细节管理理念在居民健康档案管理中的应用

2014-07-18原二慧

中国现代药物应用 2014年6期

原二慧

细节管理理念在居民健康档案管理中的应用

原二慧

目的探讨居民健康档案管理的有效办法。方法在一年的档案管理过程中引入细节管理理念, 分析建档率、合格率、利用率等方面的变化。结果 2011年与2012年实施细节管理前后在以上率方面差异有统计学意义(P＜0.01)。结论在居民健康档案管理过程中纳入细节管理理念是居民健康档案管理的有效办法。

健康档案；细节管理

要实施连续、综合、高质量的社区卫生服务, 就必须充分了解患者基本情况, 多角度把握患者的主要健康问题, 只有通过建立完整的社区居民健康档案才能做到这一点［1］。然而在实际工作中居民健康档案的建档与管理工作存在着建档率、利用率不高的问题, 为此2012年本社区服务站在居民健康档案管理过程中融入细节管理理念, 不断改进存在问题,取得了良好的效果。

1 方法与措施

1.1资料来源 2011～2012年本站按照卫生行政部门要求对辖区内现有居民2137人建立健康档案, 健康体检工作由社区卫生院、卫生所承担, 2011年建档900份, 2012年迁入居民716人, 2012年建档1953份, 两年期间共建立健康档案2853份, 减去死亡、调出社区96份, 完整保存2757份。2011年为细节管理前, 2012年始在管理过程中纳入细节管理理念。

1.2评估存在问题

1.2.1建档过程中社区服务站委托辖区内卫生所、卫生院进行健康档案的建立, 这些医疗机构存在人员少, 工作量大, 人员业务素质不过硬等因素, 加之健康体检收益有限,所以从医疗机构来说建档积极性不高;居民自身对健康档案积极性也不高, 尤其个人信息部分存在戒备心理, 担心信息外泄引起不必要的麻烦。为数不少的居民采取消极对待或避重就轻, 隐瞒病史的做法使健康档案信息收集不全。

1.2.2体检过程中的问题所委托的卫生院、卫生所等医疗机构超声、心电、检验等人员有一部分是从护理专业转行而来, 多年来院内业务学习几乎陷于瘫痪状态, 承担如此庞大的工作任务, 显得力不从心, 质量难以保证, 操作也欠规范；另外一部分居民对健康体检项目自行选择, 认为无病的不查, 甚至自作主张, 选择些“重要项目”, 舍弃“次要项目”；而且居民由于对这些医疗机构信任度不足, 所以对健康体检项目不能够按要求完成, 造成体检过程中一些重要的健康信息未采集齐全。

1.2.3档案保存与利用的问题社区服务站多年来租用民房做为办公用房, 用房一直非常紧张, 档案交回来后, 尽管专门腾空1间办公用房用于存放档案, 仍显空间狭小, 造成整理存放工作量巨大。很长一段时间内, 大量的健康档案堆放在一起, 不能进行有效的整理, 更不能随用随取, 另外收集不认真, 整理和统计不细致, 内容不准确等问题也客观存在, 故档案使用率自然降低。

2 细节管理要点

细节管理是把一整套流程拆分为多个细节, 逐个量化, 在一定时间内完成若干个细节, 最终完成定下来的所有细节［2］。

2.1提高建档率, 严把档案合格关 2012年本站整体搬迁到新建办公场所, 站领导高度重视健康体检档案管理工作,专门划分出100多平米办公场所用于存放档案, 要求以搬迁为契机, 从细节管理上入手, 做好档案管理工作。

在辖区各小区醒目位置宣传建立健康档案的重要意义,鼓励全社区居民自觉自愿建档, 自觉充实个人健康档案归入社区统一管理, 凡来社区就医患者要求就诊时调用个人健康档案。

依托与本市三甲医院医联体合作关系, 聘请三甲医院心电、影像、超声、心血管内科等专业人员负责培训、签署健康终审意见等工作, 提高权威性, 增加辖区居民对社区服务站的信任度。

市卫生局建立专项工作管理机构, 对健康档案建立使用情况监督指导, 组织全社区承担体检任务的8家卫生所、卫生院进行专题培训, 阐明健康档案的重要意义, 并承诺健康档案资金到位时间和数目, 使医疗机构能够安心工作。社区建立《居民健康档案归档制度》、《借阅登记本》、《移交登记本》等管理制度, 确保全民建档、无遗失现象。

制定健康档案质量考核标准：规定除可选项目(即带*号项目)外, 三项未填者电话问询补填, 三项以上者退回医疗机构重新填写。档案封面必须要有责任医师签名及病人电话信息, 退档数量达分配档案总数10%者与档案资金挂钩。由专人负责初审健康档案, 严格按照既定标准逐份进行审阅,不合格档案不得收入, 社区服务站责成职能部门专人抽查档案合格情况, 实行追踪责任问责制管理。凡来社区就诊者先为其调取健康档案。

2.2动态管理合格档案由聘请的三甲医院专家进行终审, 15个工作日内给出健康指导意见, 存放前要进行分检, 按照后续健康管理方式分检为健康人群、高危人群、慢性病管理人群等以便日后进行健康指导。按照分类情况建立飞信平台,定期发送健康保健知识与健康指导信息, 定期健康体检通知等信息, 提高社区服务站对居民健康的组织管理能力。并将健康分检结果录入EXCEL表格, 利用筛选功能筛选应体检人员名单, 通过飞信平台通知居民。

社区医师分片责任到人, 落实健康档案资料收集工作,规定每年进行一次回访(电话、门诊、上门等)。包括赴上级医院治疗后及时收集检查记录、慢病随访、出诊、家庭病床等服务过程中随时发现的健康问题。

2.3档案保存严格按照档案保存条件要求进行防盗、防火、防晒等管理要求存放档案。规定了档案管理存放过程中必须应用“五常法”管理。档案管理的过程中应用“五常法”的具体措施有。

常组织：将健康档案按照重点人群、重点疾病等分类存放于固定的文件柜内加锁保存。

常整顿：新迁入居民及时补充建档；规定个人健康档案内容并定时更新个人档案中健康体检、家庭病床、上门随访等要求内容的变化。

常清洁：档案袋保持整洁, 及时换掉破损袋, 标识不清者及时重新张贴标识。

常规范：建立档案索引, 目录入电脑管理。标识所有健康档案, 按国家统一居民健康档案编制唯一编码, 并与索引编号相符, 保证随时可以调用, 为信息平台下实现资源共享奠定基础。放置时按健康终审意见分类立卷归档, 如某居民2013年初检健康人群, 归入健康人群组进行存放, 并按先后顺序排列。

常自律：专管人员养成随时随手归档的习惯；按照入档范围收集上门访视、日常医疗活动记录；各类入档资料放入档案袋中时按一定顺序排列；迁走、死亡等人员, 档案抽出另卷保存, 以便查询或转给新单位。