关于实现全面预算管理信息化的探讨

胡宝国

摘 要：文章从全面预算管理的主要流程出发，分析传统全面预算管理使用手工或者电子表格等方式的弊端，引出应在企业全面面预算管理中实现信息化，并围绕如何进行系统项目的开发实施工作进行了阐述，为企业的全面预算信息化提供一定经验。

关键词：全面预算管理；业务流程；信息化；开发步骤

引言

随着全球网络信息化的日益普及，信息技术在现代企业管理的逐步的运用和深入，企业管理借助网络和信息化，扩大了企业管理的广度和深度，提高了企业管理的精细化和全面化。全面预算管理是企业进行现代化管理的必要手段。全面预算管理主要根据企业战略规划，制定企业发展的年度计划，在计划年度内合理安排企业内各职能部门和相关单位的各种财务及非财务资源，通过资源的合理配置、控制、分析及考核，有效的管理企业的生产经营，达到既定目标。全面预算管理是企业全方位，全过程及全员工参与的预算管理，包含了业务、资金、信息、人力资源等方面，将企业各项经济活动纳入科学的管理轨道，实现企业业务流、资金流、信息流的同步控制，实现对企业资源的优化配置。

一、 全面预算管理的主要流程

全面预算管理从大的业务流程来说主要分为制定年度计划、编制年度预算、进行预算控制、分析预算执行、考核预算结果等方面。年度计划的制定，主要根据企业战略部门由企业管理层下达年度经营目标；预算编制主要通过对年度经营目标的分解，形成年度生产目标、销售目标等，并落实到企业的各个部门、各个环节，通过以销定产编制年度预算；预算的执行控制主要将传统的事后控制改变为事前及事中控制；预算分析主要通过对预算执行过程中的偏差及预算外发生的经济活动进行原因跟踪，并及时调整预算目标；预算考核主要根据预算分析将偏差原因落实到责任人进行奖励和考核，以便企业年度计划的顺利实现。

二、 传统的全面预算管理的弊端

1、 传统全面预算管理的含义

传统全面预算管理是指企业没有实施全面预算管理信息化之前，通过纸质或者电子表格软件等辅助工具进行预算指标的下达、分解、数据填报、汇总各部门和单位的预算数据，完成预算编制；并通过预算执行台账的登记或者人为的判断进行预算执行的控制、分析、考核等预算管理活动。传统的全面预算管理在一定期限内为确实为企业管理提供了有效的控制手段，但随着企业规模的不断扩大、经营业务的不断衍生、管理要求的不断深入，其通过纸质或者电子表格等工具进行辅助工作的方法，一定程度妨碍了全面预算管理效用的发挥。

2、 传统全面预算管理的弊端

传统的全面预算管理在发展到一定阶段，其低效、粗放、分析薄弱的弊端也将逐渐显现，主要表现为以下几方面：

1）、预算编制方面。企业根据年度发展计划，需将指标逐层横向分解至各经营单位和职能部门，这需要各部门的沟通和协调。如果缺乏一致的、共享的数据平台，各部门在编制预算时协作起来比较困难。此外，预算的编制往往需要纵向对历史数据进行分析和总结，保证预算数据的连贯性和准确性，这也需要由统一数据平台的支撑，否则会导致公司内部资源的大量浪费。

2）、预算汇总方面。全面预算是企业全过程、全方位、全员参与的管理行为，全面预算编制涉及企业经营活动的方方面面，不仅包括财务指标，而且包括非财务指标，各项指标需要层层汇总合并，并且预算指标之间复杂的勾稽关系，会导致预算编制的周期变长，浪费大量的人力、物力和时间。就算不考虑手工方式的费时、费力，电子表格等工具也存在数据汇总难、容易出现错误、协调能力不够，无法满足企业全面预算管理的要求。

3）、预算执行方面。传统全面预算管理在预算执行中，主要依靠人员，容易出现执行不严、控制不到位的情况，往往实际的操作就无法按照既定的流程进行。由于参与太多的人为因素，从而严重影响了预算执行的刚性，也造成了预算执行中管理权限的混乱，削弱了预算执行的有效性。当业务活动发生时，由于缺少统一的数据平台及实时的数据统计，无法获得实时数据，更无法对预算目标进行实时控制。

4）、预算分析方面。传统全面预算管理在预算分析时，由于未能实时获得执行数据，更不能及时根据预算执行的偏差采取相关措施，造成了预算与实际的偏差。

从上述几个不足可以看出，传统全面预算管理的操作方式已经严重影响了全面预算管理效用的进一步发挥，一定程度造成了人力、物力资源的浪费。全面预算管理发展到一定阶段，必定会朝着信息化、系统化的方向发展。全面预算管理信息化能够促进企业从粗放型管理向集约型管理转变，更大的发挥其资源合理配置、缩短预算编制周期、加强各部门的协作、实现预算数据统一共享等方面的作用，及时对预算执行进行控制和分析，根据外部环境变化及时调整，增强数据的及时性和联动性。

但是，全面预算管理信息化也不是一开始就能执行的，如果企业在未实行信息化之前预算管理流程尚未理顺，各部门权责分工没明确的条件下，盲目信息化也容易管理权限的混乱和预算执行的失效。实行全面预算信息化其实也是一个系统开发的过程，也需要遵循系统开发的各个步骤。

三、 全面预算管理信息化的开发步骤

现代企业全面预算管理有全面性和复雜性等特点，并且由于各个企业的组织结构、管理模式、企业文化的不同，全面预算管理模式也不尽相同，全面预算管理信息化往往需要从企业实际情况出发，形成适合自身的全面预算管理信息系统。建立全面预算管理系统主要从以下几个步骤：

1）、梳理业务流程。企业在实施全面预算信息化之前，必须梳理内部各单位的业务流程，可以从组织构架、管理流程、预算编制的基本模板等方面进行，统一标准和模板，建立起一套组织构架清晰、管理流程顺畅、各审批权责明确、管理目标清晰的全面预算管理体系。

2）、建立项目开发小组。全面预算管理系统发开需要建立项目开发小组，因为选择合适的项目开发小组对系统建设的成败非常重要。一个好的项目开发小组至少应该包括系统开发方和实施方共同参与，且成员中必须有项目管理经验丰富的项目负责人。

3）、制定项目规划。实施方、开发方需要共同制定出项目的实施计划，该实施计划需要明确系统开发的范围，包括各功能模块的组成、各模块内在的逻辑关系以及与外部其他信息系统的衔接和标准，制定项目开发时间表，并明确每个阶段的主要任务，实施细则和预计完成时间。

4）、进行详细需求分析。需求分析是全面预算管理系统开发的必经阶段，也是关键阶段。需求分析的越明确，越详细，系统开发就越少走弯路，越顺利。需求分析要求对每个步骤、每个流程、每个单据都考虑在内，同时，还需要考虑非常规事项的应急处理。这就需要对全面预算管理业务非常熟悉，又对信息化技术有一定基础的人参与进行。

5）、沟通交流。最容易使项目失败的原因是系统的开发商和实施商缺乏有效的交流，还没弄清楚需求就盲目开发设计，往往不容易造成系统的大幅度修改和反复，浪费人力、物力甚至产生纠纷。系统项目开发是一个不断交流不断进步的过程，无论是项目开发前，过程中还是之后，都应该加强各个层面的交流，及时进行沟通，将有关问题全策全力，协同解决。

6）、测试与培训。为了保证系统能够成功落地实施，在正式投入运行前，必须进行全面的测试。系统测试需要项目组核心小组成员进行，以便对系统做出有效的应对和评价。同时，系统在正式上线之前，需要经过一个时间段的试运行，以发现系统的开发死角。（作者单位：上海燃气（集团）有限公司）