在档案实习中成长

徐梦松

2013年9月2日至11月1日，我在中关村发展集团的档案室进行了为期9周的毕业实习。9周的时间很短，但在我的专业成长过程中却显得弥足珍贵。

刚得知实习分组的时候，我心里非常紧张不安，因为只有我一个人在集团。我上网搜索了“中关村发展集团”，对实习环境有了大概了解，却也无疑加重了我紧张的心情。一个还没毕业的学生，成绩和各方面能力都不是班里最拔尖的，第一次单独去一个完全陌生的地方实习，而且对方还是个总资产600多亿的国企。当时我心里的想法是：“我何德何能？两个月之中只要不给自己丢人、不给学校丢脸就算成功。”

在临出发的前两天，我给带队的孙爱萍老师打了个电话，表达了我激动紧张的心情。孙老师跟我说：“这是非常难得的锻炼机会，不用紧张，那边的老师一定会耐心地教你，其实一个人才能学到更多的东西。”还一再叮嘱我一定要带个本子，把每天的工作、遇到的问题和自己的思考感想记下来。打完这个电话，我心里踏实了一些，不断地告诉自己：“机遇与挑战并存，一定要把握好这个机会，好好锻炼自己。”

指导我实习的李贺英老师是北京市“十佳”档案员，自1989年开始从事档案工作。李老师兢兢业业，任劳任怨，有强烈的事业心和责任感，她不仅陪伴我走过了9周充实的实习生活，也在我的专业人生中留下了不可磨灭的影响。

文书档案和项目档案是整理的重头戏，在实习期间，我在李老师的指导下整理了大量文书档案和项目档案，编页共370多卷（约26000多页）、录入共670多卷（约2300份）、扫描共5卷（约70份）、装订共370多卷（约34200页）、装盒共150多盒（约610卷），这些工作量现在看来还挺有成就感的，但在当时每天下班后都感觉很累。尤其是诸如装订装盒都是体力活儿，录入时精神需要高度集中，会经常问自己何必那么辛苦？但第二天在办公室看到李老师在很努力地工作，就会想到她已经五十多岁了，活儿等着老师去做会更辛苦，我就会努力坚持下来。档案信息化方面，就是在集团使用的“东方飞扬档案管理系统”上录入以及扫描一些重要档案。录入时需要输入文号、责任者、文件标题、机构、保管期限、页号和成文日期，经过老师检查后进行挂接，这样在查档时就可以直接将扫描好的图片打印出来，不用再到库房里去找原件，省时省力，十分方便。

集团档案室（也是平时办公的地方）与档案库房是相通的，有一门之隔。我特意观察了一下集团的档案库房，库房与办公区之间的门是防火防盗门，且屋内和走廊里都有灭火器，可以很好地保护档案；库房内没有窗户，靠空调来调节温湿度，而且屋内设有温湿度计，这样可以有效地防潮、防尘、防强光及防高温；李老师还建立了各类档案移交目录、归档文件目录等账册，档案接收、外借时都必须履行登记手续，借出的档案须在承诺时间内归还，并按照档号顺序排列入库；存放光盘、照片等声像档案都使用了特别的密封盒和专门的案卷，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。总体来说，档案保管工作非常严谨规范。

平时档案室只有我和李老师两个人，当李老师外出时，有人打电话，我会在纸上记下对方电话、所在部门及姓名，以便老师回来及时与对方取得联系。平时部门每周的例会我都会参加，虽然不用发言，但是我会把自己当成部门的一员记录下会议的主要内容。慢慢地对自己所在部门加深了解，知道了部门的主要工作内容以及每个人具体负责的部分。我会着重记录负责文秘工作姐姐的发言，大致了解集团秘书需要做的工作，也算为自己未来的工作积累一些经验。

对于这次实习所接触到的工作，也不是完全陌生的，所有的内容在学校里都听老师讲过，但是听和做之间还是有很大差距的。比如第一周刚开始编页的时候，我总忘记老师说的“不管正反面，只要有字就算一页”，经常忘了编背面，编错了好几份档案。还好李老师及时发现了这个问题，把编错的页码都擦掉重新编，数量不多也没有耽误太多时间。之后格外注意这个问题，就没有在这个简单的问题上犯过错了。录入前我一般没有习惯去检查上一条目录里是否有内容，但是有一次因为没有检查，导致之后录入的档案序号全都乱了，要手动一个一个地改，非常麻烦。也是经过老师提醒，我在每次录入前都会检查上一条目录有没有内容，避免这个错误。装订是我第一次动手操作，一开始装订出的档案要不露白边，要不就是打的三个孔根本不在一条线上，虽然不影响以后的查档，但非常不美观。而老师装订出的档案就非常整齐，每卷都是“三孔一线”。后来每次装订时我会仔细地把每个边都戳齐，用夹子固定好，再用尺子比着画出三个点，装订出的档案也非常整齐了。

通过这次实习，我感觉自己不论在动手操作，还是在专业方面的信心等各个方面都得到很大的提升。不仅加深了对档案专业知识的领悟，同时也体验到了在企业单位工作的感觉，也学到很多为人处世上的方法，这些不亲自去体验是感受不到的。