材料立卷归档、学生档案保管、学生档案整理接收、学生档案转递等主要内容。对于学生档案的完整性、真实性，要求我们档案管理员在收集档案工作中，做到认真负责，对不齐全完整的档案材料及时追要，严格执行归档的有关规定，应归档的必须及时归档。

二、开发档案信息资源，做好学籍档案的提供和利用

高校学籍档案虽然是以往教学及管理活动的历史记载，但它并非只有保存价值，它还以其特有的价值参与社会和教学等各种活动，并在其中发挥其参考、借鉴价值。对学籍档案的管理，不能只满足于整理、保存，要积极开展对档案的研究，从大量的档案信息中提炼出带有规律性的、结论性的数据和资料，为学校和教学服务。如通过对受学籍处分学生档案的研究，可总结学生思想教育中应注意的问题；通过计算机对学籍档案的管理，还能准确、快速地查出毕业证、学位证等证件的真假，有力地打击假证等。

目前，有人采取违法手段制造假证成风，买卖假文凭行为有禁不止。一些人为了找工作或提干，利用假文凭给用人单位和整个社会造成了巨大危害，严重影响了各行各业工作，我们学校在每年的学历认证工作中都能遇到这些问题。因此，我们必须要加强学籍管理，在学历认证工作中，认真把好关，履行岗位职责，为用人单位和社会提供真实的第一手材料，坚决杜绝造假学历、假文凭的非法行为。

学籍档案管理作为高校档案工作的一个组成部分，应当在实践中不断摸索，总结经验，让档案信息真正能及时有效地为社会提供服务，使档案开发工作逐步走上规范化、制度化、科学化的道路。

三、加强培训，提高业务能力

档案人员的素质十分重要，如何选好人、用好人、是一门深奥的学问。对我们档案馆来说，要选拔优秀的人才来管理档案，要通过双向和多项选择，按“德、能、勤、绩”平等竞争，实行优胜劣汰，优化组合，让有真才实学的人竞争上岗，充分施展其才能。

我们档案馆2007年实行了竞争上岗，现工作人员业务水平、工作能力都有了很大的提高，工作人员的责任心也大大增强了。但还有一些人员不是档案专业人员，因此要多给他们一些外出参加培训、考察、学习的机会，让他们不断开阔视野，及时更新知识，掌握好先进的技术，使他们在自己的工作岗位上不断发挥自己才能，不断挖掘潜力，为教学服务，为社会服务。

总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案是至关重要的。

参考文献：

[1]底红艳.对高校教学档案管理的几点认识[J].晋图学刊，2002（3）.

[2]王少君.高校教学档案的科学管理与利用[J].大连民族学院学报，2004（2）.

[3]姜海花.加强成人高校教学档案管理[J].兰台世界，2007（4）.