档案管理工作初探

（嘉兴市文化馆 314000）

企业档案是企业的一种信息资源，也是与企业同步发展的无形资产。这种信息资源真实地记录了企业生产、企业科学技术、企业科学研究和企业经营等的一系列活动，在企业管理中发挥着巨大的作用。科学化规范化完善化的档案管理，是企业管理工作中的一项基础性工作。企业在生产、经营、发展、成熟的同时，必须建立一套适应本企业下列诸多特点的档案体系：（1）企业业务特点；（2）企业规范化水平管理；（3）企业科学管理水平等。以此为企业的各项研究工作以及各项综合业务创造基本条件，为增强企业规避和防控各种风险的能力起到巨大的作用。

一、档案工作的重要性

（一）档案是机关工作查考的依据

档案记录历史情况，是历史的真实记录，是后人了解历史的第一手参考资料，是为机关工作、企业建设等提供的备查依据。（1）档案是人类在社会实践活动中直接形成的，是对人类社会实践活动的客观真实的纪录，是最真实最可靠的历史凭证。（2）档案印记着历史的真实痕迹。比如，A，有些档案是当事人的亲笔手稿；B有些档案是某些机关领导人的亲笔签署；C有些档案是某些重要领导的重要批示；D有些档案中盖有历史上某些重要人物或者制发机关的印信；E有些档案是以录像带、录音带、照片等的形式存在的；F有些档案是文件材料之类的，比如契约、合同等；G有些档案是备忘录等。无论何种形式的档案，都具有巨大的凭证价值。

（二）档案是宣传教育的生动素材

改革开放以来，我国档案事业的发展和变化巨大，各级档案部门逐步改革创新，逐渐把档案工作的重点转移到为建设社会主义精神文明和物质文明提供服务上来，尤其在我国出台了《中华人民共和国档案法》后，我国档案工作体现出了越来越浓的法制色彩，我国相关部门加强了依法管理档案和宏观管理档案的力度；各机关、各单位档案室，各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。

（三）档案工作是企业基础工作的重要组成部分

档案工作是各项事业发展的一个重要基础。档案是企业各项工作和员工各种活动的直接记录，通过档案可以对企业领导和员工、对企业的各个工作流程进行有效的监督和追溯。档案工作也是企业的窗口，是检验企业整体管理水平的抓手，是企业厂务公开和民主管理的重要基础，是企业加强内部管理和控制，以及企业与企业领导人接受国家和社会审计、监督和检查的重要基础。企业的档案工作现在已不是仅限于加强对档案自身的管理，而是立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平

（四）档案具有特殊功能

档案的特殊功能主要是指档案具有的人类社会其他的文献资料不能替代的凭证价值和参考价值。档案除了具备上述普通功能之外，还具备下列特殊功能。

凭证价值：档案与其他文献的区别在于档案因为是记录历史的真赁实据，所以，档案具有一定的法律效用。那么，档案为何具有凭证作用呢？（1）档案是人类在社会实践过程中自然形成的，不是后人随意杜撰的。档案形成的自然性，决定了档案记载的历史情况的真实性和客观性，赋予了档案令人信服的历史证据职能。（2）从档案自身的物质形态层面而言，档案保留了当事人诸如印信、亲笔手稿等历史真迹，有些档案甚至还保留了当事人的形象、声音等，这些都赋予了档案是确凿的真凭实据的特性。

参考价值：档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。这是因为档案不仅真实地记录和反映了人偿社会实践活动的浓度，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。“察往知来，视兹故帙”，对档案的参考作用作了高度的概括。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。首先，档案参考作用具有较大的可靠性。档案是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。其次，档案参考作用具有一定的广泛性。档案是人在活动中形成的，人类的活动是广泛的，因而，档案也是很广泛的。其内容也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料。

二、档案管理人员的素质要求

认识了企业档案管理工作重要性，就要求档案管理从业人员提高政治素质、业务素质和与时俱进的时代意识，从而增强服务意识。档案管理人员的素质是决定档案工作服务质量好坏的关键。

档案工作者的政治素质包含下列三个方面：（1）档案工作者的政治态度；（2）档案工作者的政治理论水平；（3）档案工作者的职业道德等。这就要求档案工作人员必须做到下列几个方面：（1）热爱档案工作，坚决贯彻执行党中央制定的《档案法》；（2）对党和国家的机密守口如瓶；（3）树立正确的价值观、人生观、世界观等，严格遵守档案工作纪律，尤其在涉及档案工作的政策、方针等重大原则问题上，必须与党中央保持高度的一致性。

业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。档案人员应具有较高的、相应的专业知识，即不仅学习掌握档案学理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，比如文史知识、统计学、及现代化设备的操作技术等，特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以“博才”或“通才”取胜。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念，还要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，利用先进技术解决新问题，丰富和发展档案工作的理论与实践。

三、结语

档案工作是揭示档案工作有关情况及发展规律的一项重要工作。中央、国务院在对国家档案局关于召开全国档案工作会议的报告的批示中指出：“做好档案工作。不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。”档案因为具有记录历史客观真实情况的特点，而赋予了档案价值的永恒性和档案价值的无限性。我们要本着负责于历史和负责于未来的从业态度来从事档案工作，从整体上努力提高档案工作的水平。相关部门要加大领导档案工作的力度，依法建设档案，依法管理档案资源，并在管理档案的过程中，积极推进信息化档案管理模式，鼓励档案部门创新式建设档案、管理档案，为档案事业的继续发展奠定良好的基础。

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