医院档案工作存在的几点误区及应对之策

颜彦芳

摘要：医院档案管理工作是医院工作的一个重要组成部分，传统的医院档案门类单一，管理分散，档案人员工作意识陈旧，档案利用率不高，因此，医院要切实加强对档案工作的管理，积极采取应对之策，努力提高档案管理人员业务素质，重视各门类档案的收集整理以及档案的开发利用，转变工作作风，强化职责，提高服务水平，以更好地为医院管理和发展提供服务。

关键词：医院档案误区对策

医院档案记载了医院发展的基础性工作，是医院管理工作的重要部分。传统的医院档案管理较分散，各种门类的档案分别保存在各个职能科室，而综合档案室往往由医院办公室的文书档案室担当职责。这就直接导致了医院档案工作易走以下几个误区。

误区一：重文书档案，轻其他门类档案的收集整理。

医院机关档案室保存的主要是文书档案、档案门类单一，并且对新时期不断出现的专门档案，既缺乏专业知识，也缺乏对专门档案的特点和要求的了解，因此档案人员极易忽略对其他门类档案的收集和整理。

对策：1.明确工作原则。档案工作者不能局限于一时一地，一种体裁。而应尽可能收集所有能真实反映医院在各个历史时期的工作成果和精神风貌，可以生动体现医院历史变迁和沿革的文字资料、图片资料、声像资料、实物资料等各种门类的档案信息，真正体现“以我为主、为我所用”的立卷归档原则，为医院中心工作提供全面服务。2.明确档案来源的多元化。不仅仅收集上级部门的工作实施意见、通知办法等政策性文件，更应关注医院发展过程中形成的各种红头文件，包括医院机构设置（包括所有机关职能科室、门诊、住院病房设置情况）、职称评聘、设施设备、科研成果、技术交流等重要方面的资料凭证，特別是机构成立之初的批准性文件，避免“孩子大了还无准生证”的尴尬现象。3.明确档案门类的多样化。不仅仅是纸质文件，一些声像资料、照片资料也是收集重点。尤其是反映重大活动时期的声像资料、照片资料等等，还有重大基础建设方面的活动资料，如单位新建项目的奠基仪式、建筑物拆迁的新旧图片对比等等，可以生动、形象、直观地反映医院发展面貌，在医院档案中具有较高的保存价值。

误区二：重档案保管，轻档案的利用和开发。

医院档案中即便是病历档案、人事档案等“热门”档案，也只有在处理医保报销、医疗纠纷、人事变动等特殊时刻才被利用，大部分机关档案都在具体案例处理完毕后被束之高阁、无人问津，大量的档案信息就此湮没在故纸堆中。

对策：1.立足医院，有的放矢，开发医院档案信息资源。例如利用文书档案可以为医院各级领导制定方针政策、科学规划医院管理以及编史修志提供大量的原始依据，还可以为各种创建活动、检查工作提供保障；利用人事档案可以解决职称评定、岗位调动、工作年限、工资改革等事关职工切身利益的问题；利用基建档案能为医院的各项装修、改造工程提供蓝图，为顺利施工提供方便；病历档案则为广大病友申请医保、理清法律责任、再就诊等提供可靠依据。2.拓展思路，明确重点，做好业务档案的编研工作。档案工作者在日常管理中要认真做好查、借阅登记工作，研究档案的利用特点和规律，将编纂的档案材料、专题目录等发放到相关科室和部门，以此来确定编研课题，从而确保编研材料能最大限度地贴近医院现实工作。例如编写《医院规章制度汇编》及时下发，明确各科室业务准则；编研《大事记》、《组织沿革》、《院志》等具有参考作用的材料，帮助干部职工认识和了解医院发展建设的源流、历史、现状和趋势，激励他们在医院各项工作中再创辉煌；编制反映医院整体规模、业务建设、学科发展等方面的宣传材料，为广大人民群众择医、就医提供方便。而一些特殊病例档案则更具有保存价值，不仅是医疗质量最集中的体现，也成为诊断疑难病症、抢救危重病症的重要参考资料，临床医生更可以从中总结经验教训，为开展医学研究积累宝贵资料。

误区三：档案工作就是等、靠、要。

档案工作在很多人眼里似乎可有可无，只有万分需要时才会被人想起。因此一些档案人员工作积极性不高，埋首于案头，而不是走出方寸之地、主动参与档案信息的形成过程，工作意识陈旧。

对策：1.转变观念，主动介入。要变封闭型管理为开放型管理，既要为上门查阅档案的人热心服务；更要走出去主动为医院各种活动提供服务。例如重大活动开始之际，档案部门应主动与业务部门联系，及时收集活动各阶段的重要信息资料，避免遗漏。特别是对记录医院主要职能活动和重要工作成果的照片档案，应参照《照片档案管理办法》，认真标注“六要素”并及时归档。2.加强学习，创新工作。医院档案工作是一项专业性很强的工作，档案员应是具备较强的文化素质、档案专业知识和多方面知识的复合型人才，不仅要熟悉档案工作相关法律法规和业务规范，以及档案学科基础理论知识，还要熟练掌握档案工作程序和管理技巧，并能利用档案系统专业软件简化服务流程，提高工作效率。

误区四：档案工作只是档案室的事。

作为业务性质很强的医院，档案工作虽然重要却往往不受重视。而职能科室通常缺乏建档意识，不善于保存跟本科室业务密切相关的文件、数据、原始凭证等等，关键时刻不仅让自身工作被动，还无形中增加了档案人员的工作压力。

对策：1.强化职责，建立档案二级管理网络。任何一份档案的形成都不是一蹴而就的，相对于偏居一隅的档案室，职能科室才是档案收集的战场。因此，各科室应设置兼职档案员，明确职责，把科室最新动态、最新数据、报表及时收集整理移交综合档案馆专职人员。例如文书档案由医院办公室形成，由机关档案室负责保存；人事、财务、照片等专门档案由所在职能科室负责收集、整理、移交综合档案室；基建档案、科研档案依据有关要求制作、移交。2.加强学习，提高档案人员业务素质。鉴于一些医院档案室条件简陋、设施设备不全，档案人员一方面要努力争取领导重视，积极改善环境；一方面要在现有的条件下，做到“心中有数”。例如数量巨大、占地较多、利用率较高的病历档案、财务档案等可以在上级档案部门的指导下暂时由职能科室保管，并在规定时内向医院综合档案室移交清册、目录，方便档案人员定期检查、监督保管。

总之， 医院的档案工作在医院整体管理工作中占有非常重要的地位。 随着医院的不断发展将对档案人员提出新的更高的要求。因此，我们一定要走出误区，积极面对，让档案工作为医院各项工作服务，用实际行动赢得领导的重视和肯定。

参考文献：

[1]王宁娟.初探医院档案利用情况[J].档案天地，2005.12.

[2]殷万芹.医院档案管理存在的问题及发展对策[J].社区医学杂志，2009.（7）.

[3]陈福贵 张悦 .对我院档案管理的现状分析与设想[J].中华医院管理杂志，2006.（6）.