浅论电子信息时代档案员的职业要求

陈嘉莉

摘要：通过对不同时期档案管理变化和档案员工作要求的简述，浅论了在信息化时代对档案员职业所必备的专业要求。

关键词：信息时代 档案员 职业要求

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。而档案的价值是指对国家机构、社会组织或个人的有用性。国家信息化战略把档案信息化列为一项重要内容，就是充分利用信息化技术将档案的价值可以得到充分发挥。伴随着档案工作上信息技术的全面使用，将会给传统的档案工作带来机遇和挑战，也意味着对档案员这一职业提出了新的要求。

档案职业是指应用科学的原则和方法，进行档案管理和研究的职业。档案是人类社会、生产活动的原始记录。人类社会文明发展到一定阶段时产生了文字，人们开始使用文字来记录社会活动，国家也将文字记录当作国家管理和交际的工具，这些文字记录保存下来成为档案。随着人类文明的发展和社会活动的活跃，越来越多的文字记录产生，国家为了方便管理和考查利用档案，需要专人来处理档案。史料中提及的夏太史令即为管理档案的官员。

虽然各个朝代都有专职人员负责档案工作，但是实际上确是文书、档案和宗教管理的混合职业群体。封建社会时期的档案工作，带有统治者维护政权的专制意志，限制了档案利用和发展的空间，这段时期的档案工作以编史修志为主。

辛亥革命结束中国两千多年来的封建帝制，也给档案工作带了新的转折。鸦片战争后，清政府失去对档案工作的控制，而历经南京临时政府、北洋政府和国民政府的档案工作，建立起一套具有资产阶级性质的档案工作模式。国民政府成立后，在各部机关的总务司下建立了一批专门的档案机构，虽然名称各不相同，但是档案工作管理以及日趋加强。在1933年，行政院主持的文书档案改革运动中推行的文书档案连锁法，这场改革运动将近代档案工作推上了一个新台阶。但是在档案管理上并没有统一行政领导机构，而分布于各个机关的档案机构因为管理的理念和方法差异，仍然各自为政，这严重的阻碍了档案的利用和保管，对档案管理的后续发展有很大的局限性。

新中国成立后，我国的档案工作有了巨大的改变。1954年国家档案局建立，开始转变为行政统一领导，1956年发布《关于加强国家档案工作的决定》首次提出要明确加强档案事业管理体制，要求逐步建立中央到地方的各级机关单位和企事业单位档案管理机构，加强档案工作人员的配备。分别建立了中央档案馆、历史档案馆、专业档案馆，地方档案馆。国家档案局和劳动人事部在1983年联合发布了《关于<印发档案专业干部职称实施办法>的通知》在全国开展职称评聘工作，这说明档案管理活动已经成为一项管理职业。1987年又颁布了《中华人民共和国档案法》，使档案工作者有法可依，给档案事业的发展提供了法律保障。随后成立国家档案局干部教育中心，保障档案工作者的在职培训，在高校中设立档案学专业，不仅提升了档案管理人员的素质也给档案理论研究提供教育环境，在综合科教司设立宣传处，负责国家档案局的宣传活动，有成立中国档案报社，创立刊物普及和传播档案知识。综上说明了档案管理工作不仅得到领导的重视和社会的关注，还为从业者提供稳定可靠的保障，也说明我国档案管理活动也已经转化成为一项管理职业。

随着信息技术的发展，大量电子文件的产生，档案的新型载体要求在档案工作中需要大量使用计算机来辅助档案管理。而我国档案馆的计算机数量从1996年的3921台增长到了2006年的34232台，而1999年开始，一些档案馆已经设置了局域服务器。根据数据显示，从事档案职业人员的学历当中，本科学历占79.276%比例，而初中及以下学历仅占1.529%，而档案管理者的专业结构中，大专以上专业程度为18.821%，中专及职业高中专业程度为4.625%，其中在职培训专业程度为40.848%。档案人员有较高的学历，但在专业程度上所占的比例却十分低，学历和专业程度分析来看，计算机虽然广泛使用，可档案职业人员并没有具有相应的技术水平，如果档案职业人员没有相关的技术技能，信息技术就不能更好的应用在档案管理工作上，老旧的档案管理工作将会无法满足信息时代社会对档案资源的利用需求，所以档案职业人员需要提高专业知识素质，还要加强对相应的信息技术和技术设备的学习和培训。

此外，档案职业的法制环境给档案工作提供了法律保障，可以使档案职业更加规范和专业，赋予档案工作者法制权利去对档案进行管理。1987年颁布了《中华人民共和国档案法》，随着社会实践的发展变化，在1996年对《档案法》进行了修改，与1999年正式颁布修正版。而在《档案法》的基础上，发布了一些行政法规用以对《档案法》相关规定的细化和说明，例如《中华人民共和国档案实施方法》、《机关档案工作条例》及《档案馆工作通则》等，这些法律条规和行政法规不仅可以保障档案职业活动的正常发展和进行，也保护了档案职业活动公民的知识产权、知情权和隐私权，让档案资源可以更好的服务于社会大众。

在从事档案管理人员的专业程度调查上看，档案管理人员的专业素质并没有太多的提高，信息技术被广泛利用的今天，档案管理人员的管理手段和意识上都没有及时更新和提升，导致管理效率低下和档案资源无法被更好的利用，而这些状况都让档案职业滑向社会的边缘，档案职业的社会影响力将会微乎其微。

计算机互联网和信息技术的广泛使用，催生了大量的电子文件。只有快速信息管理方法和信息技术手段对数字档案进行处理和利用，才能使档案资源发挥其應有的作用。《电子文件归档和电子管理概论》中指出档案管理人员必备知识有三点：一要掌握档案馆能力的基本知识，了解档案的国内外最新理论动态；二要掌握计算机应用和自然科学基础知识，包括微电子技术、电子计算机技术、现代通信与电子计算机网络和办公自动化等；三要具有较好的外语能力，以满足进行对外交流和合作，引入国外先进的管理技术和设备的需要。这说明在信息时代，档案管理人员必须要加强对相关信息技术的学习，提升自身的专业技能和业务能力，才能更好的管理档案；同时必须在高校的档案教育中，在专业课程上教授相关的信息理论和信息技术，使档案管理的内容扩展至档案信息管理，培养可以胜任开发和利用档案信息资源的新型档案管理人才。

随着信息时代的网络的发展和应用，档案管理人员管理的对象不在限于档案实体和档案库房，还有虚拟的电子档案。档案管理人员必须意识到，档案职业的定位已经不局限于档案保管者，还要成为数据信息管理者。

因此在信息时代，必须要转变档案管理人员的理念、提升相关的信息技术能力和专业技能，加强学校教育和在职培训，加大档案资源的开发和利用程度，让更多的人可以便捷更快的分享档案资源，这样才能更好的提高档案职业的社会竞争能力和加强档案资源在社会大众中的影响力，档案职业在未来的发展中才能充满生机和活力。

参考文献：

[1]冯惠玲，张辑哲主编.档案学概论（第二版）[M].北京：中国人民大学出版社，2006.1-53，3-227.

[2]胡鸿杰，吴红主编.档案职业状况与发展趋势研究[M].北京：中国言实出版社，2009.1-338.

[3]杨小红.中国档案史[M].辽宁.辽宁大学出版社，2002.1-445.